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1、佳木斯希波集团制度汇编 版本/修改状态：A/0第二部分 办公管理制度第一章 企业文档管理公司文书管理办法 一、文书管理包含外来文件及自制文件两种。二、外来文件包含公文、传真资料、法律条款、地方性法规、国家标准、行业标准、企业标准等项目。内部自制文件包含本集团系统内部文件和对外业务文件。三、文书归口管理部门为集团总经办；分公司由人行部；自制文书的会签必须经总经办。四、收文 外来文件收文由公司总经办/人行部文员登记，请示部门经理文件是否转发，转发时按自制文件会签程序会签后转发。五、自制文件1、拟制：由文件起草部门拟稿，文稿要求语言通顺、逻辑清晰、简洁易懂、文字严肃，避免使用晦涩及地方口语等词汇叙述
2、。 文件尽量不制定补充规定，如需要增加补充、修改条款，可将原文作废重新制定，以保证制度的连贯性。部门经理审核后方可打印，打印时须按照集团关于公司统一公文处理规定（见汇编“办公管理制度”中“企业文档管理”类）中规定的格式进行编号排版，打印后认真校稿，与原稿核对无误后方可进入会签程序。2、会签：(1)、由文件起草部门确定并填写文件签发审批单：注明文件名称、编号、文件类别、主要内容、密级、发文日期、主送单位、抄送单位、会签范围（写明需要参与会签的部门名称、副总职务名称）(2)、以文件内容相关的部门、相关集团副总、总经办/人事行政部、总经理的顺序会签，将文件正文与文件会签单一同在会签范围内传阅。(3)
3、、各部门收到需要会签的文件时，须本着认真的态度，必要时征集本部门员工意见，尽量提供相关资料供起草部门参考。(4)、自收到需会签文件起各会签单位及个人须在处理时限内回复，提高效率，文件拟制部门负责文件会签跟踪工作。(5)、各会签单位必须在会签单上签名且标注日期，以明确责任。(6)、文件会签至各副总后，由文件起草部门依据会签意见结果，汇总整理，再次修订后；方可交总经办，由总经办按各部门会签意见再审后交总经理审批。3、批示总经理或其他被授权批示者作最终的批示，并签字。4、出稿复印、下发(1)、文件起草部门将修订后的文稿拷盘，由总经办/人事行政部文员出稿。(2)、总经办/人事行政部文员对外来人员自带的
4、软盘先做病毒检查（有病毒的软盘应拒绝接收，并礼貌解释表示歉意）。(3)、总经办/人事行政部文员接稿后，应认真检查文件签批手续是否齐全，打印稿排版是否按公司行文规范，美观合理，对文字进行最终校对，发现有误可与文件拟稿人联系确认后修改。 (4)、总经办/人事行政部文员按文件签发审批单中注明的份数复印下发。(5)、需要对外发文时，由总经办/人事行政部文员打印、盖章、封装、寄发。(6)、收到文件的单位及个人须在文件发放记录中签字确认，文件发送到各部门后，部门经理应组织本部门人员学习，并妥善保管，装订成册，便于查阅、执行。(7)、总经办/人行部每月定期检查各部门的文件传达及保存情况，如有文件丢失或传达不
5、到位，则报人力资源部作为绩效考核项目。5、归档(1)、所有签成正本文件均需由总经办及人行部（人行部只负责对接收文件和本分公司自制文件）归档存查。(2)、若执行部门必须使用正本时，可暂时借出使用后归还，若正本必须寄出或无法取回时，可存档复印件。(3)、存档文件保存期限10年，届时列表报批后监督销毁。六、公文机密等级1、秘密文件是指以集团或集团各部门、各分公司名义下发的，可以在公开场合学习讨论、并要求贯彻执行的文件，以及有关的规章制度等。2、机密文件是指以集团或集团各部门、各分公司名义印发的，只供个别部门或相关人员学习、贯彻执行的文件，如：有关人事任免事项；质量问题通报；产值、产量、利税、库存产品
6、、用肉量等统计数据；供货厂家、销售客户资料等。此类文件的阅办人只可在规定时间内传阅不能留存或复印，事后，当需要再次查阅时，需向总经办办理文件借阅手续，当场借阅当时还。3、绝密文件是指以集团或集团各部门、各分公司名义印发的，只供高层领导或极小范围内人员了解、知悉的文件，如：希波员工的工资体系和标准、品控部的工艺流程、工艺标准、品质检验报告、生产配方、制造成本、研发部的新品开发计划、正在研制中的新产品的实验数据、产品的配方、销售公司的产销量、营销机制、促销方案、营销价格等，此类文件应严格控制印发数量和印发范围。4、各级人员必须严守秘密，有泄密事件发生，按保密制度处理。七、公文处理时限1、特急件：各
7、会签单位需在半小时内回复，随到随办。2、急件：各会签单位需在1小时内回复，一天内处理完毕。3、普通件：各会签单位需在4小时内回复，三天内处理完毕。4、超过处理时限的文件，由文件起草部门催办。附件： 文件签发审批单文件名称编号密级主要内容类别拟制部门拟制人部门经理主送单位抄送单位会签范围及会签意见部门经理副总总经理注：1、文件经总经理签批后，发放用印时不必使用用印审批单。2、各部门、副总、总经理会签意见可另附纸。公司统一公文处理的规定一、公文的性质公文是处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是指示、汇报和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具，各部门必须认真贯彻本规定，切实做好公文处理
8、。二、根据本公司实际情况，现对公文做如下分类：（一）决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。（二）决定 用于对重要事项做出决策和安排。（三）意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。（四）通知 用于发布公司内部规章制度、人事任免、传达公司领导指示给相关部门具体执行或遵守的事项。（五）通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。（六）报告 用于向公司领导汇报工作、反映情况、提出建议，答复领导的询问。（七）规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。（八）会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。三、公文格式公司下发公文由版头、发文字号、横隔线、标题、主送机关、正文、附
9、件、发文部门署名、成文日期、印章、主题词、主送部门、抄送部门、印制版记组成。（一）版头由公司全称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部。版头字体采用姚体60号字。（二）发文编号1、由发文部门代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头、横隔线之间，横向居中，字体采用仿宋小四号字。2、发文机关应使用规范化简称：下发文件单位统一字号下发文件单位统一字号集团希团字第号销售公司希销字第号总经办希行字第号企划部希策字第号人力资源部希人字第号财审部希审字第号企管部希企字第号财务部希财字第号综合计划部希综字第号佳木斯分公司希佳字第号研发中心希研字第号天津分公司希津字第号举例希团字2003第3号3、发文
10、年度用公元年全称。用阿拉伯数字写，用中括号括起。4、顺序号用阿拉伯数字书写，自每年第一件起按发出时间顺序编排。（三）横隔线 隔开公文的版头部分与行文部分的横线。由红色横线组成，位于发文字号下方。（四）标题 由公文的主题和文种组成，字体采用华文中宋二号字（加黑）。（五）主送部门 主送部门是指公文的主要受理部门，规定、通报可以不写主送部门（或在版记中体现），字体采用黑体三号字。（六）正文 公文的主体，用来表述公文的内容，字体采用宋体四号字。层次结构正文分条标识方法为：全文共一级的用“一、二、三、”。全文共二级的第一级用“一、二、三、” 第二级“1、2、3、”。全文共三级的第一级用“一、二、三、”第
11、二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、”。全文共四级的第一级用“一、二、三、” 第二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、”第四级用“（1）、（2）、（3）、”。全文共五级的第一级用“一、二、三、” 第二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、”第四级用“（1）、（2）、（3）、” 第五级用“A、B、C、”。全文共六级的第一级用“一、二、三、” 第二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、”第四级用“（1）、（2）、（3）、” 第五级用“A、B、C、” 第六级用“a、b、c、”。公文首页应根据标题行数合理排列正文行数。（七）附件公文
12、附件，应置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文部门署名之前应注明附件的名称。如附件较多，应用阿拉伯数字注明顺序，逐件写明附件的名称。（八）部门署名 应当用全称或者规范化简称，发文部门署名应采用黑体三号字标注于正文的右下方。（九）成文日期 一般署会议通过或者领导签发日期；特殊情况署印发日期。领导签发后，因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定。成文日期应当写明年、月、日，采用黑体三号标注于发文部门署名右下方。成文日期年、月、日均用阿拉伯数字。（十）印章下发公文都应加盖集团印章。用印位置做到上不压正文，下要压发文部门署名和成文日期。（十一）主题词 “主题词”三字用黑体三号字标注
13、于印制版记上方，具体条目用宋体三号字标注，主题词由公文主题词及公文种类词组成，也可根据公文内容自行标注。（十二）抄送部门是指除了主送部门之外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称。（十三）印制版记 由公文印发部门名称和印发日期。在公文末页下部印三条横线，上面两线之间注明抄送部门，下面两线之间左侧注明拟制文件部门名称，右侧注明印发日期。一般公文可以不采用抬头，由标题、正文、附件、部门署名、成文日期组成，但内容格式必须按本规定第四条执行。四、公文的汉字从左至右横排。主标题、副标题、正文之间的用字要有明显区别。主标题应采用华文中宋二号字（加黑），副标题（或主送单位）应采用黑体三号字，
14、正文应采用宋体四号字；行间距采用单倍行距；公文用纸幅面规格一律采用国际标准A4型（长279毫米，宽210毫米）；公文印制纸面规格：天高70毫米，地高30毫米，左宽25毫米，右宽20毫米，左侧装订。附范本：佳木斯希波集团有限公司文件希团字2003第1号关于集团*管理的规定集团各部门： 为加强佳木斯希波集团有限公司 2003年1月5日主题词：集团 * 规定主送单位：集团各副总、各部门 抄送单位：集团总经理、分公司总经理发文部门：集团人力资源部 发文日期：2003年1月5日档案管理办法一、将资料按条款分类，分别存放，每年年末经检查齐全后，整理立卷归档。二、档案分为证照档案、文件（制度）档案、人事档案、合同档案、设备档案、技术档案等类别。三、档案管理归口部门总经办负责集团总部的证照档案、系统内下发的文件（制度）档案、集团总部设备档案、技术档案的管理归档；企管部负
