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1、 怎样做好会议的预算 会议及展览的预算不是一个概念。通常而言，会议预算包括以下几个方面： 1、交通费用 交通费用可以细分为： (1)、动身地至会务地的交通费用包括航班、铁路、大路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通 (2)、会议期间交通费用主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。 (3)、欢迎交通及返程交通包括航班、铁路、大路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。 2、会议室/厅费用 详细可细分为： (1)、会议场地租金通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、
2、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些特别规设施并不涵盖在内比方投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。 (2)、会议设施租赁费用此局部费用主要是租赁一些特别设备，如投影仪、（笔记本）电脑、移动式同声翻译系统、会场展现系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付肯定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得留意的是，在租赁时应对设备的各类成效参数作出详细要求(通常可向专业的会议效劳公司询问，以便获得最相宜的性价比)，否则可能影响会议的进展。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。 (
3、3)、会场布置费用假如不是特别要求，通常而言此局部费用包含在会场租赁费用中。假如有特别要求，可以与专业的会议效劳商协商。 (4)、其他支持费用这些支持通常包括（广告）及印刷、礼仪、秘书效劳、运输与仓储、消遣保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，假如会议主办方分别查找这些行业支持的话，其本钱费用可能比市场行价要高，假如让专业会议效劳商代理，将获得价格相比照较低廉且效劳专业的支持。 对于这些单项效劳支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订效劳协议。 3、住宿费用 住宿的费用应当特别好理解值得留意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费
4、可能是主要的开支之一。找专业的会展效劳商通常能获得较好的折扣。 正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的效劳工程有关譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果供应等效劳是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的效劳工程及范围。 4、餐饮费用 会议的餐饮费用可以很简洁，也可以很简单，这取决于会议议程需要及会议目的。 (1)、早餐 早餐通常是自助餐，固然也可以实行围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特别性及原材料的预备，所以估计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算而改为按预定人数收取费
5、用) (2)、中餐及午餐 中餐及午餐根本属于正餐，可以实行人数预算自助餐形式，按桌预算围桌式形式。假如主办方盼望酒水消费自行选购而非由餐馆供应，餐馆可能会收取肯定数量的效劳费用。 (3)、酒水及效劳费 通常，假如在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，假如可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收效劳费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在根本消费水准的根底上加收15%左右的效劳费。 (4)、会场茶歇 此项费用根本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含效劳人员费用，假如主办方需要非程序效劳，可能需要而外的预算。通常状况下，茶歇的种类可分为
6、西式与中式两种西式根本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。 (5)、联谊酒会/舞会 事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会简单，宴会只要设定好餐标与规模，预算很简单计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比拟长的时间确认： 6、视听设备 除非在室外进展，否则视听设备的费用通常可以忽视。假如为了公共关系效果而不得不在室外进展，视听设备的预算就比拟简单，包括： 设备本身的租赁费用，通常按天计算 设备的运输、安装调试及掌握技术人员支持费用，可让会展效劳商代理 音源主要是背景音乐及消遣音乐选择，主办者可自带，也可
7、托付代理 c、演员及节目 d、其他点心、水果及调制色酒 5、杂费 杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪效劳、临时道具、传真及其他通讯、快递效劳、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难打算，通常可以在会务费用预算中增列不行预见费用作为机动处理。 那么，展览的预算与会议预算相比有什么不同呢? 展览预算与会议预算有一样的地方，也有不同的地方 一样的地方：住宿费、餐饮费、商务考察费用(假如有考察打算的话)。 不同的地方：展览（场地租赁）、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻公布会或者酒会。 展览场地租赁：假如展览在固定的展览场地进
8、展，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mx3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有以下设备可供租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。 假如是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等)，那么场地租赁的预算就很难猜测了通常面议，按日计算，价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。 如何做好会议场地预算 在做会议场地预算时，应考虑到以下几方面的费用： 一、会议场地租赁费用 会议场地租赁费用是整个会议场地费用的最大支出，一般费用的多少与场地酒店星级，会议规模，会议场地的地理位置
9、等有关。至于要租怎样的会议场地，要依据公司的会议性质来定。 通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些特别规设施并不涵盖在内，比方投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。 二、会议设施租赁费用 此局部费用主要是租赁一些特别设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展现系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付肯定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得留意的是，在租赁时应对设备的各类成效参数作出详细要求，否则可能影响会议的进展。 三、会场布置费用 假如不是特别要求，一般会场布置费用是包含在会场租赁费用中的。假如有特别要求，需要和场地方沟通，谈详细的费用。 四、其他支持费用 这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书效劳、运输与仓储、消遣保健、媒介、公共关系等。 基于这些支持均为临时性质，假如会议主办方分别查找这些行业支持的话，其本钱费用可能比市场行价要高，假如让专业会议效劳商代理，将获得价格相比照较低廉 且效劳专业的支持。 对于会议场地及会议配套设备的预算，主办方应在考察场地时了解是否需要收费，收费的话价格又是怎样，并尽可能细化各项要求，单独与场地方签订效劳协议。
