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1、登陆软件初次使用财务软件的用户需要注意上图的操作日期，因为在软件做凭证的时候，系统会根据登陆时所选择的操作日期来判断凭证的所属月份，所以登陆时务必要注意操作日期。二、基础准备工作在软件中，有大量的基础档案需要在正式做账前录入当系统中，以便日常使用中直接调用。1、会计科目在“基础设置一一基础档案一一财务一一会计科目”下，打开会计科目的编辑界面，系统会根据行业类型自动预制总账科目，而明细科目需要用户手工增加，增加的方式是在会计科目下点“增加”。然后会弹出如下窗口例如，我要在银行存款下面增加一个建行存款的明细科目，我们则在科目编码中录入100201 （因为上级科目银行存款的编码为1002,因此下级科
2、目就在总账科目的基础上加上2位数字）然后录入科目名称再点确定即可。如果需要设置科目的辅助核算，可在辅助核算下将需要的项目打上勾。例如有些分部门核算 的费用科目，我们直接在辅助核算下面将“部门核算”勾上。设置现金流量科目。对于需要现金流量表的用户，我们需要在会计科目下设置现金流量科目。首先在编辑菜单下选择指定科目，如下图然后回出现如下窗口选择现金流量科目后，在待选科目中将需要的科目按选中到以选科目中然后确定。现金科目和银行科目方法同上2、部门档案如上图，在“基础设置一一基础档案一一机构人员一一部门档案”中打开部门 档案的编辑界面，例如我要增加一个财务部。则首先点“增加”然后录入部门 编码和部门名
3、称，编码可以输 01,只要是2位数字就行，编码规则可以在下方 看见(蓝色的为必须录入的项目。成立日期记得注意，如果成立日期设置为 2008-06-19 ,则在2008-06-19之前的日期编制凭证时无法使用该部门，默认为 系统登陆时的操作日期)。编制完成后点上方的口保存即可。人员档案。人员档案的增加方式同部门档案，只是在增加时需要先选择部门。人员档案的编码系统没有要求，但一般建议以部门编码作为开头，例如财务部 的人就是01001。头2位是财务部的编码。3、客户与供应商如上图在“基础设置一一基础档案一一客商信息一一供应商分类”下，先对供应商进行分类。录入方式同部门档案录入完供应商的分类后，还需要
4、在“供应商档案”中录入供应商的档案，方式 同职员档案比较相似，先选择分类，然后再点增加即可。客户档案的录入也同供应商一样。三、日常业务操作(1)编制凭证进入软件“业务工作一一财务会计一一总账一一凭证一一填制凭证”后点同图标增加凭证，然后和手工做账一样，录入凭证摘要，选择会计科目，分 别录入借方，贷方的金额然后再点凭证上的保存图标H即可。(2)出纳签字进入软件“业务工作一一财务会计一一总账一一凭证一一出纳签字”后首先选择出纳签字的月份，然后确定进入出纳签字的界面这里直接点确定。弹出如下界面，然后可以直接点菜单中的签字对当前凭证进行签字。以点出纳菜单下的成批出纳签字对当月的所有凭证进行签字处理注意
5、：只有现金和银行存款科目的凭证需要进行出纳签字，设置的方式是在“基础设置一一基础档案一一财务一一会计科目”下的编辑菜单下的“指定科 目”中进行设置，只需要将现金和银行存款分别选入到现金科目和银行科目中 即可。如下图(3)审核凭证般将平衡曾编制完成后，还需要对它进行审核操作，方式同出纳签字。在“业务工作一一财务会计一一总账一一凭证一一审核凭证”中操作。与 出纳签字相同，这里也可以直接点审核按钮审核当前的凭证也可以点审核菜单 下方的“成批审核凭证”对所有凭证进行审核。注意：只有现金和银行存款科目的凭证需要进行出纳签字，而所有的凭证都需要进行审核，同时审核人和制单的不能为同一操作员。例如凭证由A编制
6、，则A不能审核自己编制的凭证，必须以操作员B进入才能对凭证进行审核。(4)凭证记账在当月凭证编制完成后，还需要对所有凭证进行记账操作，以将凭证数据登记到软件的账簿中去。打开“业务工作一一财务会计一一总账一一凭证一一记账”这里可以选择记账范围也可以什么都不输入，默认为当前会计期间的所有凭证，然后点左下角的记账后，根据提示继续操作即可。综述：对于普通的用户来说，日常的凭证处理流程基本为“编制凭证一一出纳签字一一审核凭证一一记账”这样的顺序来操作。如果需要对凭证进行修改，则需要先将凭证返回到编制的状态才能修改，也就是说如果需要修改已经记账 的凭证，则首先需要取消凭证的记账，接着取消凭证的审核，取消出
7、纳签字然 后才能修改。接下来的例子中将具体说明如何将记账的凭证返回到编制状态。第一步：取消凭证的记账(恢复记账前状态)恢复记账的功能菜单平时是隐藏的，如果需要打开必须先打开“业务工作一一财务会计一一总账一一期末一一对账”在对账界面按住键盘上的“ Ctrl ”键，然后点“ H,这是会提示U 恢复记呱前状态功能已被激活口确定II查看凭证菜单下会发现多了 “恢复记账前状态” 一项在做恢复记账前处理时，一般选择“恢复 *年*月初状态”同时将“清除冗余数据”的勾取消。然后点“确定”这是系统会提示输入主管口令，也就是说恢复记账是只有知道主管口令的情况下才能恢复。注意：恢复记账只能从最大记账月份还是恢复，就
8、是说如果我的凭证6月份已经记账了，而我要恢复到 2月，只能先恢复6月，再恢复5月，然后恢复4月。直到恢复到2月。恢复记账后凭证就属于审核状态了。那么下一步就是取消凭证的审核第二步：取消审核，和恢复记账不同的是，取消凭证审核不需要打开隐藏的菜单，在只需要在原先审核凭证的菜单下打开审核凭证的界面。同审核凭证相同，在这里可以直接点“取消”按钮来对当前凭证取消审核，也可以点击“审核”菜单下的“成批取消审核凭证”来对所有的凭证取消审核。凭证取消审核后，下排的审核后的签名会被删除。第三步：取消出纳签字（只有现金和银行存款凭证才需要取消出纳签字）同取消审核凭证相同。在“业务工作一一财务会计一一总账一一凭证一
9、一出纳 签字”下选择需要取消签字的凭证 同取消审核凭证相同，这里可以直接点凭证上的取消按钮来对当前凭证取消出 纳签字，也可以在出纳菜单下点“成批取消签字”来对所有未审核的凭证取消 签字。当凭证的出纳签字取消后，就可以在“业务工作一一财务会计一一总账一一凭 证一一填制凭证”下对凭证进行修改。(5)删除凭证只有未签字未审核的凭证才能进行删除操作。删除操作在编制凭证的界面下完成如上图，在制单菜单下，点“作废/恢复”按钮就可以对凭证进行作废或者是 恢复的操作。而整理凭证则是将作废的凭证彻底的删除同时整理凭证的断号。点击整理凭证后，首先会出现如下界面凭证期间选择| X芾选择凭证期间：确定IEacs/oi
10、 取消|确定后在作废凭证表的窗口下可以选择需要删除的凭证确定后系统会提示选择凭证号重新排列的方式一般情况下按照凭证号重排即可。四、系统管理操作1、如何添加帐套如上图，在开始菜单下,所有程序一一用友ERP-U871-一系统服务一一系统管 理。打开后，在系统菜单下点注册，用户名为“admin”密码为空登陆后，在账套菜单下点“建立”在弹出如上界面后，根据提示录相关资料，注意“启用会计期”这里决定了账套的开始日期，也就是第一张会计凭证的日期，如上图为2008年7月，那么这套账建立之后只能从08年7月开始编制凭证。其他参数为默认，然后下一步到单位信息的编辑界面，单位信息中必须录入的只有单位名称一项，也就
11、是蓝色的这一项。单位名称录入完成后进入核算类型的编辑界面在这里，对于没有使用供应链的用户企业类型企业类型可以随便选择工业或者商业。行业性质根据自己单位所属行业选择，但是需要注意这里的行业性质其实也就是对于账套预置科目分类的设置，例如选择2007年新会计制度科目则在账套中科目会分为“资产，负债，共同，权益，成本，损益”六大类，而如果选择普通事业的话则会是“资产，负债，净资产，收入，支出”这五大类。按行业性子预置科目就是说如果勾上它，系统会自动将该行业的总账科目编制出来，否则需要用户手工添加。余下的参数根据自己单位需求自行选择即可。2、操作员及权限的设置同样，用admin登陆系统管理，在权限菜单下
12、进行设置。这里首先介绍一下权限下的“角色”，“用户”和“权限”角色，就是指权限角色，因为在有些企业可能存在有多个人在软件中的权限是一模一样的，如果单个人去设置的话会比较麻烦，那么我们就可以首先设 置一个角色，并且给这个角色设置相应的权限，然后可以在角色中加入操作 员，这样该角色下的操作员都有了同样的操作权限操作员，操作员是软件用户的基本单位，一般情况下，每一位用户都有一 个属于自己的操作员，每个操作员都有独立的操作员名称和密码，这样在软件 中处理财务业务时才能明确权限和责任的划分。权限，权限表示这个操作员在软件中能够所使用的功能，例如有的操作员 只能够查询凭证和账表而不能编制财务数据。操作员的
13、权限是以人和账套的单 位设置的，例如操作员 A在001账套中为账套主管，拥有所有的操作权限，但 是在002账套中可以设置为只有查询凭证的权限。为了清楚了理解操作员及权限的设置现在我通过举例说明，假如我现在要 增加一个操作员A,并赋予他002账套编制基础资料的权限，首先在权限菜单下 打开“用户”然后点增加录入操作员编号，姓名及密码后再点“增加”则操作 员增加成功，然后我们可以在用户管理的界面下找到新增的操作员。然后我们 在打开权限菜单下的“权限”，首先选择账套002,然后选择操作员A,再点修改，这是会弹出操作权限的树形菜单，这里只要在 相应的权限前面打上勾然后确定即可。3、设置自动备份同样还是用admin登陆系统管理点这是备份计划，然后点增加然后根据提示在相应的地方录入备份路径，备份时间以及备份账套后保存。
