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1、大峡谷模型 文件编号：XG-HR-02 会议管理制度大峡谷模型深圳公司文件名称：会议管理制度 文件编号：XG HR-02版 本：2文件评审部门：评审部门评审人员签字评审意见修订完成情况总经办内营部市场部研发中心财务部人力资源部制订： 批准： 批准日期：1 目的为了加强内部沟通协调，以简单快捷方式解决问题，提高工作效率，营造良好的沟通环境，特建立本制度。2 适用范围：本制度适用于公司例会、生产周例会、产销协调会及品质讨论会等重要会议。3 职责：3.1 会议主持人或其委派人员负责会议准备工作，确定参加人员并通知到位，做好资料准备工作。3.2 总经理秘书或其指定人员负责对公司例会的会议纪律进行检查，
2、并如期通报。3.3 会议参加人员提前准备本次会议议题有关的资料。3.4 会议主持人或其委派人员负责会议决议的跟踪及达成，会议记录者将纪要报会议主持者签署后，报送与会者并做好存档。4 制度流程：4.1 会议类型会议类型召集人兼主持人会议时间参加人员备注公司例会总经理每月5号19：0020：00各部门主管及主管级以上人员营销研发工作协调会营销中心总监每月一次（每月上旬）营销中心总监及营销中心所有业务人员,研发中心副总监、技术开发工程师。会议纪录抄送总经办营销生产工作协调会内营中心总监每月一次（每月中旬）内营中心总监、制作部门经理、营销中心总监及营销中心所有业务人员。会议纪录抄送总经办研发生产工作协
3、调会研发中心总监每月一次（每月下旬）研发中心副总监、技术开发工程师、品质工程师，内营中心总监、制作部门经理。会议纪录抄送总经办人力资源行政协调会人力资源经理以实际工作需要召开，每月至少一次人力资源部经理、人事助理、行政助理及相关部门负责人。会议纪录抄送总经办生产周例会制作部经理每周一19：3020：00组长及以上人员早会制作部组长周一至周六的每天8：00：8：10生产员工4.2 会议准备4.2.1 会议主持人确定议题、参加人员、时间、并向与会人员传达，如有必要，请确定相关人员所需准备的资料，并以电话或其它方式通知到与会者，并做好会议签到表，并委托相关人员做好会议纪要；例会一般情况下不再另行通知
4、，除非有更改。4.2.2 人力资源部负责准备好会议所用的用具，如投影仪，白板，白板笔等。并提前10分钟做好设备调试。4.2.3 各相关部门人员所用的工作总结及计划，请按照月工作计划总结表格式执行。4.3 会议进行4.3.1 会议主持人应申明会议纪律，并要求相关人员严格遵守：4.3.1.1 与会者不得迟到早退，否则按上班迟到早退论处。4.3.1.2 与会者务必将手机切换到振动或关机，如有来电，请轻轻走出会议室，并远离会议室进行接听，以免打扰会议。4.3.1.3 会议主持人应控制会议进度，同时要抓住会议主题，如有重要的会议进展，请提醒会议记录人员。4.3.1.4 适当时提醒与会人员发言，营造良好的
5、沟通环境。4.3.1.5 在决议产生时，请进行再次申明，如有异议，请快速分析原因，并进行处理，明确决议负责人，完成时间及协助人员。4.3.2 会议结束4.3.2.1 在会议的最后五分钟，由主持人对本次会议的主题及决议进行总结并和确认。4.3.2.2 会议主持人在散会时要表示谢意。4.3.3 会议跟踪4.3.3.1 会议结束时，一般情况下，记录者半个工作日将会议纪要发到与会者。4.3.3.2 会议主持人或其委派人员负责会议决议的跟踪，并对已完成的内容，在会议纪要中备注，然后归档。在下次会议开始时由人力资源部报告上次决议的执行情况。4.3.3.3 每月的工作计划及总结交总经办。4.3.3.4 相关
6、记录存档。4.4 公司例会的补充规定4.4.1 本例会每月5号召开。4.4.2 会议中提出的问题，公司责成相关部门在规定的时间内完成。4.4.3 工作报告以文字和表格的形式处理；尽可能数据化。4.4.4 工作中出现的问题以及时处理为原则，本次会议上提出的问题一般为要多个部门协调，处理起来难度较大的，并且时间上不是很急的。4.4.5 开完会后，确认下一次开会时间，方便各部门按时提交工作计划总结和表单。工作计划总结及相前表单以五大部门为单位上交总经理。4.4.6 对于工作报告的要求：4.4.6.1 及时：每个月开会前一天下班前交总经理。4.4.6.2 准确：要求所交的数据必须准确，制表人员及审核人
7、员必须认真审核数据。4.4.6.3 形式：按照公司格式要求执行。4.4.7 没有按时完成工作报告的，先给予200元处罚；每延迟一天，追罚50元/天；工作报告中数据有意弄虚作假的，给予300元处罚，并全公司范围内通报批评。4.5 相关记录表格4.5.1 月工作计划总结表4.5.2 会议签到表4.5.3 会议纪要会 议 签 到 表会议名称主持人会议时间会议地点 出席人员：与会人员（迟到的划 早退的划 缺勤的划 正常的划）姓名签到状态姓名签到状态会 议 纪 要 NO.发言人陈述内容1.会议主持确认实际会议时间会议决议决议描述负责人完成时间及情况 月工作计划及总结表 部门姓名一、上月工作总结(已完成工作项目,未完成工作进度,预计完成时间.)序号工作项目是否完成未完成原因预计完成时间123456二、工作异常(待解决问题,需协助资源）序号工作项目问题点解决方案协助部门123三、本月工作计划(工作重点）序号工作项目协助部门预计完成时间123456四、临时动议提案123第 2 页 共 7 页
