公司文书档案管理实施细则

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1、公司文书档案管理实施细则22020年4月19日文档仅供参考北京分公司文书档案管理实施细则第一章 总则第一条 为规范通号工程局集团北京分公司(以下简称”分公司”)文书档案管理工作,统一文书档案工作标准,充分发挥文书档案的作用,根据国家档案局、(办公函 5号)和(通京工程办公【 】70号)的相关要求特制定本细则。第二条 本细则适用于分公司及各部门、项目部。第二章 文件材料的收集、归档第三条 文书档案,是指企业在各项工作中形成的应当归档保存的文件材料。第四条 文件材料的收集归档工作,应纳入各企业工作计划,纳入领导工作议程,纳入部门的职责范围和文书处理人员(含兼职文书人员)的岗位责任制。第五条 各部门

2、、项目部在其职能活动中形成的应归档的文件材料,必须由文书处理人员收集整理,及时向档案部门移交归档,不允许承办部门或个人分散保存。分公司应建立文件材料归档责任追究制度,不按要求归档、造成文件材料丢失的应追究当事人或部门的责任。第六条 分公司各级文书处理人员在文件材料收集、整理、归档时,应做好以下工作:(一)按照归档范围,将需归档的文件材料收集齐全、完整;(二)对归档文件进行价值鉴定,确定保管期限;(三)确定文件材料的秘密等级,绝密文件应单独存放;(四)按照文件材料之间的联系和特征进行分类整理。第三章 归档范围第七条 企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料,应列入

3、归档范围(见附件1)及时归档。第八条 归档文件材料的来源:(一)本企业内部形成的文件材料;(二)本企业所属或派出机构(包括境外机构)应报本企业的文件材料;(三)本企业引进项目、外购设备附带的文件材料;(四)本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料;(五)本企业参与的合作项目,合作企业按要求应向本企业提交的文件材料;(六)本企业执行、办理的外来文件材料。第四章 归档要求第九条 归档文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系,并符合有关标准、规范要求。第十条 归档文件材料应为原件,因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件归档后不得更改。第十一条 外文或少数民族文字材料若有汉

4、译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。第十二条 电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存,即反映同一内容而载体不同的文件材料要保持其一致性(纸质、电子文件一致)。第十三条 归档文件的载体和字迹应符合耐久性要求。第十四条 归档文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。第十五条 两个以上企业合作完成的项目,由主办企业保存全套文件材料,协办企业保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的,按其规定执行。第十六条 分公司各部门、项目部应设立专(兼)职档案(文书)管理人员,该人员将所属部门、项目部应确保归档文件材料的收集整理完整、准确、齐全,整理完毕并编制移

5、交清册,向分公司档案管理部门移交。重要的文件材料移交时应编制归档说明。分公司档案管理部门接收时应全面检查归档文件的质量。第十七条 交接双方应认真核对移交清册,并履行签字手续,移交清册各留一份以备查考。第五章 归档时间第十八条 管理性文件材料一般在办理完毕后的第二年上半年归档。第十九条 电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。第二十条 分公司员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。第二十一条 分公司各指挥部、项目部工作终止、机构撤销之前,应将机构存在期间形成的有参考利用价值的文件材料整理立卷移交分公司档案管理部门保管。第二十二条 下列文件材料应随时归档:(一

6、)变更、修改、补充的文件材料;(二)企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;(三)企业产权变动过程中形成的文件材料;(四)其它临时活动中形成的文件材料。第六章 归档文件的整理第二十三条 归档文件按照全宗整理,一个企业在工作活动中形成的全部档案是一个全宗,同一个全宗的档案不得拆散,不同全宗的档案不得混在一起。划分档案全宗的原则是:(一)行政上能够独立行使职权,能够以自己的名义单独对外行文的单位;(二)财务上是一个独立的会计单位,能够单独编制预、决算或财务计划的单位;(三)设有专门的人事机构或管理人事的干部机构,有一定的任免权的单位。第二十四条 一个全宗的全部档案,应根据档

7、案的来源、产生时间、内容和形式,分门别类,区分不同的保管期限,进行科学分类,系统排列。归档文件能够采用保管期限-年度-机构或年度-机构-保管期限等分类方法。同一全宗应保持分类方案的稳定。第二十五条 件是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件(如定稿过厚不易固定可单独为一件);正文与附件为一件(如附件数量较多不易固定可各为一件);原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件;来文与复文、请示与批复同一年度的为一件,不同年度的可分开(但须标识相互存放的位置);没有批复的重要请示可视为一件。第二十六条 固定(一)归档文件应按件固定,每件可加装

8、首页纸。固定时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后。批复在前,请示在后。人事令等可合并固定。(二)归档文件的固定方式和用品的选择,以保持整齐、完整、安全,不损坏和不锈蚀文件,便于保管,不丢失,方便利用为原则。第二十七条 分类(一)归档文件采用以下两种分类方法:1年度一保管期限一机构分类法;2保管期限一年度一机构分类法;在一个立档企业内部只能采用一种分类方法。(二)文件排列的顺序应按党、政、工、团、其它。行政部门中机构排列顺序,可按照本企业机构序列表的规定(或习惯)排列,综合性部门在前,业务部门在后,不同保管期限、不同内部组

9、织机构的文件不能混淆,党委(总支)与纪检委形成的文件必须分开。联合行文,定稿由主办部门归档,其它部门归正本。业务部门起草以机关或办公室名义制发的文件,由负责起草的部门归档。(三)归档文件的年度,以文件签发日期为准。跨年度形成的文件归入办结年(跨年度形成的会议文件归入闭幕年,跨年度形成的案件文件归入结案年);规章制度类性文件归入公布(批准)年;工作报告、总结、计划及各种统计资料有文号的归入文件形成年;无文号的归入其内容针对年;长远规划、多年工作总结、报告、表彰等文件归入形成年;年度总结和第二年计划在一起的文件,归入文件形成年;会议记录不得跨年度归档;正本与定稿,来文与复文等作为一件时,文件的日期

10、应以固定时排在前面的文件日期为准。第二十八条 排列(一)归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度排列。(二)没有文号的文件,如:会议文件、会议记录、会议纪要、统计报表、工作计划、工作总结等可按内容相对集中,按时间先后排列。(三)同一立卷部门内不同级别的文件应以本级文件为主,排列时本级有文号的文件在前,无文号的文件在后。其它文件按不同级别排列。第二十九条 编号(一)为固定归档文件在全宗中的位置和排列顺序,文书处理部门应对归档的每件文件编室件号,并在每件文件上加盖归档章式样见(附件4),填写全宗号式样见(附件3)、年度、保管期限、机构、室件号。档案部门填写馆件号和盒号。1全宗

11、号:工程局集团下发给分公司的立档企业代号。2年度:归档文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如” ”;3保管期限:归档文件的保管期限(永久、长期、短期)或代码(永久1、长期2、短期3)。4机构:分公司内部组织机构的名称(或规范化的简称)。5件号:文件的排列序号。室件号:文书处理部门编写的文件排列顺序号。6馆件号:档案进馆时档案部门根据档案变动情况编制的件号。7盒号:档案部门对归档文件以盒为单位编制的顺序号。(二)归档章盖在归档文件首页(首页纸或文件处理单)上端的空白位置,填写各栏项目时,应使用符合档案保护要求的字迹材料或刻制的小章加盖(一般用红色印泥加盖印章,用兰、黑色填写或加盖内容)。

12、第三十条 编目文书处理部门应依据归档文件分类方案和编号顺序编制归档文件目录。(一)归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文编目,来文标题用 表示。归档文件目录式样见(附件5)设置盒号、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、电子文件名、备注、机构、电子文件载体号等项目。1盒号(解释同前);2件号(同室件号);3责任者:文件的制发部门,即文件的发文或署名者。联合发文时应将所有责任部门及责任者照实抄录,填写责任者时,应使用全称或通用简称,不能使用本公司、本部门等含义不明的简称。4文号:文件的发文字号,由机关代字、年度、顺序号组成。转发文件和来文文件的字号,如不能在文号栏内显示,可在标题后加

13、 注明。5题名:文件标题。附件、被转发文件的题名及文件字号可加” ”抄在正文标题下,文件有副标题的,在正题名能够反映文件内容时,副标题一般无须抄录,文件没有标题或标题不规范、含义不清的,可自拟标题,外加” ”号。有的正件题名不能反映附件内容,可在正件题名后抄录附件题名外加” ”号。6日期:文件签发日期。以8位阿拉伯数字标注年、月、日。如 08月08日,填写为: 0808。7页数:指每一件归档文件的总页数(来文与复文为一件时,应填来文与复文的累加页数),文件中有图文的页面为一页,文件处理单为一页,大张的文件或图表折叠后,仍按未折叠前的页面数计算。原文没有页数的文件,应用铅笔加编页数,正面页编在右

14、下角,反面负编在左下角。8电子文件名:电子文件归档时使用的文件名和文件扩展名。9备注:注释文件需要说明的情况。10机构:解释同前。11电子文件载体号:电子文件脱机存储载体的编号,由档案部门填写。(二)归档文件目录应按保管期限装订成册并编制封面。归档文件目录封面式样见(附件6)设置全宗名称、年度、保管期限等项目。(三)归档文件目录及封面采用横式打印。(四)一个立档企业的归档文件目录在汇总时,可按本企业归档文件分类方案进行固定。(五)为查找方便,应编制归档文件目录索引式样见(附件7)。在每页归档文件目录及封面右上角编制页号,将每个立档企业内部组织机构文件的总件数及归档文件目录所在页号填入归档文件目

15、录索引内。第三十一条 装盒归档文件按件号顺序装入档案盒,与归档文件目录排列顺序一致。不同年度、不同保管期限、不同机构的文件不能放在同一盒内。(一)档案盒1档案盒的外形尺寸为 310mm 220mm(长宽),盒脊厚度为20mm、30mm、40mm 等式样见(附件8)。2档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊(底边)设置全宗号、年度、保管期限、机构、室件号、馆件号(室、馆件号填写盒内文件起止件号,中间用”一”号连接)、盒号等项目式样见(附件9、10)。3档案盒封面应标明全宗名称(即立档企业名称全称)。(二)备考表备考表式样见(附件12)放在盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。1盒内文件情况说明。填写文件收集的齐全、完整程度和文件缺损、补充、移出、销毁等情况。2整理人:负责整理归档文件的人员姓名。3检查人:档案部门负责检查档案质量的人员姓名。4日期:归档