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1、部门档案管理制度交旅地产公司开发部档案管理办法一、总则1、 为加强部门档案工作 ,充分发挥档案作用 ,全面提高档案管理水平 ,有效地保护及利用档案 ,为公司发展服务 ,特制定本制度。2、 部门档案 ,就是指部门从事经营、管理以及其她各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、 图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案与非受控档案。3、 承办人员应保证经办文件的系统完整 (公文上的各种附件一律不准抽存 )。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚 ,不得擅自带走或销毁。二、文件材料的收集管理1、部门指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由部门
2、经办人员负责整理,交部门负责人审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料 ,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、归档范围部门档案管理制度1、重要的会议材料 ,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本部门对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本部门的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本部门牵头与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本部门的大事记及反映本部门重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求1、档案质量总的要求就是:遵循文件的形成规律与特点,保持文件之间的有机联系,区别
3、不同的价值 ,便于保管与利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起 ,不得分开,文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。部门档案管理制度5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起 ,即批复在前 ,请示在后 ;正件在前 ,附件在后 ;印件在前 ,定稿在后 ;其它文件材料依其形成规律或特点 ,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面 ,应逐项按规
4、定用钢笔书写,字迹要工整、 清晰。7、分类建立电子档案目录,便于查阅五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。六、档案的利用1、部门档案只有公司内部人员可以借阅,报主管人员批准后 ,方可借阅 ,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准 ,受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、 建立档案出入台账 ,建立借、查、阅登记簿 ; 档案借阅的最长期限为两周 ;对借出档案 ,档案管理人员要定期催还 ,发现损坏、丢失或逾期未还 ,应写出书面报告 ,报总经理处理。部门档案管理制度3、 必须严格保密 ,不准泄露档案材料内容 ,如发现遗失必须及时汇报 ,追求责任。4、 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等 ; 不得任意摘抄或复制案卷内容 ,如确有需要 ,必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案 ,保持整洁 ,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借 ,必须专人专用。7、用毕按时归还 ,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。七、本办法即日起开始执行。开发部二一一年四月十二日
