《信息沟通管理制度》由会员分享，可在线阅读，更多相关《信息沟通管理制度（9页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、信息沟通管理制度1、制定制度的目的为了加强各个部门的信息沟通工作，及时、准确的完成信息传递，以确保信 息沟通的通畅。2、信息管理原那么2.1及时2.1.1信息管理人员应适时地记录、收集出现的各种信息。2.1.2信息管理人员要以最快的速度将信息加工并传递给有关部门。2.2真实 信息管理人员在收集过程中必须保证信息的真实性和可靠性，在加工过程中 必须防止和减少各种干扰，保证信息不失真。2.3适用信息的处理必须适合工程管理的需要，便于利用。2.3.1收集阶段。信息必须完整。2.3.2加工阶段。必须根据管理的需要进行分类整理，以便于传输和利用。2.3.3传输阶段。必须本着工程的要求和情况，选择相应的高
2、效的媒介手段。2.3.4存贮方面。应对信息进行分类、登记、编码等工作，使档案能便于今后的 查询和利用 。2.4经济信息的处理必须考虑经济和社会效益。2.4.1要求以最低的费用获得更多的信息。2.4.2要求以最低的费用获得更有价值和有效的信息。3、信息收集3.1信息收集原那么3.1.1信息源开发要广。要从全面联系来认识事物，在信息收集上，就必须广辟 信息来源。3.1.2信息流行的分析要加强，信息流向反映事物的开展变化，应对信息作科学 分析，从中抓住内在的必然联系。要把握住信息流向，及时收集 信息。对重大信息变动，应早做准备，具备主动性。3.1.3信息量值的区分要准确。应将量值大的信息作为收集的重
3、点。3.1.4信息收集的主动性要增强。收集者应主动、自觉，培养积极主动精神和一 丝不苟的作风。3.2信息收集3.2.1制定方案。收集之前，要根据所需信息的内容、范围和时限作出安明确步 骤，并在数量、时间、作用、种类上加以具体限定。3.2.2信息识别。收集真实的、有用的、关键的信息，减少信息处理工作;信息 管理人员必须根据意义、作用、时限、流速和需要，有选择地收 集信息、识别信息。3.2.3信息检验。对信息进行严格的正确性检查，防止信息尤其是数据有过失、 重复和遗漏。4、信息传递信息的传递必须及时和准确，防止因传递缓慢或失真造成的决策失误、组织 失控与指挥失利。4.1 信道畅通。一是除去不必要的
4、环节，层次设置应合理；二是在每一层次或环 节中，接收、反应、中转的职责要清楚。4.2 传递如实。不管是接收或传递，都应实事求是，保证信息可靠，不能任意取 舍或歪曲。4.3 体制健全。这包括组织系统和法制健全，统一指挥、依法行政、令行禁止。5、信息存贮5.1 建立数据的逻辑组织，按数据的内在联系和使用方式，组合成合理的结构， 以便存取。5.2 选择适宜的存储设备和介质，并对载体采取如加密等保护措施，以防丧失、 盗用和破坏，保证其机密性和平安性。双向沟通伴随反应过程，使发送者可以及时了解到信息在实际中如何被理 解，使受讯者得以表达接受时的困难，从而得到帮助和解决。为此，要做到：5.2.1 为工程成
5、员提供多种渠道，能随时提出心中的疑问工程经理应该提供渠道，保证每个成员能顺畅地提出意见并得到答复。沟通 时往往是综合运用多种方式进行，如在语言沟通时辅之以表情、手势；又如会议 结束时有个纪要，与会人员在回去口头传达汇报时兼有纪要，就可使会议精神更 完整地被会外人员所理解。只有这样，才能提高信息沟通的整体效应。5.2.2 管理人员应亲自向所属成员传达管理层的目标传递资讯不是一个简单的事件，而是一个提出和采纳意见的过程。很少有什 么建议一提出来就立刻被大家接受，这中间包括倾听他人的意见，对主张进行测 试，提出新主张，再测试，直至达成协定等一系列内容。5.2.3 定期匿名调查，了解成员对工程、管理人
6、员的看法管理人员在聚集调查结果之后，就调查结果进行讨论，分析员工的关注点， 找出解决问题的方法，并积极付诸实施。信息加工5.3 原那么5.3.1 去粗取精，去伪存真。整理大量初始性的消息、资料、数据，使其获得精 确的定性和定位，并对实质内容加以鉴别，以求真实准确地反映行政管理的活动、 对象及变化。5.3.2 由此及彼，由表及里。要反复进行分析、综合，剖其表象，究其内涵，力 求所有信息之间的联系在信息系统中符合逻辑地再现。5.3.3 物尽其用，细大不捐。加工信息应根据使用价值的时效性与条件性，分大 小、轻重、缓急区别处理。不管价值大小的信息都应认真处理，不得随意废弃5.4 要使用精确的表达方式要
7、把经理人员的想法用语言和非语言精确地表达出来，而且在使接收者从沟 通的语言或非语言中得出所期望的理解。5.5 要进行信息的追踪与反应信息沟通后必须同时设法取得反应，以弄清下属是否确已了解，是否愿意遵 循，是否采取了相应的行动等。5.6 要言行一致地沟通 经理人员必须以自己的行动支持自己的想法和说法，而且更有效的沟通是“行重于言。5.7 沟通时不仅要着眼于现在，还应该着眼于未来 大多数的沟通，均要切合当前情况的需要，但是，沟通也不应无视长远目标 的配合。例如，一项有关如何改进绩效与促进士气的沟通，固然是为了处理眼前 的问题，但同时也应该是为了改善长远的组织改革。5.8 要注意倾听 经理人员在听取
8、他人的陈述时，应专心致志，成为一个“好听众，才能明 确对方说些什么。6、工程信息管理主管的工作责任制度6.1 为标准工程信息管理中心责任人工作职责，强化信息支持，特制定本制度。6.2 职责6.2.1 在工程经理领导下，有目的地组织收集、整理、分析、传递、研究、处理 贮存与本工程相关的经营管理、科技进步、思想工作等方面的综合信息，为工程 经理办公室决策和各相关部门提供效劳。6.2.2 负责归口管理本工程方案统计、经营销售、生产调度、物资供给、财务管 理等方面工作所形成的档案，并积极组织档案编研，主动为工程成员提供利用。6.2.3 负责组织开展经济技术情报工作，为工程组制定经营决策和风险管理方案
9、提供依据。6.2.4 组织搞好科技资料图书的选购、收藏、介绍工作，为提高工程科学技术素 质效劳。6.2.5 归口管理工程信息微机系统器材。6.2.6 负责组织协调本工程信息通讯网络的工作。6.2.7 负责组织制修定综合信息管理制度。6.2.8 积极组织开展重大信息的调研活动，努力做好信息管理系统的建设工作， 不定期召开信息发布会，及时向工程成员及工程利益相关者传递、发布有关信息。6.2.9 积极参加行业、地区及国家经济技术信息网络活动，搞好信息的协作和交 流，不断提高信息管理水平。6.2.10 逐步开展对外有偿信息咨询效劳活动。6.2.11 逐步开展与国际相关信息联系。6.3 职权6.3.1
10、有权组织信息员收集与工程相关的各方面的信息。6.3.2 对所辖信息工作岗位有检查催促权。6.3.3 有权代表本工程参加行业和地区经济技术信息网络活动。6.3.4 有权组织开展综合信息调研活动，组织召开工程信息发布会，建立工程信 息管理系统并发布、更新工程信息。6.3.5 有权向本工程相关各部门索取有关信息资料，催促按期整理交缴归档。7、工程信息保密管理制度7.1 为保守工程内部信息秘密，维护工程组织权益，特制定本制度。7.2 工程所涉及部门组织和分支机构以及员工都有保守工程信息秘密的义务。 员工不准向外界泄露已确定为秘密的有关工程内部情况，或虽未确定为秘密但尚 未公开和不宜公开的有关资料、方案
11、、部署、工程标底等。7.3 本信息保密工作，实行既确保秘密又便于工作的方针。7.4 保密范围7.4.1 本工程重大决策中的秘密事项。7.4.2 本工程尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营工程及经营 决策。7.4.3 工程组织内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。7.4.4 工程财务预决算报告及财务报表、统计报表。7.4.5 工程组所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。7.4.6 工程成员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。7.4.7 其他工程负责人确定应保密的事项。一般性决定、决议、通告、行政管理 资料等内部文件不属于保密范围。7.5 密级确定：工程信息秘密的
12、密级分为“绝密、“机密、“秘密三级7.5.1 工程经营开展中，直接影响工程组织权益的重要决策文件资料为绝密级； 绝密是最重要的工程信息秘密，泄露会使工程组织的权力和利益遭受特别严重的 损害。7.5.2 工程的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、经营情况为机密级； 机密也是重要的工程信息秘密，泄露会使工程组织的权力和利益遭受到严重的损 害。7.5.3 工程人事档案、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开 的各类信息为秘密级；秘密是一般的工程信息秘密，泄露会使工程组织的权力和 利益遭受损害。属于工程信息秘密的文件、资料，应按规定标明密级，并确定保密期限。保 密期限届满，自行解密。7
13、.6 文件和资料的保密管理：属于工程信息秘密的文件、资料和其他物品的制 作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由工程经理办公室或工程主 要负责人委托专人执行。7.6.1 未经工程经理或工程主要负责人批准，不得复制和摘抄。7.6.2 收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的平安措施。7.6.3 在设备完善的保险装置中保存。7.7 拟稿7.7.1 内容拟稿是文件、资料保密工作的开始，初稿形成后，要根据文稿内容确 定密级。7.8 印制：秘密文件、资料，应由机要打字员打印，或依据准印手续到国家秘 密载体定点复制单位印制。注意要点7.8.1 编文号时要标明密级和保密期限。7.8.2 对
14、本次工程中产生或被上级组织授权翻印、复印的文件、资料，要严格按 照工程主要领导审定的份数印制，不得擅自多印多留。7.8.3 严格控制印刷中的接触人员。7.8.4 打印、印刷形成的蜡纸、衬纸、清样、废页要妥善处理，及时监销。7.9 收发：收发部门是文件、资料运行中的进出口。收发员在收发文件、资料 时，应注意7.9.1 收进文件，要核对收件单位或收件人，检查信件封口是否被开启。7.9.2 启封后，清点份数，按不同类别和密级，分别登记、编号。7.9.3 发文应按文件、资料的类别和文号及顺序号登记清楚去向，并填写发文通 知单，以便收文单位清点查收，信封要编号并加盖密级章。7.9.4 收发文件、资料都要
15、建立登记制度和严格实行签收手续。7.10 阅办：阅办文件、资料时的注意要点7.10.1 设立阅文室，按规定组织有关人员到阅文室阅读文件、资料。7.10.2 呈送领导批示的文件、资料，应先进行登记，领导批示后，及时退还或 由经管文件部门当日收回，领导之间不得横向传批文件，不得把批文直接交承办 单位人。7.10.3 凡需有关部门人承办的文件、资料，一律由文件、资料经管部门办 理。7.10.4 文件、资料不得在个人手中保存，更不得把秘密文件、资料带回家或带 入公共场所。7.10.5 控制文件、资料阅读范围，无关人员不得看文件、资料。7.11 保管7.11.1 秘密文件、资料应存放在有保密设施的平安处，做到专室专柜，专人保 管。7.11.2 要集中管理，个人不得保存。 绝密文件、资料一般不外借，确因工作需要借用的，经主管领导批准，办理 借阅手续，当日收回。7.12 清退：要坚持文件、资料清退制度。一般每季度要对所管理的文件、资料 进行一次清理，并将清理情况报告有关主管部门，工程结束后，应将相关秘密文 件、资料清退，交主管部门。清退中如发现缺份，要及时向主管领导报告，认真 查处。7.13 归档：注意要点7.13.1 没有解密的“三密文件、资料在建立档案时，要在卷宗的扉页标
