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1、第一章 绪 论本章学习要求：秘书职业与秘书工作古已有之，距今已有四千多年的历史。但作为研究秘书工作规律的秘书学，却还是一门很年轻的学科。本章简要介绍秘书的含义、类别及秘书职业特征，秘书工作的内容、特点及秘书工作的作用，秘书学的含义、研究对象及秘书学的研究方法。理论问题不是本书研究的主要目的，因此，不作深层的挖掘。要求通过学习，了解本学科的形成和发展的历程。第一节 秘书的含义和职业特征学习目标：l 了解并领会秘书概念的含义、秘书的种类及各类秘书的职责；l 了解并掌握秘书的职业特征。案例导入：小姜大学毕业以后，应聘到中信集团下属的宏达贸易公司工作。凭着她的聪明和能力，经过一段时间的努力，被公司罗经
2、理看中，调到经理办公室当秘书。到经理办公室后，姜秘书更是干得有声有色。近些天，姜秘书很兴奋，因为几天后总公司的李副总经理要来他们公司视察工作。罗经理点名让她陪同一起向李副总经理汇报工作。姜秘书心想机会来了，她要精心准备一番，一定要在副总经理面前好好表现一把，不光让罗经理脸上有光，说不定借这次机会，得到副总赏识，以后还有可能调到总公司工作。所以，在李副总经理视察期间，姜秘书总是抢着介绍公司的具体情况，从现状到未来发展趋势，从具体工作到宏观评价，侃侃而谈，娓娓道来，无一遗漏。对自己了解得不太准确的情况，也能灵机一动，迅速作出汇报。对李副总经理给公司布置的任务，她也毫不犹豫地满口应承下来。视察结束后
3、，姜秘书还给李副总经理留了名片，并向李副总表示：今后不管要办什么事，无论公私，都可以直接找自己。送走李副总经理后，姜秘书对自己的这次表现有些沾沾自喜。正暗自得意，却发现罗经理的脸色有些不对头。罗经理对她的这次表现，并没有表扬，只冷冷地说了一句：“辛苦了。”过了几天，姜秘书被调到销售科当业务员去了。她怎么也没有想到会落得这么个结果。秘书的职责是辅佐自己的上司，做好服务工作，而绝不是主角。姜秘书由于忽视自己工作和职权的界限，积极主动“过头”，出现“越位”现象。表现在：一是汇报工作越位；二是表态越位。在工作中，秘书因表现欲过强而造成工作越位，必然会干预到上司的职权范围，这是上司绝对不能容忍的。(根据
4、孟庆荣主编秘书工作案例及分析的案例修改，清华大学出版社2007年6月版)一、秘书的含义(一)秘书是一种职务或职业(1)在我国，原指宫禁中的密藏之书。晋书荀勖传：“得汲塚古文竹书，诏勖撰次之，以为中经，列为秘书。”后引申为撰制、掌管文书的官员。如在东汉时设秘书监、秘书令等从事该工作。(2)在西方，“秘书”一词源于拉丁文，其意是“可靠的职员”。后泛指政府、社会组织和个人聘用的从事公务服务、处理文字及办公事务的工作人员。(3)辞海对秘书一词的定义为：“职务名称之一。协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项。”(4)现代汉语词典(修订本)
5、对“秘书”的定义是：“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。”(5)国际职业秘书组织对秘书的定义是：“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、在授权范围内作正确决定的经理助手。”(6)苏联有关教材对“秘书”的释义是：“秘书是一项普通的职业，其职能主要是为机关提供称为秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。”上述定义对秘书的表述各不相同，但都指出秘书是一种社会职务或职业，是辅助领导管理，为领导提供服务的工作人员，对秘书的基本含义作出了明确的界定。(二)秘书是一种职务名称(1)英国、印度、巴基斯坦等国的内阁部长就称为秘书。如外交秘书、国防秘书等。他们拥有法定
6、的专门职权，属国家高级官员。(2)各国外交使团的外交官员中设有一等秘书、二等秘书、三等秘书，是介于参赞和随员之间的外交官，受使馆首长之命可独立开展工作，享有外交特权与豁免权。这种有着专门职务名称的人员具有管理决策的权力，其职权已超出做辅助管理的领域，因此，它不属我们所要研究的“秘书”的范畴，故本书不对其进行阐述。二、秘书的类别(一)现代秘书的类别1 按服务对象和经济来源分类按服务对象和经济来源不同，可分为公务秘书和私人秘书两大类。(1)公务秘书：指为各级党、政、军、群机关和事业单位的领导服务，由组织和人事部门选调，从国家或集体领取报酬，在编制上属于该机关、单位的国家工作人员。(2)私人秘书：指
7、为企业、外国商社、三资企业、私营企业主服务，由他们聘请并支付报酬，不属国家编制的文员。2 按不同行业或所属部门分类按不同行业或所属部门分类，可分为党务、行政、经济、军事、司法、文教秘书等。这其中还可进一步细分为若干小类，如在经济部门，可具体分为工业、农业、金融、保险、税务、商业等行业的秘书；在文教部门，又可具体分为文化、教育、卫生、体育、宣传、文艺、科研等部门的秘书。3 按业务范围的宽窄分类按业务范围的宽窄分类，可分为通用秘书和专业秘书两大类。(1)通用秘书：是指在我国党、政、军、群机关中担任秘书工作的秘书。这是我国当前秘书群体的主要部分。(2)专业秘书：是指在各行各业中担任秘书工作的秘书，如
8、企业秘书、科技秘书、教学秘书等。4 按辅助的对象不同分类按辅助的对象不同分类，可分为集体秘书和个人秘书两大类。(1)集体秘书：是指辅助领导班子群体的秘书。我国党、政、军、群机关和企事业单位一般都实行集体秘书制。(2)个人秘书：是指辅佐领导者个人的秘书。我国高、中层机关、团体的主要领导人和大型国有企事业单位的主要领导人，都配备有专职个人秘书。5 按秘书自身的特长分类按秘书自身的特点分类，可分为参谋智囊型秘书、事务型秘书、公共关系型秘书、技术型秘书、秀才型秘书和综合型秘书等。6 按秘书的精力投入情况分类按秘书的精力投入情况分类，可分为专职秘书和兼职秘书两大类。7 按工作性质和工作内容分类按工作性质
9、和工作内容分类，可划分为文字秘书、机要秘书、行政秘书、通信秘书、生活秘书、事务秘书、法律秘书、信访秘书、科技秘书、外事秘书等。这种分类是目前比较普遍和通用的分类方法。(二)现代秘书的职责1文字秘书文字秘书是指以文字工作为主的秘书。主要负责撰拟公文、综合情况、沟通信息、参与政策研究、协助领导进行公文把关等职责。2机要秘书机要秘书是指专管机密文件和负责机密性事务的秘书，主要在高、中层领导机关和机密性较强的机关、单位。其主要职责是：收发和管理机密文电及其他机密材料，负责领导干部办公事务的保密工作，做好领导干部交办的各项带机密性的事务工作。3行政秘书行政秘书是指协助领导者处理各种行政事务的秘书。这是秘
10、书群体中的主要类别，他们不但有辅助领导者处理各种公务的职责，同时还担负一定的文字工作。4通信秘书通信秘书是指负责整个机关和领导的通信工作的秘书。其职责是管理通信事务以及各种通信设备。5生活秘书生活秘书是指负责领导层或领导者个人日常生活事务的秘书。其职责是负责安排领导者的起居、作息、医疗保健，在生活方面给领导层或领导者个人提供各种服务和帮助。6事务秘书事务秘书是指从事机关程序性日常工作为主的秘书，如负责文书、协调、督察、信访、会务、印鉴、接待、值班等事务性工作的秘书。7法律秘书法律秘书是指辅助法律事务工作者开展工作，提供法律咨询和法律服务的秘书。其职责是负责接待或陪同律师访问当事人，记录整理当事
11、人口述，起草、打印法律文件，安排法律事务的处理程序，保管法律文件或证明材料，执行律师交办的其他事务等。8信访秘书信访秘书是指接待和处理人民群众有关来信来访事宜的秘书。其职责是通过办信、接访，沟通领导机关与人民群众的联系，倾听人民群众的呼声，保障人民群众合法权益，加速政策、政令的贯彻落实。9科技秘书科技秘书是指在科研、学术机构中从事辅助工作的秘书，也包括为高层党、政、军、群机关的领导者、专家、学者配备的专职科技秘书。其职责是协助领导者、专家、学者实施对科技工作的领导，协助进行科学研究、科技协作、科技交流等活动，处理与科技工作有关的行政事务和经济事务，搜集、整理科研信息等。10外事秘书外事秘书是指
12、从事对外事务工作的秘书。外事秘书多在专门的外事机构和某些高层领导机关设置，在外事活动较多的机关、单位也可配备专职或兼职的外事秘书。其职责是负责外宾接待、洽谈、签约等一系列的服务性工作。此外，在有的机关、单位，根据各自工作的需要，还设有新闻秘书、医学秘书、外文(翻译)秘书、教学秘书等。三、秘书的职业特征(一)辅助性管理从管理系统看，领导处于主导地位，属于管理的中心；秘书则是处在为领导中枢和领导者的工作创造各种便利条件，以保证领导中枢和领导者顺利地进行工作的地位。因此，秘书具有辅助性管理的特征。1)参与管理的辅助性秘书能参加领导班子的各种会议并参与研究有关问题，可以提出解决问题的意见和建议，但只有
13、发言权，没有表决权，更没有决定权。2)辅助管理的全过程性秘书对任何一项事务的管理都是全过程地参与。即从管理开始的前期获取信息，并对所获取的信息进行综合分析，从中发现问题，再根据需要和可能提出解决问题的方案，把方案提供给领导决策；然后对决策方案的实施进行协调监控直到最终目标的实现。整个管理的全过程工作，秘书都参与，是从开始到结束的全过程地辅助管理。3)处理事务的被动性秘书处理任何问题，只能按领导的意图和指示精神办理，不能超越自己的职权范围，不能背离领导的意图和指示精神自作主张。4)工作结果的幕后性秘书只能隐匿在领导的身后，出主意，想办法，献计献策，而不能走上前台，与领导“抢镜头”，他只能当“配角
14、”而不能当“主角”。(二)综合性服务秘书是领导的左右手，秘书部门是机关、单位的综合性服务部门，其工作涉及机关、单位工作的方方面面，具有工作内容的全面性、活动范围的宽广性以及主体角色的多重性，从而决定了秘书在进行工作时有着鲜明的综合性的特点。1)工作内容的多样性秘书和秘书部门的工作涉及机关和单位的所有方面，许多无法交到职能部门承办的工作都由秘书部门去办理。秘书部门实际上成了“不管部”。2)综合服务的全面性秘书辅助领导者的工作，其工作内容极其广泛，领导工作涉及哪里，秘书工作就要延伸到哪里，在宽范畴工作面上为领导者提供全方位的服务工作。3)工作服务的前导性秘书和秘书部门联系上下左右，沟通协调，出谋献
15、策等，这些事务都是在工作开展的前头就要先做；同时，任何单位、任何人来机关、单位办事，不论其内容如何，都是先找秘书和秘书部门，由秘书和秘书部门负责接待，然后按对方提出的要求和问题的性质，或由秘书和秘书部门亲自处理，或由秘书和秘书部门转交有关职能部门负责处理，这也是在工作开展的前头就先行处理。因此，秘书工作具有前导性。第二节 秘书工作的内容、特点和作用学习目标：l 了解和掌握秘书工作的主要内容；l 了解并领会秘书工作的主要特点与秘书工作的作用。案例导入：微软的总裁比尔盖茨曾说过：“我和微软的成功因为有露宝。”露宝正是他的秘书。创业时的微软都是年轻人，做软件、搞开发都是能手，但内务却一团糟。微软的第一任秘书是个年轻漂亮的女大学生，除了自己分内的事，对其他任何事情都是一副不闻不问的冷漠劲儿。没过多久，比尔盖茨就要求总经理伍德给他换一个秘书。一天，伍德一连交上几个年轻女性的应聘资料，比尔盖茨看后都连连摇头：“难道就没有比她们更合适的人选了？”比尔盖茨理想中的女秘书应该干练、稳重，而不是花瓶式的摆设。伍德犹犹豫豫地拿出一份资料递到比尔盖茨面前：“这位女士做过文秘、档案管理和会计员等不少后勤工作，只是她年纪太大，又有家庭拖累，恐怕”比尔盖茨一目十行看完了这份应聘资料，表示：“
