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1、2023年档案流程管理制度4篇 书目 第1篇某酒店档案管理工作流程 第2篇某管理处物业档案管理流程 第3篇物业某项目业户档案管理流程 第4篇管理处物业档案操作流程（10） 管理处物业档案操作流程（10） 管理处物业档案操作流程(十) 收集资料(归档范围): 一、工程技术资料:1、项目取得资料(批文等);2、各类建筑许可证;3、各类图纸;4、开竣工、综合验收等报告、通知、会议纪要;5、物业接管验收记录;6、其他合同、资料。 二、客户资料: 1、前期服务协议;2、交房清单;3、业主(客户)入住验房表; 4、装修资料(包括申请、许可证、检查记录、改建、增设申请、人员出入登记、装修违规记录);5、家庭
2、状况登记;6、租户资料。 三、修理资料: 1、任务单;2、报修、约修记录。 四、平安维护管理资料: 1、值勤记录;2、交接班记录;3、物品出入登记;4、外来人员出入登记5、车辆管理资料(包括状况、出入登记)。 五、设施、设备管理资料(包括消防): 1、购销合同;2、安装图纸;3、说明书;4、养护安排;5、运行、修理、养护、巡查记录。 六、绿化管理资料: 1、图纸;2、承包合同;3、养护工作安排;4、检查记录。 七、环境卫生管理资料: 1、工作安排;2、检查记录。 八、社区文化资料: 1、活动安排;2、活动通知;3、活动图片。 九、业主反馈资料:回访记录、投诉记录、修理回访记录。 十、行政文件资
3、料: 1、规章制度;2、总结、通知、通报、确定等相关文件资料。 十一、业主委员会资料: 1、筹备、成立等文件资料;2、会议纪要、决议等。 十二、财务管理资料: 各种收费资料(包括综合服务费、日常修理费、车辆管理费等报表、单)。 资料整理、归档: 根据市、省、全国住宅辖区物业管理综合考核的规定与物业管理档案归档要求进行整理,然后归档立卷。 档案借阅: 文档查阅须经档案管理部门负责人批准。 范王码档案的销毁: 依据文档的保存期限,定期对过期和作废的文档进行清理,防止文档资料积累和混淆。对已过期的档案,经主管领导核实报公司领导审批后予以销毁,同时建立销毁的文档清单备查。 某酒店档案管理工作流程 酒店
4、档案管理工作流程 办公室负责酒店主体档案的管理,并对各职能部门的档案保管工作进行督促和指导。各部门应配备有关同志兼任部门档案管理人员,根据国家档案法等法规的规定精神,做好文件材料的收集积累、整理、预立卷和开具归档交接清单。酒店档案工作的主要流程是: 项目工作规范 接收 凡酒店经营管理活动中形成和运用的,业已办理完毕并具有查考价值的文件、报告、规定、通知及有关资料、图片、会议记录等均应列入酒店档案的接收范围。酒店档案一年接收一次,酒店各部门应于次年一月底前将档案资料统一移交办公室。 整理 酒店档案按年综合整理,一般在每年第一季度整理归档。酒店各部门的档案按其形成的各种门类和体裁列为一个全宗。办公
5、室档案,按其不同内容和体裁,制成统一的分类档案。根据案卷的排列依次编制卷号,案卷书目上应区分状况标明不同保管期限。 保管及利用 酒店档案应由专人负责保管,并定期进行检查。凡运用档案应办理借阅手续,填写档案借阅单。重要档案的借阅应经领导批准。借阅结束后,请借阅者在档案借阅单上签名。 鉴定和移交 档案鉴定工作在相关领导的领导下,组成鉴定小组,按规定进行。销毁失去保存价值的档案由鉴定小组提出看法,登记造册,经酒店领导批准,由两人在指定地点监销。档案移交要按国家有关规定执行。档案员调动工作,须办完档案移交手续后方能离岗。 物业某项目业户档案管理流程 物业项目业户档案管理流程 1、职责 (1)客服部负责
6、业户身份资料相关信息管理。 (2)工程部做好业户装修资料、各种图纸管理。 (3)保安部做好业户物品出入申请、车辆等相关资料管理。 2、工作程序 (1)管理要求 .业户状况发生变更时,应刚好修订档案。 .业户文件资料属隐私级文件,原则上不得外借,如部门之间借阅,需得到部门主管的同意,填写相关借阅记录。 .文件、资料要进行合理归档,分类整理。 .档案要常常进行清理,以免资料积累混乱,对过期的文件资料要刚好清理。 .部门须指定专人负责,做到业户档案资料既服务于工作,又不向无关人员泄露。 .业户的档案资料必需保持完整性及完好性,杜绝丢失状况。 3、档案管理 (1)当业户的第一份资料(含内部流转有关业户
7、的信息及业户本身填报信息)转到项目管理中心相关部门后,按一户一档的原则,马上建立相应业户档案。 (2)为便于管理,每一份业户档案资料需同时建立书目篇(视工作须要,若资料很少,可以不做书目),档案的相关信息增减时,需同时修改书目。 (3)主管部门可依据本部门所存档案资料的特点及性质,选择适用于本部门的业户档案管理存放方式: .客服部可采纳挂牢分类存放等方式,便于日常常见的查阅。 .工程部装修图纸采纳档案袋封存的方式。 .保安部可视每户信息量的多少及运用频率,选择适合本部门工作的管理方式。 .各部门需依据要求,于当日完成归档工作,将档案的增减登记业户档案一览表中,交部门主管查阅。 (4)业户发生变
8、更后,原业户的相关资料单独存放,确认保管年限。超过保管年限后,经部门主管查阅后审批后销毁,并做好相关销毁记录。 (5)客服部主管每周一比照业户档案一览表,对本部门上周建立的档案进行全面检查或抽查,发理问题刚好予以指导,签署相应评语。 (6)客服部每月5日前,将本部门上月各种档案建立及管理状况,汇总成书面报告,由部门主管批阅后,上报项目经理。 (7)项目经理组织每半年对下属部门进行一次全面的档案检查,分别支配在每年的三月份及九月份。 (8)相关部门借阅档案时,需经部门主管同意,办理相关手续。 某管理处物业档案管理流程 管理处物业档案管理流程 1、档案文件的归档范围 1.1业主资料、工程技术资料。
9、 1.2各项管理制度。 1.3公司企划和相关推广资料。 1.4内部文件、资料、总结、会议纪要。 1.5外来文件。 1.6员工档案。 2、档案文件的分类立卷归档 2.1客户资料的立卷归档。 2.1.1客户房屋购/租合同的立卷归档。 2.1.2客户房屋的工程技术资料的立卷归档。 2.1.3客户家庭成员健康资料的立卷归档。 2.1.4所管理区域工程技术资料、图纸,以及相应整改方案的立卷归档。 3、外来文件及公司内部文件的立卷归档 4、管理处制度的立卷归档 4.1文件起草。 4.2签发打印。 4.3发放执行。 5、操作层员工档案的立卷归档 5.1聘请表、简历、相关证件的复印件。 5.2员工月度年度考评
10、表。 5.3员工培训、晋升等相关资料。 5.4档案文件的立卷归档由各部门将文件资料编制成册,并存档。 5.5公司、管理处内部文件、制度、资料的立卷归档在每月30日前完成,年终统一归入相对应的档案资料中。 6、档案的管理 6.1管理处档案由专人管理。 6.2档案管理的工作任务是: 6.2.1便于查阅。 6.2.2保证档案的平安。 6.2.3防止档案的损坏。 6.2.4实行修复技术,延长档案寿命。 7、档案文件的借阅 7.1借阅程序。 7.2填写档案借阅登记表。 7.3部门负责人签字同意后借出。 7.4借阅档案文件需注明归还时间,逾期未归还的将对其借阅人实施惩罚。 7.5借阅的档案要仔细保管,不得损坏,不经允许,不得涂改。 7.6不经允许,不得对借阅的档案进行复印、摘抄。 7.7档案管理人员负责档案追收工作。 8、相关记录 qpi-*-c-f037档案借阅登记表 9、物业档案管理流程图:(略)
