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1、*公司管理标准编制审核批准归口部门实施日期 绝 密机 密 秘密文档名称：报销付款规定文档编号:NDA-F005版本号8页数1NOEDND-IA-F-005目录1目的22适用范围2术语和定义23.外来原始凭证23.自制原始凭证2。3报销3。4付款4职责权限。1业务经办人24.2审批人243财务部24。4综合管理部35报销的控制要求51时间规定35。审批分权控制35。3报销要求35。报销证明文件56付款的控制要求6。1一般要求62时间规定66。3付款流程6。付款申请单审批流程6。付款要求77罚则8.1未按规定时间履行报销手续82无法取得合法票据也无法收回货款88附则98。1付款申请单的样式和说明9
2、8。2报销单的样式109相关文件和记录2.1-A-F05-0公司报销单请款单129.2NDIA-5R02差旅费报销单出差申请单129.3NDI-G14 审批权限规定12。4NIH1-0总经理基金使用规定29。NDIAH-1300 误餐补助标准129。NDA14 差旅费管理制度29。7D-IA14001 印尼出国费用标准管理办法12。8D-F04 手机话费报销管理办法129.9-IAH21 奖惩制度11 目的本文件规定了报销时限和付款时间，规范了票据的取得、粘贴和填写，办理RP付款申请要求。2 适用范围本文件适用于海王星母子公司及其事业部。3 术语和定义3.1 外来原始凭证指在经济业务发生时从外
3、部取得，证明其业务实质的票据。如购货时取得的发票、车船机票、住宿发票、出租汽车票等正式发票和行政事业性收费统一收据。3.2 自制原始凭证指单位自行制定并由有关部门或人员填制的凭证,如报销单、请款单、付款申请单、入库单、出库单、收款收据、成本计算单等.3.3 报销指经办人使用备用金或个人款项等垫支后，取得原始凭证，按ND-AG14审批权限规定批准后，到财务冲抵借款或领取款项的行为。3.4 付款指因接受他人商品或服务，且满足NDIA-G1审批权限规定和公司相关规定后，申请财务直接支付给对方款项的行为。4 职责权限4.1 业务经办人4.1.1 应取得符合报销、付款要求的原始凭证等资料。4.1.2 应
4、按规定履行报销、付款申请手续，不得重复申请付款。4.2 审批人应根据NDIA14审批权限规定审核与报销、付款有关的业务的真实性、价格合理性,确认真实、合理后予以审核批准，审批人签字确认后，若有问题需要承担行政责任。4.3 财务部4.3.1 负责规范付款申请单审批权限。改成：(负责审查监督各审批人执行公司审批权限）4.3.2 在规定时间完成报销单、付款申请单等的审核及销帐付款工作。4.4 综合管理部4.4.1 应根据-IAG14审批权限规定设置用友ER采购订单审批流程。4.4.2 应根据本文规定设置用友ER付款申请单审批流程。5 报销的控制要求5.1 时间规定5.1.1 办理时间5.1.1.1
5、一月份,5日(含）以前,每天办理报销业务；5日以后，每周二全天、周三、周四上午半天办理报销业务。5.1.1.2 二月份至十一月份,每月7日(含）之前,每周二全天、周三、周四上午半天办理报销业务，其他时间不办理报销业务。5.1.1.3 十二月份，20日以前的每周二全天、周三、周四上午半天办理报销业务,20日（含）以后，每天办理报销业务.5.1.2 报销时限5.1.2.1 借领支票应在一周内报销。5.1.2.2 自外来原始凭证开具之日起0天内到财务部办理报销手续。为此，异地作业的项目组,项目经理应指定经办人,以十五天为周期，每月日、日将报销单据递交至财务部报销5.1.2.3 跨年度的报销最迟不得超
6、过次年的一月五日。5.1.2.4 一万元(含）以上报销需要支领现金的，应在前一天的1：30前通知出纳。5.2 审批分权控制费用实际报销人和审批人应按照分权原则,自己不能审批自己的费用，主管部门负责人发生费用,则需上一级领导审批。5.3 报销要求职责人事项要求业务经办人业务经办人原始凭证的取得1. 取得与经营活动有关的合法真实票据.发生5。2所述业务，应附有证明文件。2. 应有清晰、齐全的发票专用章.税务机关代开的发票应有税务机关代开发票专用章.3. 单位台头正确，票据项目齐全一致，字迹清楚。大小写金额不得修改。其他内容发生错误，更正后应在更正位置加盖有发票章.4. 未注明具体内容的商品或服务发
7、票,如“材料一批”、“办公用品”、“食品“日用品”“图书”等,应附有加盖发票章的明细清单。材料、低耗品等实物采购的报销应随附入库单或接收单.5. 票据不慎丢失，应取得发票开具方加盖发票专用章的发票复印件。同时，应出具详细的书面报告写明原委,按照审批权限报批。6. 开票方、收款方与合同供方应一致.7. 以公司员工名义在税务局代开的发票，与业务实质不符，不得报销。8. 代开发票税务局与施工(劳务)发生地不符的,不得报销。9. 抵票一律不予报销10. 报销机票时必须附行程单。11. 报销快递费用需要附快递单。报销单据的填写1. 涉及到出差（外出)办理公务的(即交通费、住宿费、差旅补助等）,应填写差旅
8、费报销单,其他情况下使用公司报销单.2. 差旅费报销执行公司NAH-4差旅费管理规定。差旅费报销单上应注明出差任务、时间、地点、行程安排、交通工具、出行人数等信息，两人以上出差时,差旅费报销单应列明每个人的费用明细，如周末出差,则需要写明周末出差原因,并由部门经理签字;差旅费报销涉及交通费、住宿费,应填写差旅费报销单附表一,写明交通费和住宿费明细;差旅费报销时应附出差申请单.住：出差补助应与交通费、住宿费同时报销，不得单独报销各项补助。3. 使用黑色签字笔,字迹工整，不得涂改、刮挖补擦。4. 同时用于多个部门或项目的,应根据每个部门或项目应负担的比例将费用分摊,明确注明,分行填列。报销时无法区
9、分归属部门的，按照谁签字谁暂时负担的原则,月末2日暂时负担的部门应向财务部提供当月领用（耗用）统计表，列明领用部门、领用金额等重要信息。5. 大小写金额必须一致，合计小写金额前加注币值符号。大写金额除有分的,后面一律加“整”或“正”字。6. 每月固定发生的费用应注明所属期间。公司自有车辆每年固定发生的费用(交强险、商业险、年检费、验车费、车船使用税等)应注明所属期间和车牌号。7. 招待费报销时须另附A5纸张大小明细，明细报告招待的客人单位、人员、人数及陪同人员、人数及工作任务，报销餐费需要附点菜单.8. 加班报销餐费经考勤管理者签字确认后，由主管（副）总经理审批,报销金额参照出差误餐补助标准报
10、销，随附A纸张大小用餐人员明细表。9. 公司报销单经办人处应填写实际报销人员，不能由其他人代填。报销单据的粘贴1. 所有报销的原始单据应另附粘贴纸,使用胶水一张张错落有致地按照报销单所列时间顺序粘贴(粘贴纸为二分之一A4纸大小）。2. 粘贴时单据不应颠倒放置，不应覆盖金额等重要信息。在粘贴纸上应注明所贴单据的张数及金额。3. 如原始单据背面为蓝绿色或紫色自动复写的，粘贴时应将单据的正面粘贴在粘贴纸上,以防日久脱落。4. 增值税专用发票不要粘贴折叠,应保持整洁、平整。5. 不得使用订书钉、回形针、大头针等装订单据。发票粘贴方式如下图: 备案1. 总经理基金报销执行DI-H-30总经理基金使用规定
11、。业务经办人持审批后的单据，到人力资源部指定人员处备案，然后到财务部会计处稽核。2. 通讯费报销执行NDIA-F004手机话费报销管理办法.业务经办人持审批后的单据,到综合管理部指定人员处备案,然后到财务部会计人员处稽核。3. 差旅费报销执行N-IAH4差旅费管理规定，业务经办人持审批后的单据,到人力资源部指定人员处备案，然后到财务部会计处稽核。会计财务稽核1. 合规性审核（1） 是否符合NDIAG14审批权限规定。涉及委托授权的,是否有授权文件邮件进行审批时,应抄送财务报销审核人员,不能将审核同意后的邮件转发给财务审核人员。（2） 是否符合公司相关管理规定,如NDIAH1差旅费管理规定、DI
12、-H3-005总经理基金使用规定等。（3） 财政专项资金补助项目必须在预算内报销,且符合国家有关制度办法。（4） 报销费用标准高于公司制度规定的标准,或公司制度未做规定的,则需总经理特批.2. 完整正确性审核.（1） 外来原始凭证是否符合要求。（2） 报销单据的填写是否符合要求。（3） 开票方、收款方与合同供方是否一致，如不符,则不予报销。出纳付款出纳人员根据会计审核后的报销单据予以报销;基地出纳人员收到报销单应先由总部财务部进行审核,审核无误后才能予以报销。5.4 报销证明文件5.4.1 会议费，应有会议通知、地点、会期、会议纪要、参会人员的签到单等资料。5.4.2 向非金融机构或个人借款而
13、支付的利息,须有借款合同(或协议)、付款单据;在按照合同要求首次支付利息并进行税前扣除时，应提供“金融企业的同期同类贷款利率情况说明”。5.4.3 根据法院判决、调解、仲裁等发生的支出，应有法院判决书、裁定书、调解书,以及可由人民法院执行的仲裁裁决书、公证债权文书。5.4.4 向员工及家属支付的赔偿费,应有赔偿协议、相关部门出具的鉴定报告（或证明)、法院文书以及当事人签收单。5.4.5 因产品(服务）质量问题发生的赔款和违约金等支出，应有质量赔款协议、质量检验报告（或质量事故鉴定)、相关合同、法院文书。5.4.6 水电费应有水表、电表的抄表记录。与其他企业、个人共用水电的,应有盖章(或签字）确
14、认的水电分割单、水电部门开具的水电发票的复印件.5.4.7 运费的合同或佐证应有以下信息（1)实际受票方(甲方)；（2）承运人（乙方);(3）收货人；（4）发货人;()起运地、经由、到达地；(）费用项目及金额；(7)运输货物信息;（8)车种车号;（9）车船吨位。6 付款的控制要求6.1 一般要求6.1.1 以下常规业务在报销时能同时提供完整原始凭证,且无未了应付款项,可不通过用友ERP办理付款手续，填制纸质报销单据即可。6.1.1.1 工资、五险一金;6.1.1.2 体检培训费、人身安全保险费；6.1.1.3 专利费等行政事业性收费;6.1.1.4 投标、履约等保证金、押金;6.1.1.5 对外投资、归还
