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1、1.0 目 的： 為有效管理品質/環境記錄之製作、書寫、變更、取閱、儲存、維護與處置，以顯示所需品質/環境之達成，且證明品質/環境管理系統之有效運作。2.0 範 圍：2.1適用於ISO-9001/ISO14001/TL9000系統運作所使用之表單/記錄皆屬之。2.2 本公司品質/環境記錄涵蓋如下:2.2.1 品質記錄項目品質記錄資料權責/保管單位保存期限1客戶滿意度調查記錄營業單位3年2合約(訂單)審查記錄營業單位1年3工程樣品試作測試記錄研發單位至機種淘汰為止4設計及開發輸入資料研發單位至機種淘汰為止5設計及開發審查記錄研發單位至機種淘汰為止6設計及開發驗證記錄研發單位至機種淘汰為止7設計及
2、開發確認記錄研發單位至機種淘汰為止8設計及開發變更記錄研發單位至機種淘汰為止9產品可靠度試驗記錄實(試)驗單位至機種淘汰為止10合格供應商名冊及評鑑資料採購單位保存最新資料11進料品質檢驗資料進料檢驗單位(IQC)3年12物料進出及成品入、出庫資料資材單位1年13製程檢驗測試記錄製造單位1年14製程之不合格品修理記錄維修單位1年15客戶退貨維修記錄資料維修單位2年16儀器校驗、維護保養記錄儀校單位3年17製程IPQC巡迴檢查記錄品管單位1年18最終檢驗之成品品質檢驗資料品管單位3年19客戶抱怨處理記錄品保單位3年20矯正及預防措施記錄品保單位3 年21管理審查會議記錄(總)管理代表3年22內部
3、品質稽核記錄(總)管理代表3年23人員教育訓練記錄資料各廠人事/人力資源單位人員離職為止24機器設備預防保養記錄總務單位3年25持續改進記錄各單位3年26不合格品管制記錄各單位1年 2.2.2 環境記錄: 1環保法令及相關規定的資訊總務單位 3年2環境抱怨紀錄品保單位3年3訓練紀錄各廠人事/人力資源單位 3年4過程資訊製造單位1年5產品資訊業務單位1年6檢查及維護與校正紀錄總務單位3年7相關外包商和供應商的資訊外包/採購1年8突發事件報告總務單位3年9緊急事件準備與應變之資訊總務單位3年10重大環境衝擊的資訊總務單位3年11稽核結果(總)管理代表3年12管理審查(總)管理代表3年3.0 定 義
4、：略。4.0 權 責： 品質/環境記錄之執行、確認及保管由上述2.2所規定各廠各權責單位負責。5.0 程序內容：5.1 品質/環境記錄表格設計，由使用單位自行設計，但需經權責單位主管審查，核准後即可應用之。5.2 品質/環境記錄的蒐集由各單位依工作進行，做有系統的蒐集整理。5.3 品質/環境記錄檔案可分為文件檔與電腦檔(或兩種檔案並存)，若為文件檔者，請依5.4所述規定辦理，若為電腦檔者，請依5.5所述規定辦理。5.4 文件檔：5.4.1 品質/環境記錄填寫之注意事項：5.4.1.1 品質/環境記錄之文件、表單等資料，不可以鉛筆填寫，且字跡必須清晰，以資辨別。5.4.1.2 記錄修改時須於旁邊
5、空白處加以簽名或蓋章以示負責。5.4.2 品質/環境紀錄之核發：5.4.2.1 品質/環境紀錄之發行，須經由單位主管人員核准之，始可分發。5.4.2.2 品質/環境紀錄應視狀況發行至各相關單位參考使用。5.4.3 品質/環境紀錄之追溯性： 如合約中有規定之特別品質紀錄之追溯性應從其規定。5.4.4 品質/環境紀錄的保存期限至少一年以上，如有特殊，另行訂定之,請參照【品質記錄一覽表】(PHG-Q4-QC21)/【環境記錄一覽表】(PHG-E4-QC26),如客戶或法規有特別要求保存期限時須從其規定。5.4.5 品質/環境紀錄保存期限終止後，即由各保管單位自行作廢銷毀。5.4.6 各單位應將品質/
6、環境紀錄歸檔前，編組成檔案目錄，以便於歸檔調檔的使用。5.4.7 品質/環境記錄之彙整，須依不同資料別，分別設立檔案，並依序妥善存放，若品質/環境記錄資料為週期性連續性報表資料，可依日期先後順序歸納檔案。5.4.8 品質/環境記錄文件表單等資料，在調閱及分析時，必須易於取得及歸放，以便隨時驗證品質/環境之趨向，俾作為品質/環境改善及矯正措施之參考。5.4.9 所有品質/環境記錄資料必須有充分的訊息，足以追查所達成之品質/環境目標，並判定品質/環境管理系統之有效性，而且記錄之內容必須清楚乾淨以利於存取。5.4.10 品質/環境記錄若為傳真之感光紙，為避免儲存期間記錄內容因年久模糊不清，必須影印後
7、保存。5.4.11 品質/環境記錄取閱，廠內人員除保管單位及其直屬主管(含管理代表)及品管人員可直接取閱外，其餘需經保管單位主管同意方可取閱，若提供給廠外人員，需經品管主管或(總)管理代表(含)以上主管核准。5.4.12 記錄管理人員每年應清點全部檔案乙次，已屆保存期限者，依5.4.5項規定處理。5.4.13 品質/環境記錄的保管與保存，須注意儲存環境，避免文件受潮及防鼠蟲害。5.5 電腦檔：5.5.1 電腦檔的品質/環境記錄應依類別定義檔案名稱再賦予流水編號，並在電腦上建立檔名索引表，以方便索引查詢為原則。5.5.2 為防止品質/環境記錄資料在電腦上不當的流失，應作備份系統，並於每月定期up
8、date更新備份資料。5.5.3 電腦檔的品質/環境記錄文件，由權責單位主管在電腦上做簽核，核准後該份記錄文件即自動生效，不另外再做發行。而記錄所屬相關單位，可在電腦上查詢或列印，但無權做修改及變更。5.5.4 有關品質/環境記錄的修改變更作業，應由原負責單位在電腦提出申請，一樣須給單位主管簽核核准後，才算生效。5.5.5 電腦檔品質/環境記錄保存期限至少一年以上，請參照品質/環境記錄一覽表，已屆保存期限者，依5.4.5項規定處理。5.6 有關品質/環境記錄之製訂、變更、發行及作廢規定，請參照文件管制程序(PHG-C2-QC01)實施。5.7 為能有效對品質/環境管理系統的要求做管控,及瞭解品質/環境管理系統條款要求與文件之間的相互對應關係,製定【品質文件機能展開表】(PHG-Q4-QC22)/【環境文件機能展開表】(PHG-E4-QC27),並適時更新,以供系統管理者之參考。6.0 附 件：6.1 品質記錄一覽表(PHG-Q4-QC21)6.2 品質文件機能展開表(PHG-Q4-QC22)6.3環境文件機能展開表(PHG-E4-QC27)6.4環境記錄一覽表(PHG-E4-QC26) 7.0 相關文件：7.1 文件管制程序(PHG-C2-QC01)文件編號PHG-C2-QC04制訂日期2001年10月31日頁 次3/5版 本C3修訂日期2003年11月25日
