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1、第二讲 企业文书写作一 企业文书工作任务与内容（一）企业文书工作任务 1 文书：是用于表达思想，交流信息和处理食物的一种书面材料，它是一种信息传递的工具。 2 文书工作：以公务文书为对象，按照公文的形式，处理和管理一系列，相互衔接的程序所开展的各项工作。 3 文书工作基本任务 科学高效 准确地处理与管理文书事务，为机关领导和各部门工作服务。（二）企业文书工作的内容1 文书形成2 文书处理3文书管理二 文书工作的原则和要求（一）文书工作原则1 准确 2高效 3 安全 4精简文书工作要求 1文书工作科学化 2 文书工作规范化 3 文书工作制度化 4 文书工作自动化三 文书撰拟（一）文书撰拟的意义1
2、 文书撰拟是信息运转和处理的起点2 文书质量的 高低 关系到党和国家政策的贯彻落实3文书质量的好坏，反映了秘书工作能力和水平4文书撰拟好坏，是提高工作效率的关键。（二）文书撰拟的基本要求1 主题正确，鲜明2 材料真实典型3 体式规范，简明4语言准确简练（三）文书撰拟程序1 交拟 2构思 3 撰稿 4 审核 5 签发（四）商务文书的撰拟商务文书是商务活动中经常使用的格式相对固定的各种应用问题的总称广义的商务文书除商务专用文书外，还包括在商务活动中使用的其他一些文体，如：报告，请示 计划 总结 简报等管理文书1 按性质和作用分 1公文类 2管理类 3业务类 4 商情调研类 5 商务宣传类 6 商务
3、信息类2特点 1 实用性 2 真实性 3 程式性 4时效性 5 合法性 3写作 1主题 2材料3 结构 4 语言4写作原则 1 定态 2正确 3清楚 4简洁 5具体 6礼貌 7体谅（五）商务文书样章标题：1发文机关：商务部2是由：下达出口配额3文种：通知例1 商务部关于下达2007年蚕丝类商品出口配额通知主送机关XX2006X号各有关省、自治区、直辖市及计划单列市商务主管部门，中国丝绸工业总公司。 中国丝绸进出口总公司：根据2007年度出口配额总量及各省、自治区、直辖市、计划单列市和中央管理企业，提出的申请，现下达2007年度部分蚕丝类商品出口额。现就有关情况通知如下：正文：这一份要求下级机关
4、执行事项的通知。先陈述缘由，后用“现就有关情况通知如下”过渡语到下文具体通知事项。三个通知分条陈述，语言均朴实，简洁，扼要。最后用“特此通知”作结束语。一 2007年实行出口配额许可证管理的蚕丝类商品为海关编码前四位为50015003的商品。二 2007年度蚕丝类商品出口配额根据各省、自治区、直辖市、计划单位列市和中央管理企业的申请额度和2006年相关产品配额度情况，进行分配。三 请各地主管部门尽快将配额分配给有关出口企业，并将配额二次分配方案于2007年1月31日前报我部（外贸司）审核备案，同时抄送中国国际电子商务中心。特此通知附件：2007年度蚕丝类商品出口配额安排表商务部（公章）二00七
5、年十二月七日例2 企业通知宝山钢铁接团总公司关于召开质量工作会议的通知集团公司所属各分公司、各分厂：为进一步加强质量管理工作，总公司决定于2007年5月26日召开公司年度质量工作会议，现将有关事项通知如下：一 开会时间：2007年5月26日上午8时至下午4时。二 开会地点：总公司机关第三会议室三 与会人员：各分公司、各分厂、主管质量工作的经理或厂长。四 联系人：王刚 电话67708088特此通知附件：总公司2007年度质量工作会议文件汇编1套（8件）宝钢集团总公司（公章）二00七年五月二十日例3 请示关于在青岛市举办“海尔家电产品展销会”的请求山东省青岛市经贸委：为了扩大内需，提高我公司商品的
6、知名度，并向全国推广，繁荣市场，满足消费者需求，拟于今年10月1日至7日在青岛市举办“海尔家电产品展销会”。地点：青岛市会展中心。会展摊位共5000平方米。展团由我公司及相关生产厂家确认组成。经费自理。妥否、请批示。海尔集团公司（公章）二00七年九月十日例4 批复关于在本市举办海尔家电产品展销会的批复海尔集团公司：你公司2007年9月10日来文，已收悉。关于你公司在本市举办“家电产品展销会”的问题，经研究同意你公司在2007年10月1日至7日于青岛市举办海尔家电产品展销会。特此批复山东省青岛市经贸委（公章）二00七年九月十五日四 文书处理程序（一）发文办理程序1 缮印 2用印（二）收文处理程序
7、1 收发登记：“签发、登记、分发”。2 拟办 3 批办4承办5 催办（三）文书处理的特点 基本要求1 特点：1 内容到政治性和机要性 2 程序的稳定性和有序性 3 工作的服务型和及时性 4 公文的时效性2 基本要求 1 准确 2 及时 3 安全（四）文书整理立卷、保管的程序1国家行政机关公文处理办法对公文的整理立卷，归档，保管做了明确规定： 1公文办完后根据档案法和有关规定，及时将公文定稿，与正本和有关材料整理立卷，电报随同文件一起立卷。 2 公文归档，应当根据其相互联系特征和保存价值，分类合整理立卷，要保证档案的齐全，完整，能正确反映本机关工作的主要工作情况。 3 案卷应当确定保管期限，按照
8、有关规定定期档案部门移交。2 文书整理的意义 1 档案系统整理，有利于档案的利用，开放，发挥档案作用。 2 优化档案整理工作，促进档案协调发展。 3 档案整理工作是开发档案信息资源的重要基础。3 档案整理工作的原则： 1 充分利用缘由的整理基础 2 保持文件之间的历史联系 3 整理必须便于保管利用4 文书的整理立卷 1 立卷分类 （1）按问题特征立卷2 案卷组合 （2）按作者立卷（3）按文中名称立卷（4）按时间特征立卷（5）按地区特征立卷（6）按收发文机关立卷3 案卷编目5立卷范围1 反映本机关工作活动的文件2上级机关或不相隶属主管机关需要贯彻执行的文件3 今后作为凭证使用的文件4 本机关应当办理或备案的文件6立卷的原则 遵循文书形成规律，保持文件之间的内在联系和完整性。使组成的案卷能正确反映机关工作的历史面貌，同时，便于保管查找利用。7 文书立卷步骤 1编制立卷类目 2 平时立卷 3 年终调查定卷 4文书保管分数和保管期限8 案卷的排列和编号 1 卷内文件排列和编号 2 编制卷内文件目录和卷末备考表 3案卷装订 4 案卷封皮样式和标题拟写5 案卷排列和编目9 文书归档 指文书部门将案卷装订和编目后，按归档案管理制度规定逐年移交给机关档案室集中保管
