《公文写作格式规范与常见问题》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公文写作格式规范与常见问题（4页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、公文写作格式标准与常见问题公文有狭义和广义之分。狭义的公文特指?国家行政机关公文处理方法?中规定的13种行政公文和?中国共产党机关公文处理条例?中规定的14种党的主要公文。广义的公文那么涵盖了全部通用公文和专用公文。1、文种全国党的机关公文以中共中央办公厅发布自1996年5月3日起施行的?中国共产党机关公文处理条例?规定为准，全国党的机关公文文体主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14个种类；国家行政机关公文以国务院办公厅发布自2001年1月1日起施行的?国家行政机关公文处理方法?规定执行，国家行政机关公文文体主要有命令令、决定、公告、通
2、告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个种类。文种方面存的问题有三个。一是党政混用文种。决议、指示、公报、条例、规定为党的机关公文专用，命令、公告、议案为行政机关公文专用,不可混用。二是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种使用。党的机关除?条例?所确定的文种外均不可直接行文，但可作为印发、颁发式通知的附件行文。例如，?关于技术练兵比武的方法?可以改成?关于印发技术练兵比武的方法的通知?，不能作为文种使用的还有总结、方案、安排、要点、细那么等。三是请示报告函混用。例如：?关于办公自动化所需经费的报告?是要求上级解决问题，应该用请示而不是报告。报告是向上级机关汇报工作
3、、反映情况、答复上级机关的询问的，不需要回复；而请示是向上级机关请求指示、批准的，需要回复。有时也存在请示和函混用。?方法?规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有的单位为了办事顺利，向不相隶属的有关主管部门请求批准时，成心将函用成请示，如县办公室关于追加2006年度办公经费的请示给县财政局，应改为县办公室关于追加2000年度办公经费的函。2、纸张和排版?中国共产党机关公文处理条例?、?国家行政机关公文处理方法?公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三局部，并分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附
4、件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等7个要素。置于公文首页红色反线又称间隔横线以上的各要素统称眉首；置于红色反线不含红色反线以下至主题词不含主题词之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。?中国共产党机关公文处理条例?、第九条规定，公文用纸可采用16开型宽184mm长260mm，也可采用国际标准A4型宽210mm长297mm。国家机关公文用纸的采用A4型纸。采用A4型纸的页边和版心尺寸为：天头上白边为：37mm1mm，订口左白边为：28mm1mm，地脚下白边为：35mm1mm，翻口右白边为：25mm1mm，版心尺寸为：156mm225mm不含页码。正文用3号仿宋体字，一般每面排2
5、2行，每行排28个字。采用16开型纸的页边和版心尺寸为：天头上白边为：40mm1mm，订口左白边为：25mm1mm，地脚下白边为：25mm1mm，翻口右白边为：20mm1mm。正文用3号仿宋体字，一般每面排20行，每行排25个字。公文的装订要求左侧装订，订位为两钉订眼距书心上下各14处，允许误差4mm.钉锯与书脊间的距离为3mm5mm，一般为4mm。公文的页码标识，要求用4号半角阿拉伯数字，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm.单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标页码。3、发文机关标识文头 又称“版头，?中国共产党机关公文处理条例?规定：版头“由发文机
6、关全称或者标准化简称加文件二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。发文机关标识原那么上应使用宋体字或黑变体字和红色标识，字号以醒目美观为原那么由发文机关酌定，推荐使用高22mm宽15mm字体。上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.目前有的文件版头不标准。县级以上行政区域名称前不必要再加上一级行政区域名称。如“县档案局，不必写为 “省县档案局或“市县档案局。同级机关或部门可联合行文，联合行文版头可以用主办机关名称，也可并用联署机关名称。联合同级别机关，一般按党政军群的顺序排列。发文字号只标明主办机关发文字号。而在实际操作中，有些单位往往是没有联合机关专用红色文
7、头，打印“黑头文件，严重影响了公文的严肃性。4、发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布不与签发人时。机关代字应当反映发文机关或部门的性质，不可有几种写法。年份、序号用阿拉伯数字标识。目前存的问题有：一是“字和“发混淆不清。党政机关代字多为“发，职能部门代字多为“字。二是“不对，年份应标全称，用六角括号“括住，六角括号可在word软件“插入符号中选取，不能用“；三是序号编虚位，将“5号误编为005号；四是加“第字。如方发20065号写为方发2006第5号；5、签发人上报的公文需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号
8、右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字：“签发人用3号仿宋体字，“签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。6、红色反线红色反线一般标印在发文字号之下4mm处，其长度与版心等宽即16开110mm-145mm,A4在156mm左右。需要注意的是，党委的可在红色反线中间标，政府序列不标。7、标题 标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。一般都要写全。省略发文机关有两种情况，一是机关内部使用的公文，标题中省略在落款处写机关名称；二是法规类公文。令、命令等为了庄重简练省略事由。公布张贴性的通告、通知等公文为了醒目，发文机关事由可同时省略。 普遍存在的问题有五个：一是不写发文机关名称
9、，以为文头印了发文机关，标题就可省略的，这时错误的。二是滥用标点符号。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。三是多层转发，语意难解。如某县级机关转发市级机关已经转发的?山西省民政厅关于加强民政工作的通知?，其标题拟为?县民政局关于转发市民政局关于转发山西省民政厅关于加强民政工作的通知的通知?，一个标题中出现多个“关于和多个“通知，使读者不知所云，可通过省略一个通知字样的方式来“消肿，改为?县民政局转发山西省民政厅关于加强民政工作的通知?。四是批转、转发、印发文件选词不当。下发行政法规、规章的公文标题用“发布或“印发，下发隶属机关的公文标题用“批转，下发上级、同级和不相
10、隶属机关的公文标题用“转发，贯彻上级机关发出的公文的标题，应将事由写清楚，而不能只写原文发文字号。五是对公文主题的把握不准确、不全面。对起限制、修饰和说明的时间名词、程度副词和介词结构等使用不当，从而造成了公文标题事由不清楚、不准确，如县工商局关于摆摊设点的决定，此决定对摆摊设点究竟是禁止还是准许、摆设地点等不明确、不具体，根据该文的内容，应改为县工商局关于禁止在城区繁华地带随意摆摊设点的决定。公文标题一般标识在红色反线下空2行处，用2号宋体字居中排布。有两个发文机关的机关名称可横排也可纵排，纵排要上下对齐。公文标题如果字数偏多，需要分行排列，分行时须注意不要把各行上下对齐排成等长，有二行时可
11、上短下长或下短上长，有三行以上时，可排成金字塔式、倒金字塔式或瓶式，不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾。总之标题的排布要做到词义完整、排列对称、间距恰当。8、主送机关主送机关是指公文的主要接收机关，应当使用全称或者标准化简称、统称。普遍存的问题：一是主送机关“一逗或“一顿到底。主送机关较多，应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。比方国务院对下行文，其主送机关的排列形式是：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构。二是位置选择不对。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最
12、后一个主送机关名称后标全角冒号。意见、决定、条例的主送机关标注在版记中的主题词之下、抄送之上。其余类别的公文，如果主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。向上级机关请示只写一个主送机关；向下级局部机关发送的公文，如果发送机关少，可将发送机关名称全部写上，发送机关多，可采用“各有关部门和单位等方法概写。三是党政不分。党委行文对政府系统，党政联合行文对党委。中共中央行文主送单位可为“各省、自治区、直辖市党委，各大军区党委，中央各部委，国家机关各部委党组，各人民团体党组；国务院行文可为“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、
13、各直属机构；中共中央、国务院联合行文可为“各省、自治区、直辖市党委和人民政府，各大军区党委，中央和国家机关各部委，各人民团体。9、正文正文用3号仿宋体字，每自然段左空2字；数字、年份不能回行。普遍存在的问题：一是引用公文文号格式不对。应领先引标题，后引发文字号。如，据办200612号文?关于的通知?，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据?关于通知?办200612号。二是文件层次结构不对。用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：第一层用“一、“二、“三、第二层用“一“二“三第三层用“1、“2、“3、第四层用“1“2“3目前一些公文序数数词仍然存在使用不规那么的情况，要注意序数数
14、词的写法，一、下面是顿号，1.下面是圆号，而一和1括号外面是不带顿和点号。意见等公文为了便于查阅引用，第一层用“一、“二、“三、第二层用“1、“2、“3、一条龙排队。三是结束语。颁发性、转发性、指示性的通知，因提出了具体的执行要求如请贯彻执行，请遵照执行。意尽言止，自然结束。任免性通知，属告知性质，最后用“特此通知回行空两格作结。通告可写“特此通告。公告可写“现予公告。请示可写“以上请示如无不妥，请批转有关单位贯彻执行“可否，请批示“当否，请指示“请审批。批复可写“此复。函可写“特此函告“请研究后函复“请同意“请批准。10、附件公文如有附件，应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识“附
15、件，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第二行顶格标识“附件，有序号时还要标识序号，比方“附件1、“附件2等。普遍存在的问题是：在一些转发、印发的文件中，将附件置于版记公文主题词以下之后，这是错误的。因为转发性的文件和被转的文件在形式上是正件是附件的关系，实质上都是正件，因主要政策规定在被转发、印发的文件之中。11、成文时间成文时间以负责人签发和会议通过的时间为准，不能以文件起草时间为准。行政机关公文?标准?规定公文成文时间应用汉字将年、月、日标全，“不能写为“零，一般置于正文右下方。中国共产党机关公文未明确，根据惯例一般用数字标全。成文日期具体的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定，一般右空2-4字。 12、署名和印章单一机关制发的公文在落款处可不署发文机关名称只
