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1、档案管理信息系统需求一、我校档案管理信息系统的现状与存在的问题1、现状：2、目前存在的问题：（1）因为档案馆软件系统（C/S结构）服务器在档案馆内部，短暂没有联上校内网，所以各个学院、部门兼职档案人员不能在网上适时归档。在档案的归档程序中，移交档案书目时实行WORD、EXECEL等设计，然后统一移交到档案部门，档案馆工作人员再导入到档案管理系统的数据库中进行归档，这样造成不必要的工作劳动，而且导入工作对专业技术要求较高。（2）目前档案馆不能进行网上查阅，用户要利用仍旧限制在馆内，利用人员必需到档案馆，档案人员在软件系统里查阅出相关档案，然后进行原文借阅管理。现只进行到档案书目的数字化这一步工作
2、。（3）目前设计的档案管理系统软件，没有和各个部门的子系统链接，信息不能共享。以前各种载体的档案没有数字化。二、 建设的总体目标、指导思想1、总体目标 以档案信息资源建设为核心，以电子信息管理为重点，确保具有保存价值的电子文件（档案）信息，真实、完整、平安地保存在档案管理部门，并为学校党政领导、广阔师生和社会供应便利、快捷的利用服务。2、指导思想数字化档案馆工程建设的指导思想是统筹规划、需求导引、科技创新、持续发展。统筹规划 数字化档案馆建设是长期建设的大型系统工程。工程建设需统筹规划、统一标准。需求导引 数字化档案馆建设的核心是建立各类档案信息资源库，除此之外，还涉及对档案资源的形成、整理、
3、存储、检索、传递、保管、爱护、利用、鉴定、统计等全过程的管理。其建设内容应适应学校的需求，按部就班，逐步发展。科技创新 数字化档案馆工程是采纳现代高新技术所支持的创新工程。它要求采纳海量存储与压缩，人工智能、自动标引、多媒体制作与传输、信息隐藏、不对称加密技术等，通过科技创新，保障数字化档案馆的不断完善。持续发展 数字化档案馆工程建设是一项长期而艰难的任务，须要纳入到学校大力发展的信息化建设的大背景中，同时依托专业化、社会化的技术服务，实现持续发展。三、对新档案管理系统的需求1、总体要求：建立基于网络平台的数字化档案馆。（1）档案管理系统须满意档案业务全部流程全面数字化的需求，建议系统架构为B
4、/S方式，适应档案管理数据网络传输、共享要求，能够供应校内网、外网不同层次利用者归档、查阅、档案业务需求运用。（2）系统建立的数字化档案馆综合应用平台，应包括档案采集、档案管理、档案馆馆务管理、档案利用发布和平安机制等功能。（3）与我校“数字化校内”管理系统数据同步运行，实现统一身份认证功能。（4）能够实现网上实时归档，即各部门兼职档案员在文件材料产生后干脆录入书目并将电子原文件传送到档案管理系统中。（5）系统能够实现学校办公自动化系统OA等形成的电子文件刚好归档，使档案收集在时限上提前成为可能。通过与数字化校内各系统的无缝连接，以及对各学院、部门形成的电子文件实行实时接收，用数字化手段对档案
5、业务各流程进行管理，从而真正意义上实现文档一体化管理，极大地促进档案管理现代化水平的提高。2、详细要求：（1）确保原来运用xxxx软件录入的信息，要全部导入到新系统中。（2）系统能够实现：档案数据进行接收、整理、归档、鉴定、打印、统计、借阅、库房管理等一系列档案业务管理。实现了对文书档案、教学档案、财会档案、科研档案、基建档案、设备档案、照片档案、声像档案、实物档案、电子档案等多种类型的档案管理。实现了对传统立卷、简化组卷等多种管理模式的档案管理支持。实现声像档案、照片档案的接收和查询方式的数字化。（3）系统应具有完善强大的电子文件管理功能，确保电子文件的平安、真实及凭据性，确保电子原文被档案
6、馆接收后，就不能再被更改。电子文件能够远程、批量、高速上传，电子文件可以自动转换为PDF格式，自动提取PDF格式电子文件内容。（4）系统具有扫描识别功能，可干脆连接高速扫描仪。在数据采集过程中，通过影像扫描软件与OCR模块相结合，可轻松实现文档的快速自动录入、数据自动采集、相关图像优化处理及自动建立索引。可对扫描后电子文件进行OCR识别形成文本文件，用户基于此进行全文检索。（5）系统能够实现特别字符录入，具有文件回收站功能，可实现数据的批量修改、删除、替换、查重、复原，著录界面自定义等功能。（6）系统能够供应书目检索、高级检索、全文检索、跨全宗检索等搜寻功能，查询方式类似于百度、谷歌等搜寻引擎
7、，可满意多种条件不同层次用户的查询需求。（7）系统能够完成全国档案事业统计年报及其随意字段、组合字段等多种条件统计任务。（8）档案整理能够实现计算机协助立卷、供应条形码打印，并与校内一卡通相连，实现档案借阅、归还自动化。 （9）档案接收、借阅等业务在登录用户的计算机网络平台上有接收或退回、同意下载等业务提示信息并能够设置下载权限、次数、电子文件加密等限制功能。借出的档案，到期短信提示，同时用户界面上能够自动提示。到期档案的信息提示，为档案的鉴定销毁工作供应便利。（10）系统能便利设置档案信息发布权限、发布内容，供应网上查询、预约查档或下载、打印原文。系统供应网页式的打印输出方式，用户可以依据详
8、细打印要求，调整打印格式。（11）档案管理系统与OA链接，确保文件签发单、文件阅办单、原文等完整、精确、系统、平安归档，接口能够自动归档，并供应便利可行的中间档案管理等归类模式。（12）系统具有实时通信功能，在线用户显示，便利在线传送文件，工作进度实时统计并具有档案离线输入模块。（13）系统具有在线编研功能。系统能够供应强大的文字编辑及插入图像、音视频、Flash技术，结合全文检索在线提取素材，主动、定向服务，削减专题信息整合在线编研发布。（13）系统能够供应中英文成果单管理模块，便利运用和网上查询。（14）系统能够实现人员绩效管理、考勤、统计分析。（15）系统具有单机版本，具有涉密档案解密后
9、平安导入方案。（15）系统能够进行数据远程备份与复原。并依据检索条件生成脱机运行的数据光盘，并在光盘中供应数据检索及图像阅读功能。（17）系统具有售后服务（以后的维护、升级、修改等）。协作系统建立符合标准的数字档案标准，当今后学校档案数据须要进一步与其他管理系统实现数据共享或开放时，该系统有进一步接口升级或扩展的空间。字段权限身份证读卡四、对项目担当公司的要求1、必需是长期从事电子档案领域专业探讨的，具有肯定规模和自主开发实力的公司；2、具有自主的电子档案成熟产品，具有较强的项目实施实力及系统集成实力，产品有大量胜利运用的案例；3、具有相应的计算机软件著作权证书，档案管理软件通过国家档案局评测、鉴定；4、具有涉及国家隐私的计算机信息系统集成资质；5、具有较强的档案软件产品研发规划实力。1
