采购人员明确自己必须具备的能力

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1、采购人员明确自己必须具备的能力在传统思维里，采购就是拿钱买东西，其目的就是以最少的钱买到最好的物 品。然而，事实并非如此，随着市场经济的发展、技术的进步、竞争的日益激烈， 采购已由单纯的物品买卖发展成为一种技能，一门专业，一种可为企业节省成本、 增加利润、获取服务的资源。采购也不是一件轻松的工作，需要较高的专业技能 和谈判技巧。因此，作为采购员首先得具备一定的技能和素质，才能做好采购工 作。那么一个成功的采购人员应具备哪些方面的技能和素质呢，归纳起来有以下 几点:一、成本意识与价值分析能力采购支出是构成销货成本的主要部分， 通过调查发现， 企业 50%-60%的销售额 均用于采购，有的企业竟高

2、达 75%。因此采购员必须具有成本意识，会精打细算， 不可大而化之 ; 其次，必须具有 成本效益 的观念，所谓“一分钱一分货” ，不可 花冤枉钱，而买了那些品质不好或不堪使用的物品。同时应能随时将投入 （ 成本） 与产出（使用状况时效、损耗率、维修次数等） 加以比较。此外，对于报价的内容，应有分析的技巧，不可以“总价”比较，必须在相同的基础上，对原料、 人工、工具、税款、利润、交货时间、付款条件等，逐项加以剖析评判。采购中 省下的每一分钱都将直接转化为利润。二、预测能力 在动态经济环境下，物品的采购价格与供应数量经常会调整变动，采购员应能 依据各种产销资料，分析、判断货源是否充裕，再与供应商接

3、触，并可从其“惜 售”的态度，揣摩物品是否可能供应短缺。从物品原料价格的涨跌，也能推断采购成本将受影响的幅度有多少。总之，采购员必须扩充见闻；具备“察言观色” 的能力，才能对物品未来的供应趋势未雨绸缪。三、表达能力采购员无论是用语言或文字与供应商沟通，必须能正确、清晰表达所欲采购 物品的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含 混，产生误解。尤其是忙碌的采购工作，采购员更必须具备长话短说、言简意赅 的表达能力，以免浪费时间。而以“说之以理，动之以情”来获取优惠的采购条 件，更是采购员必须锻炼的表达技巧。四、良好的人际沟通与协调能力由于采购业务牵涉范围广，相关部门多，欲使

4、采购业务能顺利进行，而获得 良好的工作绩效，除了采购员的努力外，尚需企业内部各有关部门的密切配合。因此，采购员必须具备良好人际关系与协调能力，以期获得有关部门的合作， 而圆满完成任务。在此将采购部门与企业内有关部门的协调关系，叙述如下：1 、与管理部门在与管理部门的协调上，采购部门应将与供应商接触所获得的市场信息提供 给管理部门，作为经营上的依据。而管理部门则应将市场预测等信息提供给采购 部门参考。2 、与营销部门(1) 营销部门应提供正确的营销预测及营销目标等资料给采购部门， 以期采购 计划有效执行。(2) 营销部门在确定产品的价格时，必须事先预估制造成本，尤其是占主要 部分的材料成本。在预

5、估材料成本方面，采购部门应提供充分协助(3) 营销部门在与顾客谈判特别订单及无库存的产品时，必须考虑采购的购 运时间，避免造成无法如期交货的问题。(4) 采购部门应将从供应商处所获得的有关竞争者的用料需求信息，以及其 产品的销售数量、品质、价格等信息，提供给营销部门，以协助做好竞争策略的 拟订工作。3 、与生产管理部门为了确保原料供应的稳定性，采购部门和生管部门需要经常交换信息。生管 部门应尽早通知采购部门有关产品的生产计划与物料的需求计划，使采购部门有 充裕的时间寻求货源，与供应商议价。而采购部门也必须通知生管部门其所需要 的购运时间及订购后可能发生的变化。如果生产计划或采购计划中的数量或时

6、间 有任何的改变，彼此都应迅速通知对方，以便及时做适当的调整与配合。4 、与品质管理部门采购员必须熟悉有关品质的标准，以便从供应商处购买到符合质量的东西。 采购员由于直接与供应商接触，能帮助品管部门建立供应商所能配合的一套检验 标准。而品管部门也应将检查结果告知采购员，借以考核供应商。因此，采购与品管部门的协调关系如下 :(1) 品质管理知识：采购员应随时向品管部门学习品管的知识，以便在与供 应商接触时能了解物料品质，以期采购适当的物料供应生产。(2) 品质标准 : 采购部门应与品管部门保持密切联系，以便品管部门随时提供 必要的协助，使请购规格与验收标准能相吻合。(3) 物料验收：品管部门对由

7、于厂商交来的物料不符要求而拒收时，应立即 通知采购部门，以便采取必要的措施。(4) 开发供应厂商：采购部门与品管部门应共同开发供应厂商，以确认厂商 是否具备供应所需品质及数量的产品的能力。5 、与生产现场采购部门提供生产现场所需物料，两者关系密切，但是两者却有不同的立场。 通常，生产现场希望物料能快速供应，以免发生停工待料的情况，而采购部门则 希望能有充分时间进行议价，以降低采购成本。因此，在采购的购运时间方面， 彼此需互相尊重、充分协调，切勿意气用事。另外，对于自制或外包的决定，生产现场与采购部门彼此立场与见解也可能 不同，此时应根据成本分析结果，以客观的态度共商办法。6 与财务部门每一项采

8、购交易，从订购开始到交货、请款、付款为止，都需要做财务处理。财务部门还可为采购部门提供各项有关的计算资料，例如，应付账款余额统计、 实际支出金额与预算金额比较、材料成本计算、价差绩效计算等。7 、与技术部门(1) 技术部门在设计物料规格时，可能过分强调追求品质，而忽略价格和市场 因素；而采购部门也不可太强调价格因素而忽略品质要求。因此，技术部门应征 询采购部门的意见，而采购部门也应根据市场信息，建议适当的规格标准。总之， 两者必须密切协调，才能顺利进行采购。(2) 为了建立标准，以期尽量保证物料品种，在此方面，两者应密切协调， 产生良好的互动关系。(3) 在新产品设计方面，采购部门应随时提供有

9、关物料规格、性能、价格等 最新信息，以供技术部门参考8 、与仓储部门大量采购可以降低物料的单位成本但相对地，存量的增加，会提高仓储成本。因此，为了使整体的采购成本降低，采购部门与仓储部门，必须有良好的沟 通与协调能力，设计适当的最低存量及订购点。采购部门应在订购作业完成时， 将有关交货时间与数量等资料通知仓储部门， 以便仓储部门能事先准备所需空间；而仓储部门也应定期将存量记录通知采购部 门，以利存量控制。另外，对于退货、呆料、缺料等问题，采购员也应协助仓储人员处理。五、危机意识和应变能力1、危机意识市场经济社会是“适者生存，强者发展”的社会，在强者如林的竞争环境中，采 购员必须习惯于用危机意识

10、去思考问题，危机就是动力，危机促使竞争，思则有 备，有备则无患。2、应变能力当今世界唯一没有变的就是变。所以，应变能力是采购员应当具备的基本能力之一。市场经济社会，市场情况复杂多变、变幻莫测，许多因素难以预料，采购员在工作中必须审时度势，随机应变。在实际工作中，面对市场的变化和竞争对手 采购策略的调整，及时调整工作思路和采购策略，尽把竞争的主动权掌握在己方 手里。六、专业知识采购员对其经办的产品，若能了解原料来源、组合过程、基本功能、品质、用途， 成本等，将有助于与供应商的沟通，并避免吃亏上当。有了专业知识，采购员就 更能主动开发新来源或替代品，有助于降低采购成本除此之外，采购员需要了解购买的

11、物品，了解产品的原理、性能要求，了解市场行情、价格走势，需要了解供应商的实力、供应商报价的合理性，实地考查供应保证能力，需要极强的谈判能力和计划能力，有能力在保证供应的同时保证价格和品质标准。总的来说，作为专业采购员，需要掌握至少一门符合企业实际需要的采购内容的专业，而非会计和英语等专业。他需要有能力与公司其他国家的同样采购物品组进行沟通，了解世界市场的变化和供应商的表现，因此英语表 达和沟通能力、计算机网络知识也很重要，这些专业包括很多，如计算机设备、 软件、广告、印刷、办公物品与服务、技术服务等。七、品质素养采购员必须以公平、公开、公正的方式来对待采购工作，否则，就会给自己 或企业带来莫大

12、的损失。1 、与供应商来往应公正与诚实 处理采购业务时应对事不对人；在可能的范围内协助供应商及获得供应商的 配合与信任 （助人助己） 不接受供应商的热情招待及礼物 ;设法取得供应商的敬重。 与供应商的来往，也必以实事求是的态度相待，不可有欺瞒的行为，造成不道德 的采购。2 、临财不苟得采购员所处理的“采购单”在性质上与“钞票”并无太大差异，因此难免被 唯利是图的供应商所包围。无论是威逼 （通过人际关系）或利诱 （ 回扣或红包 ），采 购员都必须维持平常心、不动心，否则牺牲公司权益，终将误人误己，所以重利 忘义之徒实难胜任采购职责3 、具备敬业精神虽然造成原料短缺的原因很多，若采购员不能抱有“舍我其谁”的态度，负 责调度所需的物料、将使公司损失严重。4 、虚心与耐心 在“买方市场”上，采购员虽然较占上风，但对供应商的态度，必须公平互 惠，不可趾高气扬、傲慢无理、与供应商谈判或议价的过程，可能相当艰辛与复 杂，采购员更要有忍耐、等待的修养，才能“欲擒故纵” ，气定神闲地进行工作。 居于劣势时，也能忍让求全，不温不火，克己奉公。