招标投标阶段的合同管理

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1、招标投标阶段的合同管理本章提要：招标投标是合同的形成阶段。它对合同的整个生命期有根本性的影响。从合同目标和责任 出发，探讨了业主和承包商在这个阶段的的合同管理工作。“合同状态”是合同签订时各种要素的总和， 它在合同管理和索赔中有重要的理论价值和实际应用价值。 本章讨论了投标文件分析的过程和方法。在我国人们常常不重视这项工作，这对业主来说是很不利的。第一节 概述一、总体要求 建筑工程合同通常都以招标投标方式委托和承接。招标投标是工程承包合同的形成过程。在承包 工程中，合同是影响利润最主要的因素，而招标投标是获得尽可能多的利润的最好机会。如何利用这个机 会，签订一个有利的合同，是每个承包商都十分关

2、心的问题。在合同签订前，合同当事人可以利用法律赋予的平等权力，进行对等谈判，充分协商，可以自由 地签订和修改合同。但合同一经签订，只要它合法、有效，即具有法律约束力，受到法律保护。它即成为工程项目中 合同双方的最高行为准则，双方的权利和义务就被限制在合同上。双方必须严格履行合同。如果合同执行 中遇到问题，发生争执，也首先按合同规定解决。所以合同不利，常常连法律专家和合同管理专家也无能 为力。作为合同双方都必须十分重视招标投标阶段的合同管理工作。 由于建筑工程实施过程和工程合同的复杂性，工程过程中大量的问题、争执、矛盾，以及许多工程合同失 败的原因都起源于招标投标过程。为了顺利地实现项目的总目标

3、，招标投标必须符合以下要求： 1 符合规定的程序，并保证各项工作、各文件内容、各主体资格的合法性、有效性，签订一份合法的合 同。2 在双方互相了解、互相信任，同时对合同有一致的解释的基础上签订合同。从业主的角度：通过资格预审等手段已了解承包商的资信、 能力、经验，以及承包商为工程实施所作的各项安排， 相信承包商是合格的，能圆满完成合同责任；通过竞争选择，并接受承包商的报价。在所有的投标人中，承包商的报价是低而合理的。 从承包商的角度：已了解业主的资信，相信业主的支付能力； 全面了解业主对工程、对承包商的要求和自己的责任，理解招标文件、合同文件的详细情况； 了解自己所面临的合同风险、工程难度，并

4、已作了周密的安排； 承包商的报价是有利的，已包括了合理的利润。3 签订一份完备的、周密的、含义清晰的同时又是责权利关系平衡的合同，以减少合同执行中的漏洞， 争执和不确定性。二 工程承包合同的形成过程 在现代工程中，已形成十分完备的招标投标程序和标准化的文件。在我国，建设部以及许多地方的建 设管理部门都颁发了工程建设施工招标投标管理和合同管理法规。还颁布了招标文件以及各种合同文件范 本。在国际上也有一整套公开招标的国际惯例。通常招标程序包括如下步骤：1 招标的前导工作。(1) 建立招标的组织机构。(2) 完成工程的各种审批手续，如规划、用地许可、项目的审批等。(3) 向政府的招标投标管理机构提出

5、招标申请等。(4) 起草招标文件，并编制标底。2 发布招标通告或发出招标邀请。对公开招标项目一般在公共媒体上发布招标通告，介绍招标工程的基 本情况、资金来源、工程范围、招标投标工作的总体安排和资质预审工作安排。如果采用邀请招标方式， 则要广泛调查，以确定拟邀请的对象。3 资格预审。资格预审是合同双方的初次互相选择。业主为全面了解投标人的资信、企业各方面的情况 以及工程经验，发布规定内容的资格预审文件，承包商按要求填写并提交，由业主作审查。按照诚实信用 原则，承包商必须提供真实的资格审查资料。业主必须作出全面审查和综合评价，以确定投标人是否初选 合格，并通知合格的投标人。4 投标人购买标书。只有

6、通过资格预审，投标人才可以购买招标文件。5 标前会议和现场考察。标前会议是双方的又一次重要的接触。通常在标前会议前，投标人已阅读分析 了招标文件，将其中的问题在标前会议上向业主提出，由业主统一解答。在标前会议期间，业主带领各个 投标人考察现场。为了使投标人及时弄清招标文件和现场情况，以利做标，标前会议和考察现场应在投标 截止期足够一段时间之前。6投标人做标和投标。从购得招标文件到投标截止期，投标人的主要工作就是做标和投标。这是投标人在 合同签订前的一项最重要的工作。在这一阶段，投标人完成招标文件分析、现场考察和环境调查，确定实 施方案和计划，作工程预算，确定投标策略，并按业主要求的格式、内容做

7、标，按时将投标书送达投标人 须知中规定的地点。7投标截止和开标。在招标投标阶段和工程施工中，投标截止期是一个重要的里程碑：(1) 投标人必须在该时间前提交标书，否则投标无效。(2) 投标人的投标从这时间开始正式作为要约文件， 如果投标人不履行投标人须知中的规定， 业主可以没收 他的投标保函；而在这时间前，投标人可以撤回、修改投标文件。(3) 国际工程规定，投标人做标是以投标截至期前 28 天当日(即“基准期”)的法律、汇率、物价状态为 依据。如果基准期向后法律、汇率等变化，承包商有权调整合同价格。开标通常仅是一项事务性工作。一般当众检查各投标书的密封及表面印鉴，剔除不合格的标书，再 当场拆开并

8、宣读所有合格的标书标价、工期等指标。8投标文件分析和澄清会议。 投标文件分析是业主在签订合同前最重要的工作之一。业主委托咨 询工程师对入围的(一般取前 35名)投标书从价格、工期、实施方案、项目组织等各个角度进行全面分 析。在市场经济条件下特别对专业性比较强的大型的工程，这个工作的重要性怎么强调也不过分。在投标文件分析中发现的问题，如报价问题、施工方案问题、项目组织问题等，业主可以要求投标 人澄清。9 评标、决标、发中标函。(1) 评标。业主在通过澄清会议后，全面了解了各投标人的标书内容，包括报价、方案、组织的细节问题， 在此基础上进行评标，作评标报告。它是在对各投标文件分析，澄清会议的基础上

9、，按照预定的评价指标 作出的。(2) 决标。按照评标报告的分析结果，根据招标规则规定，确定中标单位。现在一般多采用多指标评分的办 法，综合考虑价格、工期、实施方案、项目组织等方面因素，分别赋予不同的权重，进行评分，以确定中 标单位。(3) 发中标函。对选定的中标单位发出通知。发出中标函是业主的承诺。按照国际惯例，这时合同已正式生 效，而双方签订合同协议书仅是一个形式。三 业主的基本目标和工作 当然，作为工程和服务的买方，业主的目标就是项目的总体目标。但在招标投标阶段，业主尚有它的阶段 目标，具体地说有：1. 通过招标竞争获得一个低而合理的价格。2. 选一个有资信，有能力，且其技术、方案都能保证

10、工程顺利实施的承包商。3. 确定严格而又周密的合同条款，以保证在合同实施中对承包商严格的控制，以保证工程顺利实施。 在招标投标过程中业主作为买方，占据着主导地位。他的主要工作有：组织和领导整个招标工作；起草招标文件； 组织和安排各种会议，如标前会议、澄清会议、标后谈判； 分析、评价投标文件；决定中标单位，并与他签订合同。 业主可以不作任何解释宣布招标无效，而不给投标人以任何补偿；也可以不受最低标限制授标。四 承包商的目标和工作(一)承包商的基本目标 在招标投标阶段，承包商的主要目标有：1 提出有利的同时又具有竞争力的报价。投标报价是承包商对业主要约邀请(招标文件)的要约。它在 投标截止期后即具

11、有法律效力。报价是能否取得承包工程资格，取得合同的关键。报价必须符合两个基本 要求：(1) 报价应是有利的。 它应包含承包商为完成合同规定的义务的全部费用支出和期望获得的利润。 承包商都 期望通过工程承包取得盈利。(2) 它又应具有竞争力。 由于通过资格预审， 参加投标竞争的许多承包商都在争夺承包工程的资格。 他们之 间主要通过报价进行竞争。所以承包商不仅要争取在开标时为业主选中，有资格和业主进行议价谈判，而 且必须在议价谈判中击败竞争对手中标。所以承包商的报价又应是低而合理的。一般地说，报价越高，竞 争力越小。2 签订一个有利的合同。对承包商来说，有利的合同，可以从如下几个方面定性地评价：

12、合同条款比较优惠或有利；合同价格较高或适中；合同风险较小； 合同双方责权利关系比较平衡；没有苛刻的、单方面的约束性条款等。(二)承包商在招标投标阶段艰难的处境 通过招标投标形成合同是工程承包合同的特点，又是承包商的业务承接方式。在招标投标过程中 承包商处于十分艰难的不利的境地。具体表现在：1. 业主采用招标方式委托工程，形成了工程的买方市场，几家、十几家甚至几十家承包商竞争一个工程， 最终只能一家中标，所以竞争十分激烈，业主总是掌握主动权。(l) 招标文件由业主起草， 代表业主的意志， 常常包括苛刻的招标条件和合同条件， 而且不容许承 包商修改这些条件。许多招标文件规定承包商必须完全响应，不许

13、提出保留意见，否则作为无效标处理。 但承包商一经提出投标文件，从法律角度讲，业主的招标文件的内容反过来就作为承包商承认并提出的要 约文件的内容。承包商对此必须承担全部法律责任。(2) 尽管合同风险很大，但由于承包市场竞争激烈，承包商为了中标，不惜竞相提出优惠条件，压 低报价，以提高报价竞争力。许多年来承包工程报价中的利润一直趋于减少。(3) 业主可以不受最低标限制地选择中标单位， 可以以任何形式宣布投标无效， 而不必补偿承包商的任何投 标开支。2由于参加投标的承包商很多， 中标的可能性通常很小， 在投标期间投标人不可能花很多时间和精力去作 详细的环境调查和详细的计划，否则如不中标损失太大(招标

14、单位没有责任补偿不中标单位的这些损失) 。但这必然影响投标报价的精度。3在现代工程中，由于招标投标制度逐渐完备，咨询工程师管理水平提高，在招标文件中有十分完备和严 密的对承包商的制约条款和招标投标程序。合同条件都假设承包商富有经验，能胜任投标工作，几乎是全 能的先知：(l) 承包商对现场以及周围环境作了调查， 对调查结果满意， 达到能够正确估算费用和计划工期的 程度，并已取得对影响投标报价的风险、意外事件和其它情况的所有资料。(2) 按照合同原则和招标文件规定，承包商是经过认真阅读和研究招标文件，并全面、 正确地理解了合同精神，明确了自己的责任和义务，对招标文件的理解自行负责。(3) 承包商对

15、投标书以及报价的正确性、 完备性满意。 这报价已包括了他完成全部合同责任的花费。 如果出现报价问题，如错报、漏报，则均由他自己负责。(4) 承包商对环境条件应有一个合理预测，只有出现有经验的承包商( 在投标时承包商总是申明他是“有经验的” ) 不能预测的情况，才能对他免责。(5) 有些合同中业主提出更为苛刻的条件，让承包商承担地质条件、环境变化等风险。 如果出现合同争执，调解人、仲裁人、法庭解决争执时都采用合同字面意义解释合同，并认定双 方都清楚理解并一致同意合同内容。 所以承包商一经投标， 或签订合同， 则表示他已自动承认了上述条件， 也就是承认了自己的不利地位。4承包商有如此大的责任，但业

16、主的招标文件又常常不清楚、不细致。有些工程做标期短，承包 商无力、常常也无法进行详细的计划、研究。在国际工程中招标文件的翻译力量不足导致翻译要花许多时 间，不同的语言在翻译时会产生差异。有时业主为了抢工期用初步设计资料招标，再加上合同条件苛刻， 如采用固定总价合同。这一切表明，承包商的投标风险很大，实际工程中这方面失误也很多。( 三 ) 承包商的主要工作1投标前工作。 承包商通过承包市场调查， 大量收集招标工程信息。 在许多可选择的招标工程中， 综合考虑工程特点、性质、规模、自己的实力、业主资信状况、承包市场状况和竞争者状况等，选择自己 的投标方向。这是承包商的一次重要的决策。承包商在决定参加投标后，首先通过业主的资格预审，获得招标文件。这是合同双方的第一次互 相