付款及报销管理制度

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1、财务管理制度编号：版本：版页码：第1页共11页编制付款及报销管理制度日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人付款及报销管理制度（第 号文）一、适用范围1、为规范公司资金预算管理，合理有效使用资金，保证资金的安全 与完整，有利于相关会计核算的及时、准确，制定本制度。2、本制度适用于某某有限公司及下属分子公司。二、管理职责（一）总经理 负责本制度的审批。（二）财务部财务部为本制度的管理部门，负责制度的编制及完善。（三）财务人员财务部总经理、财务室经理及财务室会计岗位为本制度的执行 人员，负责相应的流程、权限及预算费用的具体实施及管理控 制。三、基本规定（一） 付款及报销1

2、、付款：付款是指由公司向其他单位或个人支付款项，付款申请可以是费用款项、也可以是往来款项，统称对公支付。2、报销：报销是指公司向个人因处理公司的事务或受公司指派出 差执行公司的某项公务而发生的费用，由经办人或申请人按公 司的规定，凭业务发生的原始单据（发票）向公司报销费用，统 称个人报销。报销必须是已实际发生的款项。员工未取得相关 发票而需要申请支付时可以申请个人借款，等取得发票后再进 行报销。二）审批原则1、根据年度费用计划费用分预算内及预算外费用，相关的费用申请 及付款报销审批流程参见附件2费用申请审批权限及流程、附 件 3付款及报销审批权限及流程。2、费用申请审批权限及流程的费用审批前置

3、于公司的合同 审核和用印制度，在进入合同审核和用印制度流程前， 必须先通过费用申请审批。未经过邮件审批的费用直接进入OA 合同审批，财务部将予以直接退回。3、全面预算费用控制，对应年度预算的费用项，在预算项目内的 总费用。4、各总监（未设总监的为部门总经理）可以调整预算的细项费用。5、所有的费用管控，采用年度累计制控制（YTD）,超过的费用一 律按预算外费用申请审批流程进行。6、门店的费用根据门店开业实际进度进行管控。7、付款事项需前置提请审批的，付款申请时需要打印OA前置审 批意见作为附件。三）类型及填写规定1、财务类付款报销类的单据包括：费用报销单、差旅费报销单，费用申请单，借款申请单，表

4、单详见金蝶K3费用报销模块单据。2、所有付款申请需提报至金蝶K3系统，申请人按提报规范填制相 应单据。3、申请或报销人员对发票获取的规范性负责。报销的发票必须按 规定提供正规税务发票并盖有发票专用章，非正规发票或收据 不予报销。发票必须列明日期、事项，非定额发票须注明抬头。四、付款规定（一）付款方式1、公司的常用付款方式为：银行转账、支票、现金。2、公司的特殊付款方式为：银行汇票、银行本票。（二）付款原则1、申请付款时根据不同的付款情况进行选择：1）如是合同付款，需在请款提报时备注对应合同编号。合同 首次付款，必须提供合同原件，请款部门保留复印件备查。2） 付款时须同时提报相应发票，若无发票请

5、款作为预付款处理， 在填报界面勾选“无发票预付”，付款申请人需要在付款后补 交发票给到财务部，如无特殊情况最迟不超过最后付款日的10 个工作日。2、支付方式为支票时，应在领取支票后 10 个工作日之内，将有关原始凭证及发票交到财务部，予以核准报销。支票未能按原定用途使用时，必须及时退交出纳员，可根据业务需要重新办 理支票领用手续。3、不得开具空白支票，支票开具时收款人、用途、金额等必须填 列齐全。三）付款的流程1、经办人规范填报“费用报销单”，并跟踪系统中单据流转状态 业务流程审批完成后打印出与原始单据一并交至财务部，进入 财务付款流程。2、付款流程中财务部对填报规范及原始单据进行审核，审核原

6、始单据的完整性、准确性，申请单是否填报规范，是否符合公司 付款规定。3、若存在申请单填制不规范及其他相关附件不完整，则在系统中操作“打回修改”及备注打回原因，填报人重新填写或补齐相 关附件后重新进入报销流程。4、填报合规附件完整的单据由财务付款审批，出纳做付款经办， 财务室经理付款审核。所有已付款的凭证，加盖银行付讫章， 完成报销流程。5、严格控制个人借款，确因业务需要而必须借款时，借款人员须 为部门负责人且金额超过20000元以上，经OA前置审批流程 后，方可借款，并在金蝶系统填写借款申请单。6、业务办理完毕后，借款不得超过一个月。出纳员应及时向财务部总经理报告借款逾期未还情况，并向借款人发

7、送暂借款催款 单。接到催款单后既不说明原因又不归还借款者，从其月度工 资中扣还借款。7、如需通过银行汇票或者银行本票方式付款，先按照付款申请的流程取得批准后，然后将批准后的付款申请单交到财务部，由 出纳人员到银行办理银行汇票或银行本票，办理完成后通知付 款申请人领取票据，并按照票据管理的原则签字。五、报销规定（一）报销类别 根据公司目前的业务经营需要，针对以下费用给予报销。1、差旅费。是指公司员工因公司业务需要到外省市出差发生的相 关费用。2、市内交通费。因办理公司事务而产生的市内交通费用。3、外部招待费。因公司业务发展需要而发生的对外招待费用。4、内部招待费，团建费。因部门团队建设需要而发生

8、的内部活动 费用。5、员工福利费用。因公司给员工相应的福利而发生的费用。6、公杂费。因公司业务发展需要而发生的各类办公费用及杂费， 且单笔金额不超过 3000元。单笔金额3000元以上请走对公支 付流程。二）报销流程1、报销人员凭发票填报“费用报销单”，合规填报并跟踪单据流 转状态，业务流程审批完成后打印出与原始单据一并交至财务 部，进入财务付款流程。2、付款流程中财务部对填报规范及原始单据进行审核，审核原始 单据的完整性、准确性，报销单是否填报规范，是否符合公司 报销规定。3、若存在报销原始单据填写不规范及其他相关附件不完整，财务 则在系统中操作“打回修改”及备注打回原因，填报人重新填 写或

9、补齐相关附件后再次进入报销流程。4、填报合规附件完整的单据由财务付款审批，出纳做付款经办， 财务室经理付款审核。所有已付款的凭证，加盖银行付讫章， 完成报销流程。5、费用付款通过公司银行转账代付，如需要现金付款的，需要向 出纳说明。6、出纳建立好现金台账，领取现金的人员需要在现金台账上签字。7、出纳将付完款项的费用报销单盖上“银行付讫”、“现金付讫” 或“转账”章，原始单据交财务会计做账。三）差旅费报销规定1、因公出差的员工必须事先OA提报“出差申请”作为请款附件，如不能提供财务部有权不予以报销。2、住宿费/交通标准:报销标准参见附件 1费用使用标准。3、交通费说明1）出差选择交通工具高铁在4

10、小时以内到达的地方以高铁为优 先选择。2）因个人原因导致的误机、误车等所发生的费用不属于报销范 围；4、出差补贴说明1）员工到外埠出差期间，公司给予出差补贴。以自然日为单位。2）补贴天数按照交通工具出发时间到返回时间计算，12点之前出发及12点之后返回按一天计算，反之则按半天计算；3）报销人必须为出差申请人，同行人员需单据齐备一起提报 报销单，不得分次分批。附件不得涂改。5、利用出差机会就近探亲的，其因探亲绕道所发生的交通费和探亲期间发生的费用，均由本人自理。探亲期间，没有出差补贴。6、结算出差费用时，若因特殊原因超出单项标准的，应作出书面说明，经总经理特批后方可报销，否则超出部分由本人自理。

11、四）市内公务交通费报销规定1、市内交通费指为公司事务而发生的交通费。2、市内交通费报销每月一次，由部门总经理批准后交财务部报销。3、预算标准内的报销根据发票金额据实报销。4、市内交通费的具体报销标准参见附件 1费用使用标准。五）对外招待费用报销规定1、对外招待费包括但不限于因公请客的餐费、礼品费、旅游费、住宿费等。2、对外招待费按照总监及总经理的审批额度进行审批。3、对外招待费总监审批的报销时提供对外招待费使用清单，总经理审批的需要提供申请审批意见作为附件。4、在审批额度内的对外招待费凭发票据实报销。六）内部招待费报销规定1、内部招待费标准内的费用报销凭发票据实报销。2、内部招待费的费用标准按

12、照 2016年度预算标准。七）团建费报销规定1、团建费报销以部门为单位，标准内的团建费用报销凭发票据实 报销。2、团建费的费用标准参见附件 1费用使用标准。八）员工福利费用报销规定1、福利费用包括：节日费用、体检费、生日费用、服装费用、生 育费用等。2、福利费用根据费用标准，非货币福利凭发票据实报销。现金福利由人事部统一安排后由财务部发放。3、员工福利费用的费用标准按照 2016年度预算标准。九）其它部门公杂费报销规定1、公司每年设定办公费及其它分杂费的年度预算。2、预算内的费用报销根据预算标准，凭发票据实报销。3、公杂费的费用标准参见附件 1费用使用标准。六、付款及报销时间1、 对公支付：1

13、）单据受理时间：每周一、三为财务部对公付款单据受理时 间。2）单据付款时间：每周三、五为财务部对公付款单据支付时 间。2、 个人报销：1）单据受理时间：每周三为财务部个人报销单据最后受理时 间。2）单据付款时间：每周五为财务部个人报销单据最后支付时 间。3）支付频次： 总部各部门每周一次，每次报销金额须大于500元以上，小于 500元的，每月仅限一次。营业部每月一次。3、月末财务结账，财务部每月付款申请需要单据月清，保证单据 状态为“已完成”状态，金蝶系统管理员每月对系统内未完成 流程的单据做强制终止清理。被清理的单据需经办人下月重新 提报走流程。4、财务部根据不同的报销量可调整各营业部递交费用的时间， 具体递交时间安排以财务部邮件通知为准。七、其他一）生效 本制度经财务部制订，并经公司总经理审批通过后生效，以后 修改亦同。二）解释 本制度由公司财务部负责解释。三）实施 本制度自颁布之日起正式执行，付款及报销管理制度年月 日号文。四） 附件1、附件1： 年费用使用标准2、附件2：费用申请审批权限及流程3、附件3：付款及报销审批权限及流程某某有限公司 年月日