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1、物业档案整理工作就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、 排列和编目，使之系统化。收集后的所有信息，统一由档案室集中整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信 息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理，便于查阅。物业档案资料分类的方法很多，通常有年度分类法、组织分类法、地区分类法、文件名称分 类法等。根据物业服务企业的特点，可以按部门、内容、然后按年度进行分类。按部门工作内容分类办公室：上级文、公司内部文、管理合同、人事档案、物业权属资料、物业保险合同、公司 内部规章制度、计划总结报告等。工程部：工程图纸档案、工程招投标文件、工程承包合同、设备
2、档案、设备维护记录、设备 运行记录、绿化养护技术资料等。经营服务部：市场调查资料、租赁合同、租赁申请书、客户迁入迁出核查表、广告筹划资料、 客户投诉记录和来往信件等。财务部：各类凭证、帐册、报表、财务预决算报告等。管理部：建立巡逻检查记录、门卫登记记录、保洁管理、停车场管理资料等。按管理内容分类基础管理：工程建筑产权资料、工程技术资料、接管验收资料、管理合同资料、业主委员会 资料、专项维修资金资料、管理目标资料、物业管理制度资料、员工管理资料、行政文件资 料、客户资料、维修材料等。房屋管理及维修养护：标识、导示资料、房屋平安管理资料等。共用设备管理：综合管理制度、供电系统、弱电系统、消防系统、
3、电梯系统、给排水系统、 空调采暖系统、共用配套设施资料、共用管线资料、照明设施等。平安管理：治安管理资料、消防管理资料、车辆及停车场管理资料。环境卫生管理：污染防治资料、环境设施资料、清洁卫生资料、绿化资料等。精神文明建设：社区文化资料，包括社区活动计划方案、总结记录、社区文化活动图片及录 像；文化活动场所等设施使用情况等。管理效益：经济效益包括物业服务费用收缴统计表、物业服务整体经营工程统计表、社会效 益包括物业管理工程所获取的荣誉称号、媒体相关报道等。按文件、档案的连贯性分类考虑到实际工作中，文件资料、档案不做严格区分，可以照顾从文件到档案的连贯性，进行 分类：产权与工程技术资料：住宅区规
4、划图纸、工程批文、用地批文、建筑许可证、拆迁安置资料、 红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告、工程合同、工程预决 算、工程设计变更通知、竣工图、竣工验收证明、主要材料质量保证书、设备检验合格证及 技术资料、砂浆及混凝土试压报告、出售房屋的产权范围或本钱核算清单、共用设施设备及 公共场地清单等。客户档案：购房合同及身份证复印件、入伙通知/、入伙手续书、管理规约、验房登记表、 业主详细资料登记表、家庭成员登记表、业主房屋维修档案。装修档案：装修申请表、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、装修设计平面 图、装修竣工图。维修资料：维修申请记录、回访记录、维修派工单、共
5、用设施巡检记录。治安交通管理资料：日常巡查记录、交接班记录、值班记录、巡逻路线、口常抽检记录、查 岗记录、闭路电视监控系统录像带、搬入搬出记录、突发事件处理记录、车辆管理记录。 设备设施管理资料：共用设备设施维修保养计划及维修保养记录、共用设备设施台账及更新 记录、共用设备运行及巡查记录。绿化清洁资料：清洁及班检、周检记录、绿化及周检记录、消杀病虫害记录等。社区文化资料：社区文化活动计划及实施情况记录、社区文化活动图片及录像等记录、媒体 报道资料、文化活动场所、设施台账及使用记录等。员工管理资料：员工个人资料、聘用记录、业绩考核及奖惩记录、培训计划、培训档案、考 核记录、员工晋升、薪酬变动等资
6、料。业主反应：服务质量回访记录、业主意见统计、调查记录、业主投诉处理记录等资料。行政文件资料：公司值班及抽检记录、财务记录、政府公文、企业内部文书等资料。业主大会和业主委员会资料：筹备成立及其日后运行的文件资料。（三）物业管理档案的管理.资料归档管理（1）归档是指将物业管理机构及个人在物业管理过程中形成、积累的有保存价值的文件材 料r由业务部门整理立卷，定期交本单位档案室归档集中管理的过程。重要资料的接收必须 指定专人负责。（2）采用多种形式的文档储存方式，便于原始档案的保存。1 .档案使用管理（1）建立网络系统，充分发挥档案的储存和使用价值。（2）对借阅重要的资料，必须严格管理。（3）建立目
7、录方便查询。2 .物业档窠的保管物业档案保管工作的基本原那么：（1）分类保管。（2）以保护为宗旨，以利用为目的。（3）以防为主，防治结合。3 .档案的销毁补充：4 .物业档案管理的要求（1）档案的出入室应有严格规定。（2）明确收集、整理、分类、归档、销毁等各项管理制度。（3）按时存档，定期查档。（4）采用多种形式的储存、保管文档。（5）保存档案的环境应干燥、通风、清洁，做到防火、防盗、防光、防尘、 防潮、防鼠、防有害气体、防虫等“八防”。（6）保证档案资料的完整、准确、新鲜、平安。这就需要在物业服务中抓好“六 时”即：物业接管时；业主入住时；上门访问时；接待投诉时；维修更新时； 检查评比时。三、电子档案的管理（一）档案管理现代化的内容1 .档案管理现代化的概念2 .档案管理现代化的内容档案管理现代化涉及到档案的、档案的保存及保管条件、档案保护技 术、计算机应用于档案管理、档案信息资源开发利用的方法和途径、电子文件 的收集积累、整理归档及开发利用等，内容十分丰富。（二）电子档案管理的原那么1 .实行全过程管理，以确保电子文件及电子文档的原始性、完整性、有效性和 平安性。2 .确保电子文件归档的质量。电子文件不同于纸质文件，应明确其归档时间、 范围、要求及处置方法等。3 .建立健全电子文档管理的规章制度，以保证电子文档的真实性和平安性。
