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1、第二部分 配置帐套和系统维护 博士品质 博士德软件第二部分 配置帐套及系统维护第四章 配置帐套在本软件中，帐套是处理业务的基本单位，在这个帐套的数据中，包括本企业内部的各种配件信息、所有的客户和供应商信息以及同各单位往来业务的单据等。当一个单位需要两套或多套帐并分别核算时，可以设置多个帐套。 配置帐套包括：另选报务器、新建帐套、拷贝帐套、删除帐套、备份帐套、选中帐套六部分。您可根据需要，新建一个帐套，也可以通过拷贝帐套从原有的帐套上复制一个帐套，当然，您也可以分别设置一个工作帐套、一个学习帐套等。配置帐套的具体操作如下： 在本软件主界面，单击配置帐套，弹出“帐套维护登录”对话框，如下图； 系统
2、登录是指操作员输入密码和进入系统时间，进入博士德配件管理系统的过程。 进入各操作模块，都要首先进行系统登录，不再做详细介绍。 在该对话框中，输入密码（系统默认密码为空），选择配置帐套的日期，单击确定按钮，弹出“帐套维护”对话框，如下图；注：1、在配置帐套时请把本软件正在使用或打开的所有应用程序关闭。2、若想把一套帐的数据导入到另一套帐中，请与本公司联系。l 另选服务器另选服务器是指当您的服务器计算机更改了，那么当客户机登录系统时，必须另选服务器；或者是您有多个帐套，而每个帐套的数据建立在不同的服务器计算机上的，当您选择的帐套不在当前服务器上时，需要另选有该帐套数据的服务器。另选服务器的步骤如下
3、：1） 在“帐套维护”对话框图中，单击另选服务器按钮，弹出如下对话框图：2） 在上图中可直接输入服务器名称，也可单击“。”按钮，在弹出的对话框中选择服务器；3） 单击确定按钮，弹出“帐套维护登录”对话框，更换服务器，重新登录。l 建立新帐套建立新帐套是指建立一个可以进行业务数据处理并存放业务数据的帐套。首次使用本软件管理您的公司，必须建立一个新帐套。如果您只是想熟悉一下本软件的业务流程，系统本身有一个演示帐套，可以在演示帐套里进行练习。也可以建立一个新帐套进行练习，然后删除掉这个帐套。本软件可以建立两个或两个以上帐套，这些帐套之间的数据互不影响。比如你的练习帐套数据和实际业务数据互相不影响。您
4、可以把两个时期的数据利用不同帐套来管理（比如年的数据在一个帐套里，、两年的业务在第二个帐套里）。建立多个帐套时，各帐套的数据是互相独立的，一个帐套中的数据在其他帐套中是看不见的。新建一个帐套的操作如下：1） 在“帐套维护”对话框图中，单击新建，打开“新建帐套”向导，如下图；系统自动给出默认的新帐套的“服务器”、“帐套数据库名”、“帐套名称”及“帐套说明”，“服务器”不能修改，其它项是可修改的，但数据库名称不要用汉字，选中新建为演示帐套复选项，则新建成一个演示帐套；2) 单击下一步按钮，弹出如下对话框图，输入本单位基本信息（打印信尾用）；3) 单击下一步按钮，弹出如下对话框图，选择成本核算方式、
5、销售额统计依据、入库单价、会计核算区间；注：本帐套的成本核算方式一旦确定，一般不再改动。以下两种情况您可以到“系统维护数据本单位基本信息”中重新选择。（1） 建帐后还没有发生销售和采购退回业务。（2） 经营期末结转以后。 4） 单击下一步按钮，弹出如下对话框图，设定小数位数；5） 单击下一步按钮，弹出如下对话框图，选择此帐套开始使用日期；6）单击下一步按钮，弹出如下对话框图；录入配件信息，您可以单击“是的，我要”按钮，从右边的列表中选择配件信息，单击“不，我自己输入”按钮，即不需要系统提供的配件信息；7）单击创建按钮，稍候片刻，配置帐套窗口列表中将出现新建帐套信息，至此新帐套建立完毕。l 选中
6、帐套选中帐套是指进入哪一套帐进行业务处理。选中后，所做的各项业务操作都将记录和存放在选中的帐套里。选中后，单击关闭，系统会自动记住并保留这个帐套选择。再次登录系统时，计算机直接进入选中的帐套。要对其他帐套中进行操作，必须退出目前的操作，然后进入配置帐套中，重新选中帐套。选中帐套的步骤如下：1) 在“帐套维护”对话框图中，用鼠标单击您所要选择的帐套，单击选中，系统提示请确认您要使用当前帐套吗;2) 单击确定，则选中此帐套；3) 单击取消，则取消本次操作。l 拷贝帐套拷贝帐套即在原帐套的基础上复制一个新的帐套。拷贝帐套的具体操作：1) 在“帐套维护”对话框中，单击您想要拷贝的帐套，然后单击拷贝按钮
7、，弹出“拷贝帐套”对话框图，如下图； 系统自动给出源帐套名称、库名，其中源帐套名称和库名不可更改，用户可以根据自己情况更改目标帐套的名称、库名。2) 单击确定，则拷贝一个帐套成功；注：目标帐套名不能与源帐套名称相同，目标数据库名不可与源帐套数据库相同。l 删除帐套 删除帐套是指当一个帐套无利用价值时，可以删除此帐套，此帐套的数据库文件也将被删除。删除后的帐套无法恢复。为了保证帐套的使用安全，在删除帐套时必须输入建立帐套时所输入的帐套密码，系统将再一次给您提示，然后将本帐套彻底删除，请您一定慎重使用！删除帐套的具体操作如下：1) 在“帐套维护”对话框图中，单击您想要删除的帐套，然后单击删除按钮，
8、系统提示“您要删除“X X”帐套吗？”；2) 如果确定要删除此帐套，单击是，弹出“删除帐套密码”对话框，输入帐套密码，单击确定按钮即可删除。单击取消，则此次操作无效，系统返回到“帐套维护”对话框。l 备份在今后的业务处理中，会产生大量的数据资料。这些数据资料非常重要！因此，每天下班之前备份系统数据是非常重要的！万一发生意外，我们就可以利用所做的备份来恢复数据，将损失降到最小限度。应确保在备份前关闭所有的应用程序。备份后，应保护好备份文件。备份的具体操作如下：）单击选取要备份的帐套；）单击备份按钮，弹出“数据备份”对话框图，如下图：）依照上面的文字提示，单击功能键小手，弹出如下对话框图，选择路径
9、和文件名；）文件名由系统自动生成，一般不要改动，单击保存后系统便将备份路径及文件名自动填入“数据备份”对话框图中的“选择路径和文件名”文本框中；）单击取消，则本次备份无效；6 ）单击开始备份按钮，系统进行备份，备份完毕，系统将给出提示；第五章 系统维护本章主要介绍系统的登录、数据备份、数据恢复和操作员的维护。如本单位基本信息和操作员信息等，在以后的清单打印时，计算机会将表头打印出来。如果您需要增加或者删改本单位基本信息，也可以在这里进行。系统维护的具体操作如下：1） 单击系统维护功能模块，弹出“系统登录”对话框，如下图：2) 单击“日期”旁的下拉按钮，弹出日期选择器，选择登录日期；3）单击“姓
10、名”旁的下拉按钮，选择操作员名称；4）填入“密码”，点确定；注：当您初次使用本系统时，系统默认的管理员为：管理员； 默认密码为：无； 默认日期为计算机的系统日期；5）如果您想改变系统的默认值，请在单击确定后，在“系统维护”窗口中点击“系统更改密码”，进行密码的更改；在操作员设置中重新设置操作员；（其它四个功能模块，都会出现此登录对话框，操作相同，请参照此处）6） 单击取消按钮，则取消本次操作，不进行登录；7） 单击确定按钮，进入“系统维护”界面。系统维护主要包括以下几个功能项：维护系统、维护数据、操作员维护及其权限设置。下面我们来进行详细的介绍：第一节 维护系统在“系统维护”界面中，单击系统按
11、钮，弹出“重新登录”、“更改密码”和“退出”三个功能菜单。l 重新登录当更换操作员或更改设置后，需要重新登录。单击重新登录按钮，弹出登录对话框，输入操作员和密码，密码正确了，才可以登录。l 更改密码1） 单击更改密码菜单项，则弹出“设置密码”对话框，如下图；2） 按照提示依次输入旧密码、新密码并进行确认，确认无误后单击确定，则新密码设置完毕；3） 单击取消，则取消此次操作。几点说明： 操作员和密码控制 如果操作员密码丢失，可以请求有系统维护功能权限的操作员在“系统维护操作员操作员维护重置操作员密码”中重新设置您的密码。如果所有人员均无法打开“系统维护”功能，请与程序供应商联系。 登录时间控制系
12、统登录的时间，可根据需要，选择任意时间进行登录。如果今天是18日，但发现15日的业务还没有完全录入，则可以选择15日进入系统，进行操作。第二节 维护数据维护数据主要包括以下几项内容：本单位基本信息的录入、数据的备份与恢复、拼音码（重置）和业务数据的结转与清除。l 本单位基本信息输入依次单击系统维护数据本单位基本信息，弹出“本单位基本信息”对话框图，填入本单位信息。l 系统参数设置1） 依次单击系统维护数据系统参数设置，弹出“系统参数设置”对话框图；2）设置成本核算方式、销售依据、入库单价、会计核算区间、是否自动盘点及单价金额的小数位数；3）单击确定按钮，确认本次操作；4）单击取消按钮，取消本次
13、操作。l 拼音码重置计算机会自动将配件名称、客户名称、供应商名称等，按照汉语拼音原则，取每一个汉字的汉语拼音第一个字头，给出拼音码。比如，活塞环HSH。这样，在以后的操作中，输入名称时，可以只输入其拼音码的全部或一部分，计算机会自动将所有含有该代码的配件提供出来，供你选择。比如：在名称中输入HS，计算机会将所有的活塞、活塞销、活塞环等调出来供您选择。具体操作如下：1） 在“系统维护”界面中单击数据拼音码重置（修改），弹出“拼音码（重置）”对话框，分别把配件名称、客户名称、供应商名称设置为拼音码。如下图所示；2） 单击重置全部，则可重新设置全部拼音码；3） 输入查询条件，单击搜索按钮，可查询欲重
14、置的信息；4） 单击重置本条，则重新设置当前选中的拼音码；5） 单击关闭，拼音码设置成功，系统返回到“系统维护”主界面。l 数据的备份与恢复 数据备份此处的数据备份与配置帐套中的备份操作上完全相同，只是这里的备份是指备份当前所使用的帐套数据，而配置帐套处的备份可对多个帐套一一备份。具体操作请参照配置帐套处的备份。 数据恢复 数据恢复就是用一个备份数据取代现在您正在使用的数据，其结果是系统内的现有数据将被备份数据取代，所以您要十分谨慎地进行操作。确保在数据恢复前关闭了所有的应用程序。具体操作与备份几乎一样，请参照配置帐套处的备份。l 业务数据的结转与清除系统正常运行一段时间后，将产生大量的数据，
15、其中可能有很大一部分冗余，例如：有的结转方式需要调整，有的客商其单位已撤消，有的库房已不再使用，这些都不能在帐套中修改或删除，否则将影响原有数据的完整性。而只能在新的一套帐中来更新，在新的这一套帐中，应该有原帐套中必需的一些数据如期末库存和各单位往来帐。这就需要用到结转功能。结转的另一个作用是计算机可以不必在大量的已过时的数据中查找、统计，而降低系统的反应速度。 经营期末结转 经营期末结转的操作如下：1）单击数据经营期末结转，弹出“期末结转向导”对话框，如下图；2）详细阅读以上内容，确定要结转后，单击下一步，弹出如下的对话框图，系统结转前要求原帐套的备份。3） 用户可依照上图文字提示来输入另存为新帐套的名称和库名（库名必须用英文字母命名）；-5）单击备份为新帐套（B）按钮，系统自动保存要结转的帐套中的数据，稍候系统提示结转成功。l 清除业务数据清除业务数据所实现的功能就是清除日常进货、销售业务过程
