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1、模块四、入库学习目的l 学生可以具体论述单证交接和货品交接时的核对内容;l 学生会办理单证和货品的交接;l 学生可以清晰阐明商品数量和质量验收的重要性;l 学生会根据货品的特点选用合适的措施进行质量验收；l 学生可以对的地论述入库的概念,应用的单证、入库流程及操作规范要点;l 学生会签填入库单据,办理入库手续；l 学生会采用规范化的操作进行入库作业。4.1 入库作业的基本流程入库流程图如图4-所示。审核单据齐全存入暂存库告知有关部门及时解决初步验收办理入库手续具体验收分派货位是否货品接运合格不合格图4-1 入库流程图发出接货告知制定入库筹划入库准备货品交接4.1.1 制定入库筹划存货人在储存货
2、品之前,会以仓储合同或保管合同的形式将其寄存货品的种类、规格、数量、性质、入库时间、保管时间、保管条件等信息明确的告知仓储部门。这时，仓库筹划人员就可以对其进行分析,编制具体的入库作业筹划,阐明作业程序与内容,并及时告知各部门做好相应的准备工作,以保证入库的顺利进行。一般，入库作业筹划涉及如下内容：1. 理解货品入库的时间、数量、包装形式、规格；2. 筹划货品所需占用的仓容大小；3. 预测车辆达到的时间及送货车型；4. 为了以便装卸搬运，筹划车辆的停放位置;5. 筹划货品的临时寄存地点;6. 拟定入库作业的有关部门。可以看出，筹划人员负责将信息进行分解,把相应信息下发到各个部门,再由各部门做好
3、入库的具体准备内容。4.1.2 入库准备仓库各部门根据入库筹划及时地做好入库前的准备工作，是保证货品精确迅速入库的重要环节,也是避免差错、减少挥霍的有效措施，这需要由仓库各业务部门、管理部门、设备部门分工协作,互相配合,做好如下工作内容。1. 信息准备在接到入库作业筹划后，仓库业务员要及时获得货品信息，涉及：发货时间、发货地点、运送方式、在途天数、估计到货时间、到货地点、联系电话、货品名称、规格、数量、包装、形状、单件体积、理化性质、保管规定、自提还是送货上门、与否需要与货站结算货款等内容,必要时要向存货人进行询问核算,保证精确无误,便于后续工作的顺利开展。2. 场地准备根据货品的入库时间、数
4、量、性质、保管规定等信息,结合货品的堆码规定,计算货位面积,拟定所需的存储空间和仓库条件,并对该仓库进行清查，整顿剩余货品,腾出仓容,打扫消毒,准备好存货场合。3. 设备准备在货品到库之前,根据其种类、包装、规格、数量等状况,拟定装卸搬运及检查的措施,并准备相应的车辆、检查器材度量衡、秤、尺、移动照明、撬棍、锤子、堆码的工具,以及危险品需要的必要防护用品。4. 人员准备根据作业量的大小及专业化限度的高下，安排数量相符、技能娴熟的搬运、堆码、检查等有关作业人员，如遇特殊货品，还须对人员进行作业前培训及安全教育,保证货品达到后,人员及时到位，安全高效地完毕工作任务。5. 货位准备根据货位的使用原则
5、，妥善安排货位,并进行彻底打扫,清除残留物,检查照明、通风等设备,发现问题及时解决。6. 作业工艺设定综合考虑货品、货位、设备、人员、场地、时间等多方面因素,科学合理的拟定装卸搬运的工艺方案，特别是对于超长、超宽、超高、不能拆分的大型物件,在保证安全型的前提下,尽量的提高作业效率。7. 单证准备仓库管理员需根据入库筹划将作业时所需的入库记录单、验收单、货卡等多种单据、凭证、报表事先准备好，并预填妥善，以备使用。8. 苫垫用品准备根据货品的性质、数量、保管规定、堆码形式、储存场合等因素,拟定货垛的苫垫形式,并精确计算出所需苫垫材料的数量和种类,预先准备充足,做到堆码的同步就完毕苫垫工作,以提高工
6、作效率,减少成本。4.1.3 货品接运货品的接运是入库业务流程的第一道作业环节，也是仓库直接与外部发生的经济联系。它的重要任务是及时而精确地向交通运送部门提取入库货品,规定手续清晰,责任分明,为仓库验收工作发明有利条件。由于接运工作是仓库业务活动的开始，如果接受了损坏的或错误的货品,那将直接导致货品出库装运时浮现差错。接运工作完毕的质量直接影响货品的验收和入库后的保管保养。因此，在接运由交通运送部门(涉及铁路)转运的货品时，必须认真检查,分清责任,获得必要的证件，避免将某些在运送过程中或运送前就已经损坏的货品带入仓库,导致验收中责任难分和在保管工作中的困难或损失。4.1.4 审核单证货品到库后
7、,一方面要核对入库凭证,然后要核查供货单位提供的发票、产品阐明书、质量合格证书、装箱单、磅码单、发货明细等，最后还要核查承运部门提供的运单。如果在入库时货品已经发生货损货差现象,还须索取货运记录或一般记录。在核对证件时,要注意检查它们的真实性、合法性、有效性以及与否与实物相符。小贴士:货运记录是指由承运部门负责装、运、施封、卸载，发生问题由承运部门负责补偿的货品运送事故记录。它是作为分析责任和祈求补偿的一种基本文献。凡在运送过程中发生如下事故时,运送部门应及时查明因素，按批编制货运记录:(1）货品的实际品名、件数、质量与货品运单记录不符;(2)货品被盗、丢失或损坏；()有货品票或有票无货；(）
8、发货件数短少、玷污、进水、变质、霉变、货损货差。记录必须反映事故的隐患的真实状况,书写清晰、字体清晰，如有涂改正式项由记录编制人在改正处盖章。一般记录是指已由托运方自装施封,承运部门承运,图中车船施封完好,到港站卸货时发现异状,需收货人向发货人办理交涉而承运部门出具的货状记录。它是一般的证明文献，不作为补偿根据。在遇到下列问题时运送部门于当天编制一般记录:(）铅封破损、失效、不符、印文不清或没按规定施封；（)施封的货车门窗关闭不严、发现货品损坏；(3)苫盖货品的篷布顶部有异味或苫盖不良，有漏水;(4)货品在运送途中发现包装损坏，但货品未发生损失；()事故的责任判明由供方负责。一般记录除应按照规
9、定的各栏逐个填记清晰外,特别要注意具体记载发生问题的时间、地点和状况。4.1.5 初步验收 单证审核完毕后，货品交接前需要对其进行初步验收，重要是进行数量检查和包装检查。这时的数量检查属于大数验收，只清点货品大包装的数量与否与单证相符,一般采用逐渐清点或是堆码点数的措施。在清点数量是,还须检查货品的外包装与否浮现破损、浸湿、油污、渗漏、变形等异常状况。如发现异常状况,须做出相应记录,再打开货品的外包装,检查货品与否发生破损。在验收无误的状况下,再与仓库业务人员办理货品的交接手续。4.1.6 货品交接 完毕以上各项作业内容后，就可以办理货品的交接手续。收货人员以送货单为根据,接受数量相符、质量合
10、格的货品,同步接受送货人送交的货品资料、运送的货运记录、一般记录等,以及随货同行的相应证明文献。最后由双方在送货单、交接清单上签订和批注,并留存相应凭证。4.1.7 货品验收 办理完交接手续后,需要对货品进行具体的验收才干办理入库手续。通过初步验收拟定的只是大件货品的数量和包装状况，要想确认货品的具体数量、质量与否合乎原则还须进一步验收。在入库作业流程中,货品验收不仅是严格控制入库商品质量的核心,还是决定入库作业效率的重要环节。验收工作规定及时、精确,在规定的验收期限内完毕，并且采用科学的验收措施，合理的验收工具，认真仔细的完毕。若果在验收时发现数量短少、质量却显得异常问题，要及时填写验收报告
11、,划分清晰责任归属,妥善解决。4.1.8 办理入库手续 验收无误后，就可以办理入库手续。涉及入库货品的信息录入、建立物料明细卡、货品登帐、建立仓库工作档案和签单。信息录入是将入库货品的有关数据通过手工或条码扫描的形式录入到仓储管理系统中,以便查询、管理。根据入库告知单所列的内容填写物料明细卡,要反映出该多货品的品名、型号、规格、数量、单位及进出动态和积存数,要做到入库后立即建卡，一垛一卡。然后在仓库实务保管明细帐上登记货品的入库、出库、结存等具体状况，并要常常核对,保证帐、卡、货相符。建立仓库工作档案的目的是为了便于货品管理和客户联系，作为发生争议时的凭证，同步也有助于总结和积累仓储管理的经验
12、,更好的提供仓储服务。在货品验收入库后,还要按照仓库商品验收记录的规定精确签回单据,以便向供货单位表白收到货品的状况。4.1.9 分派货位根据仓库内货位的分派原则和货品的属性特性，为其安排合理的寄存位置。在安排货位时，还要考虑货品的储入库频率、搬运的省力性、操作的安全性、管理的以便性、养护的简便性、设备的可操作性、空间的运用率等多方面因素。以上环节是入库作业的基本作业内容，在实际中,由于储存场合的条件不同,仓库的性质不同,货品的种类特性不同,以及储存的时间不同,会增长或减少某些其她的作业内容,例如有的仓库需要对货品在入库时进行拆包,将大包装变为小包装,就会增长流通加工这一环节；再如危险品或是紧
13、急物资,在入库时就会尽量减少环节，缩短作业时间。因此，做组织货品入库时,需要结合实际的作业特点,设计合理的入库流程。4.2 入库操作与技术4.2.1 入库原则1 按照订单入库,没有订单回绝入库,避免占用仓储空间和管理费用。2 一定要将不合格品分离出来,及时解决，管理不合格品是无效劳动。3 如实入库，多于或少于到货清单数量,都要精确及时地反映出来,对于弄虚作假的行为要严肃打击。4 按照流程一条龙持续作业,提高效率，缩短时间,减少入库成本。4.2.2 货品接运随着第三方物流业务范畴的不断扩展，已经很少有供货商自己开展运送将货品送到仓库，绝大多数都是将这一部分业务转交给专门从事运送业务的物流公司完毕
14、,这样既可以将公司的精力都集中到核心竞争力上去,又可以充足运用运送的规模经济原理来减少运送成本。做好货品接运业务管理的重要意义在于,避免把在运送过程中或运送之前已经发生的货品损害和多种差错带入仓库,减少或避免经济损失，为验收和保管、保养发明良好的条件。商品接运可以在车站、码头、专用线或仓库进行，因此可以分为到货和提货两种。1 到货到货是指仓库不需要自己组织车辆开展库外运送,而使用供货单位直接将货品送到仓库的一种形式。在这种形式下,又可以分为供货单位直接送货到库和铁路专用线到货接运两种形式。（1） 供货单位直接送货到库接货这种接货方式一般是托运单位与仓库在同一都市或附近地区,不需要长途运送时被采
15、用。 其作业内容和程序是,当托运方送货到仓库后，根据托运单 （需要现场办理托运手续先办理托运手续)当场办理接货验罢手续,检查外包装，清点数量，做好验收记录。如果在以上工序中无异常状况浮现,收货人员在送货回单上盖章表达货品收讫。若发既有异常状况,必须在送货单上具体注明并由送货人员签字,或由送货人员出具差错、异常状况记录等书面材料,作为事后解决的根据。（2） 铁路专用线到货接运这是指仓库备有铁路专用线,大批整车或零担到货接运的形式。一般铁路专线都与公路干线联合。在这种联合运送形式下,铁路承当主干线长距离的货品运送,汽车承当直线部分的直接面向收货方的短距离的运送。接到专用线到货告知后,应立即拟定卸货货位,力求缩短场内搬运距离；组织好卸车所需要的机械、人员以及有关资料,做好卸车准备。车皮达到后,引导对位,进行检查。看车皮封闭状况与否良好 ( 即卡车、车窗、铅封、苫布等有无异状）;根据运单和有关资料核对到货品名、规格、标志和清点件数;检查包装与否有损坏或有无散包；检查与否有进水、受潮或其她损坏现象。在检查中发现异常状况,应请铁路部门派员复查,做出一般或商务记录，记录内容应与实际状况相符，以便交涉。卸车时要注意为货品验收和入库保管提供便利条件,分清车号、品名、规格,
