《学院引入协同OA办公系统可行性分析报告》由会员分享，可在线阅读，更多相关《学院引入协同OA办公系统可行性分析报告（7页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、学院引入协同0A办公系统可行性分析报告随着科技不断的发展，世界进入了网络时代，信息化管理需 求大大增加 ,传统的办公模式使职工耗费了大量的时间和精力 去手工处理那些繁杂、重复的工作，手工模式已无法满足新形势 下发展的需要,用先进的生产工具来提高办公效率已是必然。近 年来，学院积极响应党和政府号召，加快信息化管理系统的建设 进程，在推进部门管理观念与工作模式变革方面取得了一系列成 绩，但随着学院整体规模的扩大而产生的新问题不断产生,如现 有公文流转低效率、学院实物资源管理模式陈旧、学院信息共享 程度低等。总而言之，学院目前的办公模式已不能完全适应社会 发展的新形势，甚至在某些方面制约了学院工作效
2、率的提高和整 体形象的提升。因此，学院有必要引进一套全新的协同OA办公 系统,在降低学院的办公成本的同时提高办事效率和工作透明度, 让职工从繁琐的日常办公事务处理中解放出来,参与更多的富于 思考性和创造性的工作， 职工们的办公更有秩序化和规范化。 即让普通枯燥的办公应用,变为更富效率的网络协同办公 ，从而 更好地适应组织和管理现代化建设的要求。一、引进0A办公系统的意义目前，办同OA办公系统以网络和数据库等现代化信息技术 为依托，解决规范单位的日 常管理、增加单位的可控性、提高 单位企业运转 的效率的基本问题，范围涉及日常行政管理、各 种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及
3、各种信息的沟通与传递。具体来说，协同OA办公系统对于学院 现阶段的工作具有如下意义:1. 规范化学院的管理传统的管理方式造成整个学院办公环境的效率低下，无序、 推诿、拖沓等问题时有发生 ，管理成本、办公费用居高不下,这 不但不能营造 一个和谐的办公环境 ，而且给学院带来了 严重 的经济负担.领导日常繁忙的工作中，不能及时、有效的对各项 工作按轻重缓急来处理,给许多领导带来了繁重的工作压力。因 此需要建立一个快速有效的 办公自动化系统，形成一套规范化 的管理模式,让所有的工作不但能有条不紊，还能节省时间、成 本并提高效率 ,加快学院内部信息沟通,使领导做出快速，准确的 决策.2. 提高学院办公效
4、率和质量 传统的办公模式中很多问题已成为制约效率提升的最大瓶 颈，比如通知、文件下发、上报工作，从而导致处理有时不够及 时迅速，应变能力较差。而采用协同OA办公系统后有望改变这 一情况，一些以前需要几天甚至更长时间才能解决的现实情况和 问题短时间内便能获得反馈，从而大大加强了任务推行的实效 性，使工作效率得到极大提高。3。可解决远程申请、审批等难题 有时院领导如果出差在外，不能及时了解学院当前工作状 况，职工也无法向领导汇报或申报工作,导致对学院的管理和决 策延误。而通过协同OA办公系统可通过网络随时随地实时处理 亟待处理的工作，将人找人，改为事找人，解决人找人办公瓶颈, 避免事务的延迟而带来
5、的负面影响。4. 节约办公成本首先是纸张的节约.现在学院每天发放公文、通知、工作计 划等各种文件近千张，一年则需纸张几十万余张,按每张 0.2 元计算，引进协同 OA 办公系统，一年至少可为学院节省近万元。其次是 时间的节约，引入协同OA办公系统后，公文草拟、审核、批办、 签发、登记、传阅等流程都可以在OA系统上进行，省去了许多 不必要的麻烦,为学院深入开展各项工作节约了宝贵的时间。5。提高学院信息整合度在协同OA办公系统中可将一些办公所需文件、数据及其他 可上网共享信息通过不同级别共享给学院职工使用,使查找文档 容易，解决了找不到最新版本的某种文档的问题。6。 提高信息透明度 首先可以实时全
6、面的掌握各科室的工作办理状态，及时发现 问题及时解决，从而减少错误、防止低效办公。其次通过协同 OA办公系统发布职工关切信息，提升学院工作透明度。二、学院协同0A办公系统实施方案协同OA办公系统通过建立统一的资源配置、流程引擎、报 表引擎、内容管理、交换中心，满足学院各部门日常办公中办文、 办会、办事的需要，实现互联互通、资源共享、上通下达、协调 一致，从而达到提高办公效率,降低办公成本,改良办公环境，促 进校务公开。OA系统常见的功能包含：公文流转、会议管理、 行政办公、即时通讯、数据统计分析处理、数据留存分析处理等 主流功能。以下为我院OA办公系统预设功能一览表：公文拟稿可以在线套用模板从
7、而快速起草各类公文公文收发、阅办电子及纸质来文的登记、扫描、承办、签批、传阅、 结、归档、查询、监控、统计等会议计划包括会议名称、议题、主办部门、时间、地点、参加会议管会议通知可以完成向与会者发送会议通知的工作，并接收与会会议室管理对于单位会议室安排进行预约申请，登记。使用情况会议纪要 记录各类会议精神、决议，上传相关文件，以及审批 会议查询 根据会议的基本信息查询会议计划、安排、历史记录各类申请请假、出差等申请的递交和审批人事档案了所有员工的基本信息，方便调阅。灵活处理离职、计划管理记录职工未来工作计划安排培训管理主要对员工的培训记录进行管理,包括增、删、改、合同管理提供对合同的签订、续签、
8、变更、查询的全面管理财务管理请款报告、报销、账务在线计算、在线做账等固定资产管理 对固定资产购买时间、金额、所属部门、使用情况、薪酬管理管理员工薪资，以及与薪资相关的养老金、住房公积车辆管理对车辆登记、预约、审批、派车/出车、维修用油等考勤管理记录员工的考勤异常情况，生成考勤日报，以及生丿调查投票提供简单的在线投票、在线调查通讯录提供公用、个人、内部通讯录的在线快速查询、直接附属功能万年历、纪念日提醒、天气预报、万能计算器等短信题型OA的重要信息可以同步以手机短信形式发送到手机办公物品管理通知公告聊天讨论完成对办公物品的入库、领用、借用、结存信息的查内部邮件可实现带附件的内部邮件即时、定时单发
9、、群发功能各种通知和公告的在线发布用于内部进行集体性或者指定行的在线讨论3G移动终端 在手机上安装OA系统通过3G网络同步实现OA 的视频会议OA系统可以整合视频会议模块进行群组间的视频会数專计数据统计 对财务、考勤、各种用品、物料的消耗进行自动统计 智能报表 可以按照要求自动生成财务报表、销售报表等规范报栏目管理对系统主页面栏目的层次、路径、排序、回收恢复等数据分析可以将系统统计的数据进行汇总和计算以图表方式呈部门管理支持对部门信息的增、删、改、查询，设定上下级从职务管理支持对职务信息的增、删、改、查询，设定上下级从用户管理支持对用户信息的增、删、改、查询，设定不可访问角色管理支持对角色信息
10、的增、删、改、查询，有助于减轻系权限管理具有普通员工、栏目管理员、子栏目管理员、审批授 种权限设定，避免不当信息访问流程设置根据实际办公流程自由控制工作节点，定义工作流程参数设置自定义各类模版、公文参数、字典数据、考勤参数、日志管理有助于了解用户登陆系统的情况，查询管理员所做的即时信息实现中心内部人员在线用户的实时交流，还可用于掌待办事宜集中处理所有待办的工作，并自动与各模块建立链接日程安排方便查看每一天的日程安排，增、删、改日历，定时名片夹对名片进行登记、管理和查询，据需要设为共享或私个人文件库使文档资料安全有条理，可自定义目录，存放在服务个人信息允许用户对自己信息、登录密码、等进行修改维护
11、三、0A系统的组织实施系统是成功搭建了，下面面临的便是系统的组织实施和推 广，实践证明系统的推广难度系数相当大。这是因为 OA 办公自 动化系统是一个管理类系统，必然要求学校的管理上能够有所调 整和适应。一般的工作人员并不习惯这种网上办公方式，另外还 有相当一部分员工对计算机操作很不熟悉，这无疑添置了推广障 碍。建议学院采用以下措施保证协同OA办公系统的组织实施：1规范化协同OA办公系统运行制度;2。制定部门责任人与管理员，推行协同OA办公系统，并对部门相关人员进行操作培训，尤其是管理员的培训；3.通过行政手段,加强系统推广。具体为:凡是学院的电子公告、信息发布必须从OA系统上流转，逐步取消纸质公告、文件 等传统方式;4建立系统使用考核奖惩制度。如设置协同OA办公系统 专项奖励基金，对年度协同OA办公系统使用专项考核优秀的部 门实施奖励等。本项目总预算序号类别价格（元）1协同OA办公系统建设预算费用150, 0002服务器等硬件设备预算费用60, 000合计：210, 000
