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1、编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第1页 共1页使用邮件合并功能发送工资条（附加）很多企业对员工的薪酬管理都是采取保密制度，并且员工的收入本身也是属于个人隐私。因此，为保密起见，也为了省去打印、发放工资条的繁琐工作量，近年来各企业逐步取消了发放纸质工资条的做法，而改用使用邮件方式给员工发送月工资条。在这里，利用邮件合并功能将使这项工作变得简单快捷。通过使用邮件合并，每封电子邮件都将单独邮寄，每个收件人是每封邮件的唯一收件人。这与向收件人组广播邮件或在邮件的密送 (bcc) 行隐藏收件人不同。当您要向地址列表中的收件人发送个性化电子邮件时，可使用邮件合并来创建电子
2、邮件。每封邮件的信息类型相同，但具体内容各不相同。例如，在发给客户的电子邮件中，可对每封邮件进行个性化设置，以便按姓名称呼每个客户。每封邮件中的唯一信息来自数据文件中的条目。而且，通过使用邮件合并，每封电子邮件都将单独邮寄，每个收件人是每封邮件的唯一收件人。这与向收件人组广播邮件或在邮件的密送 (bcc) 行隐藏收件人不同。4.4.1 用word建立工资条文档4.4.2 设置电子邮件主文档1） 启动 Word。 默认情况下，一个空白文档将会打开。让该文档开着。如果关闭该文档，便无法使用下一步的命令。创建文件名为“工资条”的word文档。设定工资条内容。如下表所示例：*同志： 您2009年9月份
3、的工资表如下表所示，如有疑问请及时沟通。编号姓名基本工资奖金住房补贴伙食补贴保险金请假扣款应发工资所得税额实发工资0001李亮1000人力资源部2009年9月2） 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”。 3） 单击“电子邮件”。按照邮件合并分布向导进行。邮件合并功能还可以打印奖状、员工卡、座位表等等。方法为制作“标签”具体步骤如下：注意事项：必须安装 MAPI 兼容电子邮件程序。借助 Outlook MAPI（消息处理应用程序接口）的功能，Microsoft Office Word 和 Microsoft Office Outlook 才能在发送合并的电子邮件时共享信
4、息。 必须使用同一版本的 Outlook 和 Word。如果使用 Microsoft Office Word 2007，则必须使用 Microsoft Office Outlook 2007。 不能将收件人添加到 Cc（抄送）行。邮件合并不允许指定附属收件人。列在邮件“收件人”行的每个收件人将收到邮件的一份副本。邮件合并过程需要执行以下所有步骤：1. 设置电子邮件。主文档包含每封电子邮件中都相同的文本和图形。例如，您公司的徽标或邮件正文。 2. 将电子邮件文档连接到地址列表。地址列表是 Word 在邮件合并中使用的数据源。它是一个文件，其中包含要向其发送邮件的电子邮件地址。 3. 调整收件人列
5、表或项列表。Word 为地址列表中的每个电子邮件地址生成一封邮件。如果要只为地址列表中的某些电子邮件地址生成邮件，则可选择要包括的地址或记录。 4. 将称为邮件合并域的占位符添加到电子邮件文档中。在执行邮件合并时，邮件合并域内将填入地址列表中的信息。 5. 预览并完成合并。您可在发送所有邮件前预览每封邮件。您可以使用“邮件”选项卡上的命令来执行邮件合并。提示还可以使用“邮件合并”任务窗格执行邮件合并，该任务窗格将分步引导您完成这一过程。要使用该任务窗格，请在“开始邮件合并”组的“邮件”选项卡上，单击“开始邮件合并”，然后单击“邮件合并分步向导”。在该过程的第 1 步中，单击“选择文档类型”下的
6、“电子邮件”。设置电子邮件主文档1. 启动 Word。 默认情况下，一个空白文档将会打开。让该文档开着。如果关闭该文档，便无法使用下一步的命令。2. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”。 3. 单击“电子邮件”。恢复邮件合并如果需要停止邮件合并，则可保存电子邮件主文档，稍后再恢复合并。Word 会保留数据源和域的信息。如果停止合并前使用的是“邮件合并”任务窗格，Word 将在恢复合并时转到您在任务窗格中的位置。1. 当您准备就绪，可以开始恢复合并时，请打开文档。 Word 会显示一条消息，要求您确认是否要打开文档，那样会运行 SQL 命令。2. 由于此文档已连接到数
7、据源，而且您要检索数据，因此单击“是”。如果您在打开文档时不了解该文档是否已连接到数据源，可以单击“否”，以防止对数据的潜在恶意访问。 此时，文档文本和您插入的所有域都会显示出来。3. 单击“邮件”选项卡，恢复工作。 返回页首将电子邮件文档连接到地址列表要将信息合并到电子邮件主文档中，必须将文档连接到地址列表，它也称为数据源或数据文件。如果还没有数据文件，则可在邮件合并过程中创建一个数据文件。注释 确保数据文件包含电子邮件地址列。在后续过程中要使用该列。选择数据文件1. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”。 2. 请执行下列操作之一： 如果要使用 Outlook 中的
8、“联系人”列表，请单击“从 Outlook 联系人中选择”。 有关使用 Microsoft Outlook“联系人”列表的提示连接到 Outlook 联系人文件夹通常是一个简单的过程，但有时可能会遇到问题。以下是可能遇到的常见问题的解决方案： 我找不到要连接的 Outlook“联系人”文件夹。 出现有关邮件客户程序和邮件表的错误消息。 无法连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人文件夹。 希望使用 Outlook Express 通讯簿作为联系人文件夹，但是无法连接到 Outlook Express 通讯簿。找不到 Outlook 联系人文件夹可能您需要选中 Outlook 的“将此文件夹
9、显示为电子邮件通讯簿”属性，或者需要更改 Outlook 用户配置文件。选中“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”属性5. 在 Outlook 中，在“转到”菜单上，单击“联系人”。 6. 右键单击包含要用于邮件合并的信息的“联系人”文件夹，然后单击“属性”。7. 在“Outlook 通讯簿”选项卡上，确保选中“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”复选框，然后单击“确定”。返回到 Outlook 提示 更改 Outlook 用户配置文件Outlook 用户配置文件是一组电子邮件帐户和通讯簿。通常您只需要一个配置文件，但如果您与其他人共享计算机或为了不同目的而使用不同的通讯簿，则可设置多个配置文件。开始
10、邮件合并时，如果使用的配置文件不包含要使用的“联系人”文件夹，则该文件夹将不可用。要切换到其他用户配置文件，请重新启动 Outlook。在提示您指定配置文件时，请选择包含要在邮件合并中使用的“联系人”文件夹的配置文件。如果没有出现配置文件的提示，而您知道有多个配置文件，可能您希望对 Outlook 进行设置，使其会给出提示。方法如下：8. 关闭 Outlook。 9. 在“控制面板”中切换到“经典视图”，然后单击“邮件”。 10. 单击“显示配置文件”。 11. 要在每次启动 Outlook 时见到选择配置文件的提示，单击“提示要使用的配置文件”，然后单击“确定”。返回到 Outlook 提示
11、 出现有关邮件客户程序和邮件表的错误消息如果在 Word 中进行邮件合并期间尝试连接到“联系人”文件夹，而 Outlook 并未在 Windows Internet Explorer 中设置为默认的电子邮件程序，则会出现以下错误消息：“没有默认的邮件客户程序，或者当前的邮件客户程序无法满足消息处理请求。请运行 Microsoft Office Outlook 并将其设置为默认的邮件客户程序。”要避免在邮件合并过程中出现这条消息，请执行下列操作：12. 退出 Word。 13. 在 Internet Explorer 的“工具”菜单上，单击“Internet 选项”，然后单击“程序”选项卡。 1
12、4. 在“电子邮件”下，单击“Microsoft Office Outlook”，然后单击“确定”。再次启动 Word，打开邮件合并文档，然后连接到 Outlook 联系人文件夹。返回到 Outlook 提示 我无法连接到公用文件夹中的 Outlook“联系人”文件夹如果您在 Word 中开始邮件合并并尝试连接到公用文件夹中的 Outlook“联系人”文件夹，您就会看到这样的错误消息：“由于对话框或数据库引擎失败，无法完成该操作。请稍后再试。” 如果稍后再试，会得到同样的错误消息。如果要在邮件合并时将公用文件夹中的联系人文件夹作为数据文件使用，必须在 Outlook 中开始邮件合并。返回到 O
13、utlook 提示 希望使用 Outlook Express 通讯簿作为联系人文件夹您无法在邮件合并期间直接连接到此类通讯簿。而应将 Outlook Express 通讯簿导出为 .csv 文本文件，然后以这种格式连接该文本文件。导出 Outlook Express 通讯簿：15. 启动 Outlook Express。 16. 在“文件”菜单上，指向“导出”，然后单击“通讯簿”。 17. 在“通讯簿导出工具”对话框中，单击“文本文件(以逗号分隔)”，然后单击“导出”。 18. 在“将导出文件另存为”框中，为导出的文件键入一个文件名，然后单击“浏览”。 19. 在“另存为”对话框中，在“保存位
14、置”列表中选择文件的保存位置，然后单击“保存”。将数据文件保存在“我的文档”文件夹的“我的数据源”文件夹中是很方便的。Word 在邮件合并期间浏览数据文件时，首先会在该位置中搜索这些文件。 20. 单击“下一步”，选中要导出的域旁边的复选框，然后单击“完成”。 注释 在决定导出哪些域时，请考虑您要用邮件合并创建的套用信函、电子邮件或标签。例如，如果您决不会在合并的文档中包含昵称或个人网站，则不要导出这些域。21. 如果出现导出过程已完成的消息，请单击“确定”。 22. 要关闭“通讯簿导出工具”对话框，请单击“关闭”，然后退出 Outlook Express。当您回到 Word 中执行邮件合并，
15、并且进行到连接数据文件的步骤时，单击“使用现有列表”选项，并通过浏览找到刚才导出的 .csv 文件。在文件打开之前，可能会要求您选择使用什么分隔符将地址列表中的各列彼此分隔开。单击“逗号”，然后单击“确定”。返回到 Outlook 提示 如果已有 Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Office Access 数据库或其他类型的数据文件，请单击“使用现有列表”，然后在“选择数据源”对话框中找到所需文件。 对于 Excel，可以从工作簿内的任何工作表或命名区域中选择数据。对于 Access，可以从数据库中定义的任何表或查询（查询：在数据源中查找所有符合指定条件的记录的方法。查询可以包括操作符、问号、通配符和括号，以缩小搜索范围。）中选择数据。对于其他类型的数据文件，请在“选择数据源”对话框中选择文件。如果未列出所需的文件，则在“文件类型”中选择相应的文件类型或选择“所有文件”。在邮件合并中，可以使用以下类型的数据文件： 来自基于文件的单层数据库程序的文件，这些数据库程序已安装了 OLE DB （OLE DB：一种实现高效网络、并通过 internet
