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1、格林兰德（山西）矿业装备制造有限公司管理制度综合办公室管理制度2 目 录第一章 文明办公规定1第二章 员工形象礼仪规范2第三章 会议管理制度6第四章 对外接待制度13第五章 档案管理办法 17第六章 公文管理办法 31第七章 车辆使用和管理办法 41第八章 印章、介绍信使用管理办法 45第九章 办公物品管理办法 48第十章 文印、传真使用规定51第十一章 员工保密管理规定 52第十二章 督办工作制度54第十三章 值班管理制度56第十四章 信息管理制度 57第十五章 诉讼与非诉讼案件管理制度 60第十六章 合同管理办法63编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第1页
2、共1页第1章第3章文明办公规定为给员工创造一个安静、舒适、整洁、卫生文明的办公环境，提高公司对外形象，特制定本规定。第一条 本规定适用范围为公司全体员工。第二条 公司员工都应树立公德意识，严格自律，养成良好的卫生习惯，爱护公共环境。第三条 员工应随时清洁自己的办公区域，保持桌面整洁，会议室使用后应及时规整桌椅并清扫干净。第四条 员工不得在非吸烟区域吸烟，不随地吐痰，不乱扔纸屑、烟头、包装、材料等杂物，不乱涂乱画。第五条 员工不得在工作时间及办公区域内进食。第六条 员工应爱护企业报刊、杂志，阅读后应及时归还到指定地点。报纸应放在报夹上，不得随意乱扔报纸。第七条 垃圾入篓，废旧文件销毁，洗手间用后
3、应及时冲洗。第八条 公司相关职能部门应随时检查并督促办公场所的清洁工作，进行现场管理，发现问题及时指出并跟进处理结果。第九条 违反上述规定，视情节轻重，根据公司绩效考评具体办法进行处理。本规定由综合办公室负责解释。第1章第3章第2章第3章员工形象礼仪规范第一条 员工着装规范 1、员工衣着应当合乎公司形象及部门形象，原则上员工穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落，工作时间应统一着装。在重要场合按要求着装。2、员工衣着要求得体、协调、整洁、悦目。3、上衣、裤子、领带、手帕等最好相配，衣服平整，符合时节。4、西装左胸前口袋不放手帕以外的任何东西，禁止两手下垂插入下口袋中。5、男士长袖衬衫要塞在裤
4、腰内，袖子最好不要卷起，长裤有腰攀，应穿上腰带或背带。6、女士宜化淡妆，勿戴过多饰品，裙装应配过膝长袜；领口过低、过短的衣服不宜穿着。第二条 员工社交谈吐规范1、在公司交谈请讲普通话，交谈中善于倾听，不随便打断他人谈话，不鲁莽提问，不问及他人隐私，不要语言纠缠不休或语带讽刺，更勿出言不逊，恶语伤人。2、与客户交谈诚恳、热情、不卑不亢，语言流利、准确。业务之外，注意话题健康、客观。3、与同行交谈，注意措辞分寸，谦虚谨慎，维护公司形象，不互相倾轧，客观正派，不涉及同行机密。第三条 员工举止行为规范1、遵守考勤制度，准时上、下班，不迟到、早退。病假、事假需及时申请或通知部门主管，填报请假单。2、上班
5、时间禁止在非吸烟区域吸烟，保持良好精神状态，精力充沛，精神饱满，乐观进取。3、对待上司要尊重，对待同事要热情，处理工作保持头脑冷静，提倡微笑待人，微笑服务。4、开诚布公，坦诚待人，平等尊重，团结协作，不将个人喜好带进工作中，不拉帮结派、党同伐异。5、热情接待每一位来宾，不以貌取人，不盛气凌人，与客人约见要准时，如另有客人来访需等待时，应主动道歉。6、保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫他人。7、出入会议室或上司办公室，主动敲门示意，进入房间随手关门。第四条 员工日常活动行为规范1、员工上班时间要始终以饱满的热情，尽职尽责，真诚协作，高效、快捷地向顾客提供最佳服务。员工应具备优良的道德品质，有事必报
6、，有错必改，不得文过饰非，阳奉阴违，诬陷他人。2、接打电话规范（1）员工电话行为应符合规范，注意控制语气、语态、语调、语言亲切、简练、有礼、客气。（2）及时接听，勿让铃声超过三遍，迟接电话须表示歉意。（3）使用代表公司的规范用语问好，例如“您好”等。（4）仔细、耐心倾听对方讲话，决不要打断对方解释。（5）准确记录、转告电话内容，主动帮助解决顾客要求，及时转告并督促同时回电。（6）谈话结束，表示谢意，等待对方先挂电话。（7）工作时间与业务无关电话应简短扼要，精细工作期间禁止接听电话，如有急事，由管理人员转告。3、接收名片规范（1）名片是员工对外交往的工具之一，使用名片，应讲究一定礼节。（2）主动
7、向对方递送名片，递送时身体稍欠，使用双手，从正面向对方递送。（3）接取对方名片同样欠身，双手，接过名片后认真看一遍，诵读对方姓名、职务，妥善保留。（4）谈判时，应将对方名片排列在桌上，对照再认，结束后放入口袋或公文包保管。（5）如果客户率先递出名片，应表示谢意，再递送自己的名片。第五条 员工工作证胸牌使用规范1、由公司发给工作证和胸牌，员工要随时携带工作证，员工在工作时，必须佩带胸牌。2、工作证、胸牌如有遗失、被盗，应立即向部门报告，经部门领导签字，可到综合办公室、人力资源部补领，如因长久磨损，应及时以旧换新。第六条 宴请规范1、衣冠整洁，准时到场。2、宴请地点要适合客户的喜好，最好由客户选定
8、。3、陪客人数不宜超过客人数，如果只有一位客人，可有两位陪客。4、分清主次位置，领客人就座后方可就座进餐。5、进餐时举止文明，不能醉酒失态。6、注意协调气氛，力求和谐友好，热烈，但不要喧宾夺主。7、不要在客户面前领取收据或付款。8、不可留下客户先行离开，等客户离席后，方可离席。第七条 工作现场行为规范1、养成讲卫生的美德，不随地吐痰，不丢纸屑、果皮、烟头和杂物，不乱涂、乱画。2、办公室保持整洁，无污痕，文件入橱或摆放整齐。3、正确使用并爱惜饮用水器具，保持洁净。4、经常擦洗绿化植物，保持环境怡人。5、车间保持井然有序，物品堆放整齐。第3章第3章会议管理制度为了加强公司会议管理，提高会议形式的行
9、政决策效率，达到集思广益、促进沟通、统一思想的目的，特制定本制度。第一条 会议种类（一）董事会议1、出席人员：公司董事会成员、董事会秘书2、会议内容：公司重大事项决策公司章程的修改公司注册资本增加、转让公司重大变动事项公司生产经营年度方针目标的制定其它需经董事会研究决定的事项3、会议组织：公司综合办公室4、会议周期：根据董事长提议召开5、会议主持人：公司董事长6、会议纪要：综合办公室（二）总经理办公会议1、出席人员：公司总经理、党委（副）书记、副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、综合办公室主任、人力资源部主任等。2、会议内容：组织实施公司董事会决议；拟订公司生产经营计划、技术创新和投资方
10、案；制订公司的发展规划；拟订公司内部管理机构设置方案及基本管理制度；提出公司年度财务预算方案、决算方案、利润分配方案及弥补亏损方案；决定总经理有任免权的人员任免事宜，提出总经理有聘任或免职建议权的人员任免建议；对公司章程规定的或经董事会授权由总经理负责的人事、财务、资产、技术、市场、项目筹划等方面重大事项作出决策；根据总经理提议，对某公司重大事项进行专门研究和部署。3、会议组织：公司综合办公室4、会议周期：由总经理根据情况决定召开5、主持人：总经理6、会议纪要：综合办公室 （三）公司办公例会1、出席人员：公司总经理、党委（副）书记、副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、各部门主任、各车间主
11、任。2、会议内容：总结公司上周工作计划完成情况；研究部署本周工作；讨论公司重大问题，提出解决方案；专题研究公司工作进度中的某一重大问题或突发事宜。3、会议组织：综合办公室 4、会议周期：每周一次5、会议主持人：总经理或总经理委托的副总经理（四）经营活动分析会 1、出席人员：公司总经理、副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、各部门主任。2、会议内容：汇报公司上月生产经营计划执行情况；确定公司本月生产经营计划；预测本月生产经营计划进展情况；研究上月奖励有关事宜；分析经营活动成果，评价公司各方面工作状况，提出改进措施。3、会议组织：综合办公室4、会议周期：每月上旬末，下旬初5、会议主持人：主管经
12、营工作的副总经理6、会议纪要：综合办公室（五）生产调度会（含安全、消防、生产、技术、质量分析）1、出席人员：公司副总经理、总工程师、综合办公室、生产部、市场部、技术中心、总师办、品管部、采供部、各车间主任。2、会议内容：调度平衡生产进度，研究解决生产管理部门、车间不能自行解决的重大问题。研究日常技术准备工作及原辅材料、备品备件准备工作。汇报总结安全生产、治安、消防工作情况，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。汇报总结产品质量情况，讨论分析主要原辅材料质量及备品备件质量，研究提出改进措施。3、会议组织：生产部4、会议周期：每周一次5、会议主持人：生产副总 6、会议纪要：生产部（此会议纪要应报
13、综合办公室备案）（六）公司绩效考评会议1、出席人员：公司绩效考评领导组成员2、会议内容：对公司各部门工作情况进行综合考评，并对总经理工作指示及公司会议安排事项的督办完成情况提出绩效考评意见。3、会议组织：人力资源部4、会议周期：每月一次5、会议主持人：总经理助理6、会议纪要：人力资源部（此会议纪要应报综合办公室备案）（七）公司年度工作会议（年中工作会议） 1、出席人员：总经理、党委（副）书记、副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、各部门主任。2、会议内容：总结公司上半年工作完成情况；对下半年公司工作做出安排部署；3、会议组织：综合办公室4、会议主持人：总经理5、会议纪要：综合办公室（八）公
14、司资金协调会议 1、出席人员：副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、综合办公室、财务部、采供部、市场部、销售部。2、会议内容：对公司月度、季度资金收支作出协调计划。3、会议组织：财务部4、会议主持人：总会计师第二条 会议管理部门（一）公司综合办公室统一管理公司各种会议。（二）会务工作主要由综合办公室承办，其它部门主办的会议，综合办公室应予以协办。（三）公司财务部应加强对会议开支方案的审核，减少不合理费用。（四）除其它部门主办的会议资料各自进行其档案管理外，会议资料由综合办公室统一整理、立卷，存档。（五）综合办公室每月初应对公司各例会和各种临时会议，统一平衡并制定会议计划，分发给公司主要管理人员及有关人员。（六）对于准备不充分、重复性
