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1、* 有限公司合同审核及付款管理规定根据*有限公司的有关规定,各下属单位经营所需的物资 采购或买卖合同、加工承揽合同、仓储合同、服务合同、运输合 同、租赁合同、资产购置与转让合同以及其它无名合同等的合同 需经各隶属工厂厂长、公司财务总监、财务经理参照*企业财 务经理管理制度办法进行审核后方可执行。由于审核业务工作 量大、范围广,为更好地履行公司经营业务的服务和监督职能, 提高合同审核工作效率,明确送审和审核部门的责任和义务,使 审核或付款环节简捷顺畅,同时最大程度地维护公司权益,特制 定本管理规定。第一章合同审核管理条例第一条审核的宗旨:比质比价进行审计,维护公司合法权益,为公司经营服务。 第二
2、条合同内容要素:(1)当事人的名称或姓名和地址、电话、开户行、帐户;(2)标的;(3)数量;(4)型号、规格、时段等;(5)计量单位;(6)价款及酬金;(7)结算方式;(8)运输方式、包装及费用;(9)履行期限、地点和方式;(10)验收标准(非国标的,应以本厂生产、质量部门或需求 部门的要求为主,并同供货商协商确立检验标准);(11)违约责任;(12)解决争议的方法;(13)后期的售后、维修、服务等;(14 )其它与此合同相关的事项;第三条送审合同规范要求:1、合同内容要素:见第二条2、送审合同范围:本范围适合设备、主、辅原材料、包装物、 零配件等所有经营业务合同。3、合同签署要求:各项物资采
3、购(低值易耗办公用品除外) 一次性采购金额人民币一万元以上的必须签订相关合同,采购金 额人民币一万元以下不签订合同的须上报厂级主管领导审批签名 确认后方可执行。未经相关领导签名确认的合同或业务,财务部 不允许核销付款。4、合同送审程序:5、合同送审基本条件:(1)符合合同内容要素,合同文字清晰明了,附有标的物的 技术参数和物理指标;(2)两家以上报价,提供竞价供货商的报价单和相关资料;(3)事前送审,时间至少提前一周(不符合本条,按急需审 批合同处理);(4 )急需审批的合同(指不超过两个工作日):应有送审部门 主管领导签署的书面说明(因生产、业务急需,来不及送审的合 同);*注:为了在实际工
4、作中做到既能及时满足业务生产需要,又能为公司审核把关,对该类合同审核部门只作条款审核,而对价 格审核保留事后审核的权利。第二章签署合同的规定第四条 合同经办人员工作职责:1、认真的作事前的市场调查,按公司要求比质比价;招标类 的合同需事前邀约意向单位或个人;2、认真负责的作出筛选符合或达标的合作意向单位或个人, 起草书面意向合同并递交部门负责人予以审核;3、因生产、业务急需来不及送审的合同,应对部门负责人送 审书面报价予以备案;4、必须做好书面验收记录和收发存记录,记录内容包括质量、 数量、规格、期限和相关资料等内容,并有经办人、验收人和主 管负责人签名。该记录作为合同执行抽查责任或付款时的必
5、须凭 据。第五条 合同审核人员的工作职责:1、部门负责人或合同审核人员必须跟踪合同执行情况,不定 期进行抽查,对违反合同的操作行为应出处罚意见。2、除审核合同必须外,明确界定本部门内部或部门与部门之 间此合同事项所涉及到的人员的工作分工及职责,必要时可直接 参予合同的运作。3、不得在该合同事项所涉及到的相关人员不知情的情况下擅 自改动内容、价格等重要合同要素。第三章处罚管理规定第六条 在履行合同的过程中,如有下列情况者,按相关制度 予以处罚,具体内容如下:1、不按合同送审要求提供两家以上供货商报价资料的,每份 合同处罚合同经办人100元,部门负责人审核签字的50元(特殊 情况除外);2、先执行
6、,后送审的合同,经事后审核调查,确定对公司造 成损失的,按损失的程度对相关责任人进行重罚或建议免职;3、不按合同签署要求提供标的相关技术参数和质量验收指标 的,每份合同处罚合同经办人100元,部门负责人审核签字的50 元(特殊情况除外);4、经事后审查核实,合同执行当中出现不规范操作行为,每 次处罚责任人500-1000元。对弄虚作假,给公司造成损失的,根 据损失情况重做处罚意见,情节严重的建议免职。第四章付款核销第七条质量验收程序:物控或工程部门所采购的物资必须经 生产、质量或需求部门的相关人员(或指定人员)根据需求或合 同订立时的质量标准予以验收。第八条付款审核程序:1、必须严格执行“谁签合同谁负责,谁付款谁负责”的原则。2、付款报销程序:(1)提供付款审核资料包括:签订的有效合同、发票、入库单、 验收单等,简化程序为:合同-验收-税票 或 合同-“固定 资产购置验收单”一税票;*注:付款时未附上有效合同、发票、入库单、验收单、等资 料的,财务部可执行不付款。(2)涉及5万元以上预算内资产采购业务、预算外支出业务、 工程费用业务、设备大修理业务需厂长审批报销。(3)付款审批流程:(4 )本规定自颁发之日起实施,以前公司颂发相关条例规定与 本规定有冲突的以本规定为准。