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1、中外秘书比较研究摘要 我国秘书教育兴起于上个世纪八十年代初，由 于适应了改革开放的发展趋势以及时代的要求，呈现出一种 蒸蒸日上、发展迅猛的势头。这期间，不少高等和中等职业 院校，纷纷建立了秘书专业，有了一批专业化的教师队伍， 出版了一大批秘书专业教材，为社会培养出了大批的各种急 需的秘书人才。在秘书职业教育的理论和实践方面进行了可 贵的探索。尽管如此，较之发达国家，我国秘书专业教育起 步较晚，并且受根深蒂固传统教育思想影响较深，一个体现 时代精神并与世界接轨的现代秘书教育体制尚未真正建立 起来。因此我们有必要系统考察发达国家秘书职业环境和秘 书职业教育， 进行比较分析， 借鉴西方发达国家的成功
2、经验， 建立起具有中国特色的科学规范的现代秘书教育制度。 关键词 秘书 秘书职业环境 职业能力 对中国和国外秘书职业环境和职业教育进行比较研究， 是当前秘书教育理论研究必须要面对的一个关键课题。我国 秘书教育肇兴起于上个世纪八十年代的，顺应改革开放的时 代背景蓬勃发展。此间，很多高等院校和中等职业院校，纷 纷建立了秘书专业，培养了一支专业化的教师队伍，出版了 大量秘书专业教材，在秘书职业教育的理论和实践方面进行 了弥足珍贵的探索。时至今日，秘书职业教育在发展中遭遇 瓶颈：国内严峻的就业形势使得大量非秘书专业的学生加入 秘书工作岗位的竞争，秘书职业的专业教育优势难以凸显； 各类高等院校的秘书专业
3、定位不清，过分注重学科体系的完 整性，缺乏对职业能力的培养与训练；中职院校学生基础知 识环节薄弱，缺乏职业成长和提升的潜力；社会对秘书职业 的认识存在误区，学生对秘书专业选择的无奈和就业过程中 的眼高手低造成秘书专业的尴尬定位。由此，秘书专业教育 的改革势在必行，我们迫切需要建立一个能够体现现代秘书 职业精神并且具有成长潜力的、分层次的、多元化的职业秘 书教育体系。各国秘书职业深深植根于各国的经济基础，浸 润着各国的领导管理体制、人文环境等上层建筑的要素同时 深受不同程度的国际文化交融的影响。以更加开放的视角观 察分析国外尤其是西方发达国家的秘书职业环境与颇具特 色并具有成功示范效应的秘书职业
4、教育将为我国的秘书专 业教育理论与实践提供更为广泛的思路。一、中外秘书职业环境比较（一）中外对于秘书的职业定位具有很大的趋同性“国际秘书联合会”对秘书的界定是：秘书应是主管人 员的一位特殊助手：她（他）掌握办公室工作的技巧，能在 没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显 示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权利范围内 做出决定。作为全球性的秘书组织对于秘书的职业描述代表 了大多数国家对于秘书职业定位的一致性：一个部门或单位的上司不可能事必躬亲，管理工作需要 “辅助”上司这个特殊的工作层次，这就是使得当今的秘书 职业具有共同的本质属性。纵观世界主要发达国家，对秘书 的定义，都强
5、调了它的“辅助性” 。“秘书应是主管人员的一 位特殊的助手”明确了秘书的辅助性地位。秘书的辅助性的本质特性，决定了它在社会活动中的地 位，同时也决定了秘书相似的基本职业功能。从美国的韦 氏秘书手册、英国的剑桥秘书“证书”考试指定教材 到德国的当好秘书 100 诀窍，一致认为：处理各种信息； 上传下达，下情上达；协调沟通；催办、督办；撰写、审核、 印制、传发文件；筹办和组织会议；安排上司工作日程；组 织各项活动；档案保管等，是其中最基本的、最常见的职能 要求。基于相同的秘书工作职能，各国对于秘书基本素质的要 求趋向于一致。主要包括基本知识结构，基本能力结构，基 本的职业道德要求。具体而言，知识结
6、构包括社会科学基本 知识和自然科学基础知识。其中有公文和应用文写作、文书 学、档案、办公室管理、会议组织等知识，以及一些与管理 学、经济学、法学、社会学、心理学相关的知识。基本能力 包括写作及口头表达能力、社交活动能力、协调能力、观察 分析能力、应变能力、使用现代化办公机具的能力、预测能 力等。尽管各国对秘书职业道德及个人品质要求不尽相同 ，但中外秘书都离不开“为领导服务”之宗旨，因此各国 均将忠于领导或上司，爱岗敬业、勇于负责、诚实谦虚、团 队精神，善于沟通，保守机密，富有创造、主动精神等作为 秘书职业道德的基本规范。（二）中外秘书职业环境比较我国尚处于发展阶段，由于经济条件的限制，办公现代
7、 尚未完全普及，即便是诸如北京、上海、广州这样的一线城 市，办公现代化程度远逊于西方发达国家。我国秘书工作的 不少环节尚处于手工操作阶段，如信息的收集、整理、传输、使用和存贮，大多是以办公室信息中枢与信息网络上信息员 的口传（电话）笔录、文字资料整理、文件剪报制作与传输 为主要方式，而精确、高效地电脑化信息系统尚未普及。对 管理中关键问题的了解与解析，大多用手工操作式的典型调 查、抽样调查手段和手工操作为主并渗透人为因素的统计资 料为依据，作以掺杂过多主观色彩定性为主，辅之以不精确 的定量研究分析，使辅助决策的信息失真。而西方发达国家 现代办公系统已趋于完善，在大数据的时代背景下，对信息 的分
8、析大多以计算机程序化的数学统计和精确的计算为基 础，通过科学的定量和定性分析得出比较精确的结论。相比 较而言，我国的信息处理与分析具有较大的不确定性，给秘书辅助决策造成了困难。我国的经济体制改革经历了巨大的制度创新，传统计划 经济的影响在短时期内难以消除。在传统模式中，强调秘书 的纵向沟通。秘书尤其是政府秘书习惯性地被称为“秀才”“笔杆子”，即其主要工作内容就是善于把上面的精神、单 位的情况以及下面反映的问题“上传下达”，并按领导意图用文字准确鲜明地表达出来，秘书工作沉溺与“文山会海” 而成熟的市场经济要求管理者一切要面对市场，面对社会公 众。这就要求秘书人员具有更开放的视野，能够多层面、多
9、角度的接触和了解社会。管理者为了谋求效益最大化，则需 要秘书成为自己的智囊和助手，帮助解决实际问题和提高工 作效率，而不仅仅是文字表达。（三）中外秘书工作职业化异同我国古代拥有丰富的秘书工作经验和繁荣的幕僚文化，而现代秘书工作职 业化的时代进程却远远滞后于西方国家，民主、法治、平等、人权等宪政制度的缺失使中国经历漫长的封建社会却没有 形成职业化的秘书。不仅如此，深厚的幕僚性秘书活动也对 我国现代秘书职业产生了持续性的影响。我国现代职业化的秘书活动具有以下特点：首先，现代 秘书活动范畴已不仅仅局限于国家官僚体系，而是广泛存在 于各行各业，已经成为一种具有辅助服务职能的专门职业。 然而政府秘书在任
10、职条件、职业能力、职业道德方面仍有一 些特殊要求。其次，确定了秘书办文、办会、办事、信息处 理、沟通协调等特定秘书工作内容，确定了秘书职业技能培 养教育体系和职业资格考核体系，建立了对秘书从业进行指 导和服务的秘书行业协会。第三，秘书工作是非权力性服务。 现代秘书工作内容既有别于我国古代有一定职权的官吏型 秘书，又区别于副职领导者、职能部门管理者和专职的咨询 智囊人员。秘书岗位一方面解决了领导“独木难支”的现实 问题，另一方面解决了过多的副职和职能部门造成的权力分 散，决策迟缓的弊端。第四，明确了秘书工作的目的是辅助 服务于领导，在辅助服务的有效过程中体现自身的劳动价 值。秘书的职业道德要求与
11、职业价值体现具有鲜明的职业特 色。我国秘书所体现出的职业化特征与西方发达国家秘书 职业化具有同质性和趋同性。现代社会分工日益细化，决定 事务发展的要素越来越多元化，具有更多的不确定性，整体 筹谋、统一指挥、综合协调对于事业的成败越来越重要，而 秘书的辅助、沟通协调对于企业管理和项目决策均能起到优 化的作用。二、中外秘书职业教育比较由于秘书在管理系统中具有不可或缺的特殊地位，我国 和西方各国都比较重视秘书的职业教育，不仅开展了广泛的 多层次的秘书职前教育，而且还采用多种形式进行在职教 育，但在教育理念、教育体制、师资队伍建设、职业教育模 式等方面存在诸多差异。（一）中外秘书教育理念的差异在培养目
12、标上，西方国家突出秘书教育“职业性”：西方发达国家培养的是受过专门训练和严格技能考核的人员， 是经过规范化培训和专门考试的具有职业技能的人才，以适 应现代管理工作的需要。秘书职业化程度高，具有较强的职 业自信心，作为一项专业化工作具有较强的职业荣誉感。如 在欧洲各国普遍设立的欧洲女秘书培训班具有较高的社会 认可度，而法国将秘书教育的目标定位为：“全力培养从秘书做起的管理国家的人”，由政府筹办法国国立行政学院以 为政府培养高级秘书而著称，高级秘书为优秀人才所热力追 捧。在我国，由于秘书职业的形态还不够完善，社会对秘书 职业认知的误区、职业教育并未获得平等的社会地位以及秘 书职业化程度不够高，导致
13、职业认可度较低。更多的人不是 把秘书作为一种职业方向，是把秘书职业作为一种跳板和过 渡，秘书岗位“留不住人”，这种社会现状的存在致使秘书 职业教育培养目标错位或缺位。西方发达国家秘书职业教育紧贴市场经济的需要，与社 会经济生活密切相关。他们的课程设置、培养模式、考核标 准都是根据公司、企业的现实需要来确定的，课程内容就是 秘书工作内容，课程考核针对秘书职业能力。 经过职业教育， 秘书上岗即能独当一面，秘书职业教育极大增加了就业竞争 力。我国的秘书职业教育虽也强调联系实际，但由于传统的 社会阶层划分导致职业教育将在很长一段时间难以取得与 学术教育平等的社会地位，我国秘书教育还未摆脱以“课堂 为中
14、心”、“讲授为中心”、“教师为中心”的学院式教学的局 面，比较强调学科的完整性，技能培训流于形式，学生目标 定位不准确，普遍存在“眼高手低”。学生不了解社会不了 解市场，毕业后还需要很长的适应期，用人单位还需要进行 岗前培训，秘书专业的专业技能在就业竞争中体现不出优 势。（二）秘书教育体制上的差异我国秘书培养偏重于学历教育，拥有一套相当庞大的秘 书正规学历教育系统，而西方发达国家比较强调非学历教育 的秘书职业资格培训，更重视秘书职业技术教育。美国、英 国、法国等国的秘书在取得学历文凭后，并不能直接获得秘 书职业的从业资格，要获得相应的秘书职业资格证书才能进 入工作岗位，成为一名职业秘书。由秘书
15、协会主持统一的职 业培训和专业考试，已经形成用人要求、考核标准、使用和 工资收入相关联的体系。我国的由人力资源与社会保障部主 办“秘书资格证书”考试还刚刚起步，考核内容、标准和方 式都有待进一步改进，针对职业鉴定的专门性培训缺乏规范 管理，在社会上的影响还有待于进一步扩大。不仅如此，西方发达国家秘书教育及培训，特别重视职 业能力的培养。 以德国为例， 秘书教育虽然由职业专科学校、 高级职业学校、职业学院承担，但教学方式一般是每周上 1 2 天课，其他时间却在公司企业中实习，边学边干，在实践 中获得秘书职业能力。法国以培养高级秘书人才为己任的国 立行政学院，第一年不在课堂上课，而是把学生分派到各
16、级 行政机构去担任见习行政人员。下去实习的学生，由当地官 员充当指导教师， “真刀真枪”地进行实习。实习完毕，要 求每人就工作中遇到的问题写成论文做出分析和提出对策， 然后上升到理论。这种“实践一一理论一一实践”的教学方 法，符合应用学科的教学特点，使学生学的知识扎实，动手 能力强，无论是实践能力或理论水平都能够得到较快的提 高，能在较短的时间里培养出高级秘书人才。反观我国秘书 职业教育，一方面传统的教学模式重理论轻实践，课堂和校 内有效的职业教育的能力培养和专业训练模式还在摸索当 中，另一方面我国大学的盲目扩招导致秘书专业人满为患， 难以有实习单位能够提供所需的工作岗位。（三）秘书师资队伍的差异 西方先进国家在秘书职业教育和培训方面积累了丰富 的经验，达到了相当高的水平。不仅表现在先进的教学理念 和适合社会经济发展的秘书教育体制上 .而且也表现在拥有 一支经过严格职业培训的、高水准的师资队伍上。西方发达 国家秘书教师不仅具有扎
