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1、內部控制制度採購及付款循循環文件管制等級：管制文件非管制文件件文件履歷紀要頁頁文件發行行單位文件管制制等級管理代表管制文件非管制文件文件履履歷紀錄版次修訂內容容核准權責編撰日期0第1版（新發行行）1. 總則1.1. 制定目的為促使本公司內部控制（Inteernal Contrrol）之採購及付款款循環（PPurchaase）程序序，能有所遵遵循，特訂定定本文件，俾俾利各相關單單位遵循。1.2. 適用範圍凡本公司有關內部控制之採購及及付款循環作業程序與與控制重點，悉悉依照本文件件之規範辦理理。1.3. 權責單位資材、財會單位位為本文件之之權責單位，權權責單位主管管經承認單位位授權，負責責本文件之
2、管管制，並確保保依據本文件件之規範作業業。2. 採購及付款循環環2.1. 循環圖【見】（資料11）採購及及付款循環圖圖。2.2. 循環作業本循環之各項作作業：1) 請購作業（CPP101），另另訂之。2) 採購作業（CPP102），另另訂之。3) 進口作業（CPP103），另另訂之。4) 驗收作業（CPP104），另另訂之。5) 與合約不符作業業（CP1005），另訂訂之。6) 付款作業（CPP106），另另訂之。7) 差異分析作業（CCP107），另另訂之。3. 附則3.1. 制修廢與頒布實實施本文件屬於管理理文件，經經營會審審議後，呈請請董事長核准承承認後，交由由權責單位頒頒布公告實施施；
3、修訂或廢廢止時亦同。3.2. 編號、版本、日日期、頁次頁數本文件之項類、標標題、編號、版版本、實施日日期、公司名名稱、文件頁頁次頁數等等項，見本文文件之頁首與與頁尾。3.3. 附件3.3.1. 相關資料（資料1）採購及付款款循環圖（資料1）採購及付款款循環圖預算CP101-請購|-|CP102CP103|採購進口|-|CP104|驗收|是否合格否CP105|-與合約不符|是|-|CP106入庫|付款|CP107|差異分析-第1節 作業程序1. 提出需求1.1. 調節性採購依市場行情、用用料變動等採採購之原物料料，由資材部部單位視經濟濟未來走向、市市場狀況及預預計用量等因因素，決定訂訂購時機及數
4、數量種類，交交由採購單位位採購。1.2. 預算採購依銷售預算或客戶訂單之之進度，由生生管單位填具具請購單，經單位主主管核准後再再交給採購單單位，並將請請購核准紀錄錄填入採購預預算內。預算採購，包括括下列二種採採購：1) 直接材料（常用用材料）係指指直接耗用之之材料。2) 間接材料（常用用物料）係指指間接耗用之之材料，但不不可缺之物料料，其需用時時間與數量也也無法預知。可憑用料單位之需料通知單現用現購。2. 檢查庫存採購前應先檢查查存貨是否具具有下列情形形：1) 目前存量尚未達達請購點/安安全庫存。2) 請購之商品品名名、規格、廠廠牌有庫存品品或替代品可可供替代。3) 申請之原物料是是否仍具採購
5、購價值，還是是已失經濟性性。3. 臨時需求緊急採購由需求求單位提出，經經過庫存檢查查後須採購者者，經製造單單位主管核准准後，逕交採採購單位購買買，惟事後仍仍須補填請請購單。第2節 控制重點1) 請購單必須須詳細註明廠廠商、規格型型式及需用日日期等內容，如如申請物品須須採用特別運運送及保存方方式者，應加加注意事項。2) 請購單必須須經先作庫存存審核，核准准時應遵照核核決權限辦理理。3) 緊急採購不應經經常發生，事事後應補開請購單，追追究原因是否否為不可抗力力，有無改善善計畫。4) 應定期檢討請請購單，有有無延遲採購購情形，請購購數量應符合合經濟採購量量要求。第3節 相關資料銷售預算、客客戶訂單、
6、請購單等等。第1節 作業程序1. 查詢供應商資料料1) 準備採購。2) 調閱供應商資資料/廠商料件基本資資料報表，了了解過去採購購及詢價紀錄錄。3) 向廠商詢比議價價。2. 決定購買方式依材料管理規定定，決定應用用下列何種方方式購買：1) 詢價金額較小，不不須書面比價價，但仍以詢詢價方式向最最低價廠商採採購者。2) 議價採購人員經經詢價後，如如已知市價有有下跌趨勢時時，或有報價價高於前批採採購價格，或或請購規格明明確，但請購購量較前批大大等之情形者者，仍應予以以議價。3) 比價若為特殊規規格或供應廠廠商家數較少少者。4) 牌價收購根據核核定之收購價價格收購者。5) 長期合約採購向向簽訂長期供供
7、應合約，或或專案報准之之買賣合約廠廠商採購者。6) 招標採購之材料料如有三家以以上可供應，且且其預估採購購金額較大達達招標金額時時，以公開招招標為原則。3. 決定訂購事項由承辦人員備妥妥資料及預擬擬訂購之廠商商、數量、辦辦法等，經採採購單位主管管核准後採購購。4. 更新紀錄將不同購買方式式之訂購及詢詢價資料，填填入供應商商資料/廠商料件基本資資料內。第2節 控制重點1) 詢比議價資料平平日應注意收收集，須詳實實完備，保持持最新時效，供供應商資料廠商料件基基本資料亦應應隨時更新，保保持正確紀錄錄。2) 請購單詢比比議價單必必須經主管核核准後，方得得辦理採購。3) 辦理比價、議價價、招標等作作業應
8、符合公公司規定，外外購進度亦須須依預定採購購程序控制追追蹤。4) 大量採購之主料料、副料、包包裝材料，以以合約採購為為原則，並應應保持兩家同同時供料，以以免受到供貨貨品質之限制制，影響到生生產作業。5) 重要採購合約簽簽訂前，須經經法務單位或或公證單位人人員查核。6) 為提高進貨品質質，降低進貨貨成本，便於於管理，應建建立可完全配配合之協力廠廠商。7) 遇到市埸上各項項原物料之供供應將大幅變變化時，須通通知有關單位位，以便事先先連繫；報告告呈核後，立立即採取應變變措施。第3節 相關資料供應商資料廠商料件資資料、請請購單、詢比議價單等。第1節 作業程序1. 需比例結匯1) 由採購單位計算算結匯所
9、需金金額。2) 所需金額申請表表及各類相關關憑證，一併併送交主管人人員核准。3) 預付外購款，依依請購案號或或L/C逐案控制制。2. 記帳1) 請款條件審核無無誤後，開立立應付憑單，製製作傳票，記記入帳冊。2) 應付憑單交由出出納單位開出出支票。3) 支票經簽章後，應應交由經辦人人申請開立信信用狀。3. 申請信用狀1) 準備下列文件向向結匯銀行申申請開立信用用狀：(A) 開發信用狀申請請書。(B) 已繳納收訖或已已核章之結匯匯申請單。2) 依法須申請輸入入許可證者，尚尚須附輸入許許可證。3) 於進口中國大陸陸海關，應先先申請核對進進口批文。4) 申請輸入許可證證時，須具備備下列資料，向向國貿局
10、或外外匯銀行申請請：(A) 商業發票（Peerformmance Invoiice）。(B) 目錄或型錄。(C) 特別規定。4. 銀行開具信用狀狀上述手續無誤且且未超過銀行行之授信額度度，則銀行將將會開出信用用狀。5. 在途品作業1) 起運點交貨條件件之物品所有有權已移轉時時，應辦理投投保運送等事事宜。投保依依相關保險規規定辦理。2) 對自行安排運送送之貨品，須須預先安排船船期。3) 貨品裝船後，由由賣方通知預預定起岸日期期，資材部單位準準備安排進口口報關事宜，並並通知倉儲單單位。6. 準備提貨1) 資材部單位於接接獲船務公司司通知預定到到港通知後，通通知倉儲單位位、財會單位位及報關公司司（報
11、關人員員(深圳）。2) 倉儲單位接獲到到貨日期、品品名、數量後後，預先安排排人員搬運及及存置位置。3) 財會單位於知悉悉預定結匯還還款日後，安安排調度各項項財務資源，準準備結匯。7. 結匯還款1) 檢核利息計算是是否正確。2) 結匯費用是否依依銀行之收費費標準計算。3) 依請購案號或LL/C編號，將將每次支付費費用記入每一一批材料之進口器材付付款紀錄表。8. 提貨1) 費用項目均為固固定，多出項項目應查核原原因是否合理理。每一項費費用是否均有有合理憑證。2) 核算各項計算方方式是否合理理，計息起迄迄日期是否正正確，有無扣扣除免費日期期。3) 對於無支付標準準之特別報關關費用，是否否依核決權限限
12、呈請核准。4) 實收數量少於裝裝運數量時，注注意有無辦理理索賠；實收收數量少於公公證數量時，有有無向運輸公公司提出索賠賠。第2節 控制重點1) 有關進口作業之之各項預付費費用支付、入入帳、轉銷、收收回及調整時時，所應附之之原始憑證必必須經核准，內內容必須合理理。2) 應按同一進口採採購案號之有有關原始文件件、合約、憑憑證等逐案彙彙集歸檔。3) 應將進口結匯之之有關原始文文件、合約、憑憑證等核對無無誤後，始簽簽付。4) 預付貨款之支付付一律規定以以支票支付，並並抬頭、劃線線、禁止背書書轉讓。如以以現金方式支支付者，須合合於現金付款款方式。5) 已付款原始憑證證應蓋付訖章章，支付傳票票背後應有領領
13、款人簽章，以以免重複付款款或冒領情事事發生。6) 開發信用狀除應應秉持公平互互利外，更應應避免下列條條款：(A) 開立保兌信用狀狀。(B) 押匯手續由買方方負擔。(C) 可裝運於甲板上上。(D) 信用狀可轉讓。(E) 指定開狀銀行或或押匯銀行。(F) 可憑倉庫收據（尚尚未裝船）押押匯等。7) 在途產品之交運運、保管應力力求完好；撥撥交、移轉控控制力求完整整。如有遺失失或短少，責責任必須明確確；逾時甚久久之在途產品品，應追查原原因。8) 合約、單據必須須訂有寄存期期間，如有逾逾期尚未處理理者應查明原原因。9) 注意出帳日期與與在途日期相相隔甚久者，是是否為久懸帳帳未解，有無無虛列帳目情情形。10) 對於在途產品發發生遺失及短短損，依合約約規
