常见公文写作中存在的问题

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1、公文基础知识讲座市卫生局办公室 童 卉一、什么是文种？文种的确定文种是公文中具有共同内涵、 共同使用范围、 共同成文格式和最 能体现公文内容、表现公文名称的基本分类单位。正确运用文种，是 促进公文规范化的重要前提和基本保证。 这就要求我们在行文时决不 能随心所欲， 必须根据行文目的、 公文内容和行文关系以及发文机关 的职权、每个文种的适用范围合理选择和确定文种。国家行政机关公文处理办法规定， 法定公文 （即国家正式规定的 公文）文种有 13 种：命令 （令） 、决定、公告、通告、通知、通报、 议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。常用公文 （ 在某些场合也可称作一般常用公文 ） 是除法定

2、公文以 外的比较经常使用的公文。 如：工作要点、 计划、规划、方案、安排、 总结、规则、守则、制度、便函、大事记、讲话稿、会议记录和非正 式文件形成的调查报告等。一般应用公文是指法定公文、 常用公文以外的在某种情况下所使 用的各种公务文书。如贺信、慰问信、证明信、咨询信、申请书、倡 议书、聘书、贺电、慰问电、唁电、悼词、鉴定、考核材料等。二、文种应用方面易出现的问题日常工作中， 文种运用上存在的问题一直很多， 最主要表现在两 个大的方面，即广义公文不分与法定公文不分。广义公文不分指的是对法定公文和非法定公文分辨不清， 不会正 确使用。常见如向下级单位直接下发计划、总结、安排等情况。法定公文不分

3、指的是对法定公文的某些具体文种混淆不清， 不会 正确使用而错用文种的情况。法定公文比较庄重，格式要求严格，存 在的问题也特别多。主要是：呈发不分，函呈不分，函发不分，报告 请示不分，公告通告不分，通告通报不分，通告通知不分，通报通知 不分，批复“批转”不分，批复决定不分，通报决定不分，批复“复 函”不分，公函便函不分等等。今天主要谈以下几个常见的问题：1、“呈发不分”而错用文种的具体表现 法定公文按行文关系和行文方向来分， 主要分为上行文、 下行文 和平行文。“呈”一般指将公文呈报上级，通常代表上行文； “发”一 般指将公文下发所属单位， 通常代表下行文。 上行文过去只有“请示” 和“报告”两

4、种，新法规增加的“意见”文种，也可用于上行文。所 谓“呈发不分”，主要有两种情况：(1) 将应该呈报上级的公文错用了“通知” 、“决定”等下行文文 种，或者将“通知”、“决定”等下行文主送给上级机关。其结果，闹 出了下级给上级发通知和作决定的笑话。(2) 将应该下发所属单位的公文错用“报告” 、“请示”文种，或 将“报告”、“请示”类上行文主送给了下属单位。其结果，闹出了上 级给下级报告和请示的笑话。例如某单位主送下属单位的一份公文， 标题是关于对XX年财务决算情况审计的报告。其规范的标题应为XXX关于19XX年财务决算审计情况的通报，如有必要可抄送上级 机关。若从行文主旨来说确须向上级报告，

5、可选用“报告”文种，但 应主送上级机关。2、“函呈不分”而错用文种的具体表现： 函呈不分的问题一直相当普遍， 人们甚至习以为常。 其问题主要表现在以下几个方面：(1) 不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题不用函而错用 “请示”或“报告。行文和受文单位双方没有直接隶属关系，按规定 答复不相隶属相关的询问应该使用函，但行文单位却偏偏用了“报 告”，也许以为对方机关级别高，以此表示尊敬。实际上，大可不必 这样做。(2) 向无隶属关系的有关主管部门请求批准不用函而滥用 “请示” 和“报告”。这种滥用比前一种情况的错用要严重得多。3、“函发不分”而错用文种的具体表现：主要表现在通知和函不分而错用上。

6、 通知和函的适用范围以及各 自所体现的行文关系本来是很明确的。 通知的发文对象一般是自己的 下级机关， 不相隶属机关之间则用函行文。 但在实际工作中却常常出 现两者错用的情况。4、报告和请示主要区别以及两者不分而错用的具体表现 报告和请示虽然同属上行文， 但却有关明显不同的行文目的和要 求，其内容迥然不别， 是性质截然不同的两类文种。 它们的主要区别： 一是行文目的不同。报告大多以陈述情况为主，不要求上级批复；请 示以请求批示或批准事项为主，要求上级批复。二是公文内容不同。 请示可以围绕请求事项反映情况，陈述意见，说明理由，不排除含有 一定的情况汇报， 但报告中却不能夹杂请示事项， 即便是内容

7、复杂的 综合性报告也不例外。三是规范性用语不同。如结尾用语，报告多用 “以上报告如有不妥，请指示” ，请示多用“当否 ( 妥否 ) ，请批复” 等。四是成文时间不同。报告大多属于事后行文，为过去时 ( 也有的 属事中行文 ) ；请示则纯属事前行文，为将来时，待上级批复后执行。三、什么是行文关系？行文关系的确定 行文关系是各级机关及至各单位相互之间的组织关系和业务关 系在公文运行中的体现。这种关系，或是领导与被领导、管理与被管 理的上下级隶属关系， 或是同等级别和不同等级别的非隶属关系。 行 文关系约束公文要遵循一定的方向和程序合理地运行。新办法规 定，行文关系根据隶属关系和职权范围确定。据此，

8、超越职权和违反 隶属关系的行文是错误的。1、违反行文关系的行文主要表现 违反行文关系的行文主要表现在：(1) 文种错用违反行文关系；(2) 党政不分违反行文关系；(3) 随意请报违反行文关系；(4) 乱抄滥送违反行文关系；(5) 其他违规行文违反行文关系。2、违反行文关系的文种错用主要表现 违反行文关系的文种错用主要表现在前面说过的呈发不分、 函呈 不分、函发不分和批复“复函”不分等方面。其中的函呈不分和批复 “复函” 不分势必导致不相隶属机关及至 各单位之间错误请示和错误批复的泛滥，更应该引起重视。3、党政不分的行文主要表现 党政不分的行文主要表现在：(1) 纯属行政主抓的工作错误地由党委包

9、揽行文；(2) 党的机关公文主送行政部门或单位；(3) 行政机关公文主送党组织；(4) 非党政机关联合行文而党政混杂一并主送。4、越级上报新办法规定： “除上级机关负责人直接交办的事项外，不得 以机关名义向上级机关负责人报送“请示” 、“意见”、“报告”。请示 “一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形 式”受双重领导的机关向上级机关请示， 应当写明主送机关和抄 送机关。“5、乱抄滥送的下行文主要表现(1) 不分有无关系、有无必要，随意抄送上下左右诸多单位；(2) 把“请示”同时抄送下级机关；(3) 把向下级机关发的一般性公文，无必要地抄送上级机关；(4) 对受文单位领导一一抄

10、送。四、公文标题的撰制1、公文标题主要特征、结构形式或撰制要求 公文标题是标明公文主旨或事由的概括性题目名称， 除会议纪要 外，一般由发文机关 ( 即行文单位名称 ) 、公文主要内容 (即事由 ) 和文 种三部分组成也可称作公文标题的“三要素” 。公文标题是个名词性 偏正词组，而不是句子。其一般构成形式可表示为：发文机关关于 事由的文种。这样组合后，其语法结构的特点是：文种为中心 词，发文机关和事由共同充当文种的限制成分。 公文标题是公文的“眉 目”，它不仅要揭示公文的主要内容，而且要便于阅读、管理和使用。 拟写公文标题应该做到： 结构完整， 事由明确， 文种恰当， 语言规范， 文字简洁，文题

11、相符。(1)公文标题中的“三要素”能否省略？在什么情况下可以省 略？撰制时应如何把握？新办法规定： “公文标题应当准确简要地概括公文的主要内 容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。 ”据此，对发文机关来 说，“一般应当标明”则意味着有时可以不标明即可以省略；而在什 么情况下省略，法规并未作明确规定。从写作实践来看，带有公文版 头的上行文可以省略发文机关，而下行文则应保留。撰制公文标题应注意把握以下几点：(a) 尽量避免省略而撰制完整的“标准式”标题；(b) 下行文的发文机关不省略为好，以利于公文的管理和利用；(c) 即便省略也不宜省略两项；(d) 文种无论在什么情况下都不能省略。( 2)、无

12、文种的公文标题主要病误有几种情况？(a) 般常用公文被误作法定公文，致使标题无文种。如 关于 的规划、 关于 的计划、 关于 的总结、关于的要点 、关于的安排 、关于的 制度等等。冠以一般法定公文的版头，编排发文字号，直接上报或 下发。这类公文标题，实际上没有法定公文文种，不合乎要求，也不 伦不类。(b) 批转、转发、印发性通知文种被无故舍弃，致使标题无文种。 如：将被批转、转发、印发的某公文文种视为本公文的文种；将无“通知”文种的批转、转发、印发类公文视为省略；将“批转” 、 “转发”等视为新文种。(c) 连一般常用公文文种也没有而随意乱造，致使标题无文种。如关于的说明、关于的解释、关于的问

13、题、关 于的工作重点等等。此类标题，实际上也等于无文种。关于前 面应有发文机关名称，未一一注明；若无发文机关名称，则属于无行 文单位和文种的情况。2、文种不伦不类的公文标题主要类型(1) 并用文种a、“请示”和“报告”两种文种并使用。如关于的请示报 告。这是最典型也较普遍的情况。b、其他两个文种同时使用。关于XX年XX的决定的通知、关 于XXX同志任职批复的通知、关于对机关档案管理的决定和转发 VXXX当案管理实施细则 的通知等。(2) 混用文种不分类别， 一般常用公文代替法定公文行文； 或者区分不好具体 文种，将法定公文文种错用。个别的还有将“请示”错用成“申请” 的。向上级请求批准，不用“

14、请示”却用“申请” ，属于文种运用中 “大类不分”和“混用文种”中的一种特殊情况。(3) 生造文种即连一般常用公文文种也没有，随意乱造。 另外，有的把“批复”改成“批示” 、“批文”等，“批示”曾提 出过，但在公文管理法规中从未正式规定。 “批文”自新中国成立以 来从未有过“批文”文种。3、“关于”使用不当公文标题的常见情况 介词“关于”使用不当大体有两种情况：(1) 放错位置。“关于”的正确位置应在发文机关之后，而有的公 文却放在了发文机关前面。如关于XX医院向XX大学联系临时用房问 题的函，规范的标题应为XX医院关于向XX大学联系临时用房问 题的函。还有的将“关于”放在了事由述宾词组中间，

15、如 XX医院 召开关于转制会议(此标题还有一个毛病是无文种) ，规范的标题应 为XX医院关于召开转制会议的通知。(2) 过度使用。多表现在转发性通知上。4、公文标题文种前的结构助词 “的”的使用，缺少必要助词“的” 公文标题的常见类型有公文标题中助词 “的”也不可有可无的，它是中心词文种前面 定语成分的标志， 有时又可避免产生歧义或其他语病， 因此也不可以 随意不用。缺少助词“的” ，大体上也有两种情况：(1) 文种前不用“的”的一般形式。例如XX局职业考试报名通 告；再如XX局关于上半年工作总结报告、XX市公开选聘学校校 长通告 ( 缺少“关于”更不规范 ) ，均应在文种前加“的” 。(2) “的”不在文种前面在事由某中心词前。例如： 的情况 报告，应为情况的报告；市人民政府关于报送规章的 备案报告，“的”应移至“备案”后。 (事由是“报送规章备案” ，而 不是“报送规章”；文种是“报告”，而不是“备案报告” ) 。有些情况下，的调查报告、的检讨报告、的 处理决定、的嘉奖令等属约定俗成，除此之外“的”字最好 置于事由和文种中间。从汉语组合特点来看， 定语和中心语的组合有些是直接的， 不必 加“的”；有些是间接的，必须加“的” ；有些则可加可不加