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1、大学社团联合会调研部社团档案收集制度iJA一、前言社团的档案记录了社团的概况、开展经历，能够真实、 具体反映社团的状况，是社团传承内部文化、分享成功经验 的重要资料，对推动社团开展进步有举足轻重的作用。而目 前，各社团整理档案的标准和内容差异较大，不便于社团间 的交流和社联对其的管理。因此，为了更好地效劳社团、管 理社团、开展社团，社联牵头，由社联调研部开展社团档案 整理工作，指导社团完善自身的档案资料整理。同时，建立 与收集社团档案可以为我们提供如下好处：（一）建立完善的社团档案库，将社团的资料有序地整理, 便于日后社团、社联等各组织调用资料，简化程序，提高工 作效率。（二）为社团保存其开展
2、历程的资料，让社团能随时查阅 档案，为制定日后工作方案和开展路线提供根据。（三）标准社团整理档案的行为，统一标准，有利于社团 对外宣传交流，更好地开展自身。二、档案工作现状分析及总结档案工作是社联调研部一项长期的工作，最开始的目的 是收集社团全方位的信息帮社团做整理和备案，使得社团未 来可以看到自己许多年年前得开展情况。此项工作从09年 开始，10年是社团档案做得最完善的一年，但由于社团档案 存在着许多收集与使用上的问题，致使之后两年的社团档案 几乎没有做出任何成效，而且逐渐被社联和社团所淡忘，这 其中暴出的问题主要有以下几点：第一，档案信息收集与其他部门工作相互重叠，社联工 作的重叠会给社团
3、带来巨大的不便，社团不得不去完成很多 份内容相似的资料，这也使得社团逐渐失去了对档案工作的 信心。第二，档案没有真正的利用起来，档案工作的辛苦收集 和整理单纯是为了社团备案，但社团完全有能力自己做这样 的工作，除此之外档案再也没有起到任何其他作用，这使得 这项工作的意义一再下降。第三，档案缺乏对社团真正的作用，以前的档案主要以 备案和留档为主，没有为社团做出什么更有价值的奉献，社 团也逐步失去耐心。针对以上的分析和问题，本学期起将对档案工作做出巨 大的调整，其主要目的也从之前单纯的备案转变为给社联内 部提供信息和简化社团提交信息次数的作用上来，其主要改 变将来自两个方面，第一就是社团档案信息提
4、供的方式：（一）本学期档案工作将联合社联各大部门，根据各大部 门需要提供的信息，我们将做到一次收集，屡次利用，防止 工作重复。（二）针对信息缺失和缺乏的地方将主要采取两个方案， 第一：由信息收集部门再次对收集信息向社团要求进行补充。 第二：由调研部统一对信息进行一次完善收集。与此同时，社团档案信息的利用也将做出以下调整：1. 调研部将对社团档案进行初步整理，将整理信息提 供应社联内部有需要的部门和活动使用，例如“十佳特色学生 社团评比”，社团将不用提交繁琐的申报书，其主要信息将来 自于档案，只有局部信息需要额外补充。大学调研部将对社 团档案可量化的数据进行处理，例如社团活动，社团人数， 社团荣
5、誉数等，根据这些信息社联可以调整自身每一年的工 作，更好地适应社团每年不同情况，同时还可以根据这些数 据做社团调研，了解华工社团具体情况。2, 档案数据将向社团公开，防止社团不了解档案情况 和档案数据出错而没有及时更新。三、档案的根本内容（一）根本资料：包括社团全称、英文名、成立时间、社 团类型、社团宗旨、社团简介、社团邮箱或博客。（二）社团构架：包括社团章程制度、组织架构、培养方 案。（三）人员信息：包括指导老师及其联系方式、社团理事 会名单及其联系方式、会员名单及其联系方式、与外界交流 情况、挂靠单位。（四）社团文化：包括社团风采、社团荣誉、其他（如协 会对自身开展的看法，也可以放些照片进
6、来，像每年的理事 会会员合照等）。（五）社团活动：包括本学期预计活动、上学期已开展活动。大学社团档案工作根本步骤（一）学期初与社联财务部商议注册本具体信息，注册本的信息将做为档案的根本信息，档案所需要的信息将不会重 复想社团收集，防止不必要的工作。（二）对注册本信息做出根本整理，整理模板大致可以分 为以下三类：社团概况，社团活动，社团文化。这些信息将 会提供应社联各有需要的部门使用。（三）根据信息的缺乏和欠缺，我们会再结合社联其他部 门的工作向社团再次收集，以完善档案。（四）整理出档案中可量化数据，根据每一年的情况做出 纵向和横向比照，据此对社团进行有针对性的调研。五、预想档案收集后的后续跟进
7、一旦完成了档案收集工作，接下来的局部就是对档案的 信息进行细致的分类并建立相应数据库供各部门查阅使用, 首先我们说一下分类，这项工作其实就是根据各部门需要以 及其他各项工作的需要将一整套完整的社团档案拆解成不 同的小局部，每一局部虽然不会很多，但是作用会更加明显、 明确，具体细化方式课参考附件。其次就是建立数据库，我 们希望可以与网络合作，构建一个可以在社联主页找到，并 且完善使用的数据库，具体要求我们列出如下：（一）建议设在社联首页上社团分为风采新闻，社团资料 两局部。（二）首页设计目录。分三大类，每个社团链接到对应社 团资料页面。（三）首页设置登录账号，建议设置三种登录模式：1. 后台管理
8、模式登录唯一账号和密码，由档案库管理 部门同网络所有。后台管理模式下可以定期检查审核协会资 料，维护资料库。2. 社联和社团理事会登录模式，社联每部门和每个协 会各一个账号，社联的登录可以看到所有社团的全部信息, 社团登录直接链接到对应协会页面，可查看所有信息，不可 看其他社团。3. 普通登录模式，不需输入账号可直接进入，但指导 老师，社团理事会，会员详细信息，财务详细信息等不便公 开的信息无法查看（即只能看到姓名，学院或单位）。（四）社团页面，大体可按我们资料分类来分版块，开个 空间放协会图片，更新信息注明更新时间。（五）社团资料页布局要根本统一。（六）添加社团的网页或者博客链接（可有可无，是社团 自身情况而定）。（七）可设一效劳邮箱，用做意见反应。（八）条件允许的话，最好可以对资料库进行备份。六、总结社团档案完成后将会主要执行两个任务。（一）尽可能提供社联内各部门所需要的所有社团资料。（二）常年积累后对多年的数据进行分析，根据掌握数据 进行实际可行的调研。社团档案的强大性还并未完全表达出来，我希望自己可 以做好，这不单单是我的工作，更是整个调研部，整个部门 的工作，望得到重视。
