文书与档案管理基础练习含答案第三章文书处理

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1、第三章 文书处理一、填空题1行文关系、行文方式和行文规则合称为 行文制度 。2正确地执行行文制度，可以避免 行文混乱 ，防止“文山会海”，提高 工作效率 。3机关单位之间的文件往来，是根据各组织系统、机关单位的 隶属 或 职权关系 进行的。4机关单位之间文件往来而形成的关系叫 行文关系 。5明确行文关系，有助于正确把握行文方向，选择正确的 行文方式 ，正确执行 行文规则 ，并进一步保证机关文件的效力和提高机关 工作效率 。6行文关系包括 上行 关系、 下行 关系、 平行 关系三种。7平行关系，是指 平行机关 之间或 不相隶属 机关之间的行文关系。8平行关系是指 互不隶属 但隶属于一个共同上级机

2、关或在业务上 互不管理 但受一个共同上级主管机关管理的机关单位的总称。9行文方式是根据文件的行文关系和 行文方向 确定的 行文种类 。10行文方式包括 上行文 、 下行文 和 平行文 三种。11 逐级上行文 是下级向直属的上一级行文的最基本、最常用的方式。12越级上行文就是下级越过自己的 直属上级特殊 向更高的上级行文。这种方式只能在 迅速 情况下采用。13采取多级下行文方式，可以使下属几级组织 迅速 、 准确 地看到领导机关的文件，及时领会和贯彻文件精神，可以节省 传递手续 ，提高 时效 ，较快地解决问题。14平行文通常使用 公函 联系 商洽 工作，有时也发通知、通报等。15机关单位的行文关

3、系，根据各自的 隶属关系 和 职权范围 确定。16经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为 正式文件 依照执行，可不再 行文 。17文书处理是围绕文书的发出、收进、运转和 日常管理 所进行的一系列 衔接有序的工作。18文书处理包括收文处理、发文处理、 文书管理 三个环节。19收文处理主要的工作程序包括签收、登记、 审核 、分送、传阅、拟办、 批办 、承办、催办、注办、 归档 等。20签收的目的是明确交接双方的 责任 ，保证文书运行的 安全 。21签收的操作步骤是 清点 、检查和 签字 。22登记的目的是便于对收文 数量 进行统计以及以后的 查找利用 。23收文登记的形式主要有 簿式 和

4、 卡片式 两种。24收文登记的方法主要有 流水式 和 分类式 两种。25文件传阅，应阅人之间不 横传 文件，由文秘人员采用 一送一退 的方法直接传阅。26传阅的方法有分送传阅、 集中传阅 和 建立阅文室 三种。27在传阅文件时，一定要严格按照 规定范围 和领导 批办范围 组织传阅。28拟办是文秘人员对收文应如何办理所提出的 初步意见 ，以供领导批办时参考。29批办是领导人对应办的来文由谁或哪一部门办理及 如何办理 写出的 指示性 意见。30 承办 是指有关部门或人员，根据 领导人 的批办意见，对文件反映的情况或请示的工作等进行具体处理。31 催办 是文秘人员对文书办理情况的督促、检查，以提醒有

5、关人员加快 办文速度 。32注办是由文件承办部门或人员在公文办理完毕后，在文件 处理单 上注明文件办理情况、需要说明的问题和 办理结果 等情况。33归档就是文书处理部门将办理完毕的，具有 保存价值 的文件立卷后，定期向单位档案室 移交 。34发文主要的工作程序包括拟稿、 核稿 、签发、编号、 缮印 、校对、用印、 登记 、分发等。35公文撰拟质量的高低和是否及时直接关系到处理公文的 质量 和 效率 。36 核稿 是秘书部门的负责人或有关领导人对草拟的文稿进行审查 修改 工作。37签发是单位领导人对发出的文稿经 最后审阅 后认为确应发出，即批明发文意见并签字 。38文稿经领导人签发即成 定稿 ，

6、可以据此 生效 。39编号就是文稿送印前要编好发文字号，并注明缓急或 密级标记 ，确定 印刷份数 ，以便一并缮印。40缮印是指把经过领导签发的 定稿 印成 正本 。41校对就是将 打印稿 与 底稿 核对检查，以发现并纠正各种错漏。42公章是单位 权威 、责任和信用的标志，盖印是证实 公文效力 的一种标志。43文书处理的基本原则应为：实事求是、 精简 、 高效 、安全保密。44做好文书管理工作，最重要的是贯彻 集中统一 管理的原则。45编制立卷类目是文书还没形成以前，根据单位工作活动和文书 形成规律 ，对一年内可能产生的文书 事先编制 的一个文书管理方案。46条款就是将要形成的一组具有密切联系的

7、文书的 标题 。47类别的划分有两种方法，一是按 组织机构 分类，二是按 年度 分类。48非纸质文书，就是以 纸张 以外的物质为 载体 的文书。49早期的文书载体有 甲骨 、竹木、泥板、纸板、纸草，后来还曾用过 缣帛 、金属等载体。50纸张有竹木之廉，而 体积 不大，有缣帛之柔软而又 便宜 ，并且 白纸黑字 ，一目了然，具备各种书写材料的优点。51纸质文件的利用是 排他 的、惟一的，并受时间和 空间 的限制。52电子文件对保存场地的面积要求不高，而对环境的 温度 、湿度、 防磁性 、抗破坏能力等要求很高。53电子文件、电子档案是未来的 必然方向 ，取代传统的纸质档案只是 时间 问题。54电子文

8、件是一种通过数字电脑进行 操作 、传输与 处理 的文件。55照片档案是以 感光材料 为载体，以 影像 为主要反映方式的一种专门档案。56照片档案有很多种，有三个划分标准，一是按 色彩 划分，二是按感光形式划分，三是按 防磁性 材料划分。57一般机关单位的照片档案主要是 普通日光 型的常规照片。58照片档案卷内目录应以照片的 自然张 或有 总说明 的若干张为单元填写卷内目录。59照片档案的编号，主要包括 照片 的编号和 底片 的编号。60照片说明就是概括地揭示和 解释 照片的来源、内容、 形式 和整理情况的一种文字材料。61照片说明包括符号说明、 文字说明 、总说明和 分说明 。62照片文字说明

9、的成分包括事由、 时间 、地点、人物、背景、 摄影者 ，一般又称为照片档案说明的“六要素”。63照片的文字说明一般不超过 200 字，用 阿拉伯 数字表示时间。64照片档案的管理主要包括 相片 和 底片 的管理。65录音带、录像带又称为 声像档案 或音像档案，它们都是以 磁介质 为载体的专门档案。66软磁盘就是可以脱机传递和 存储 的计算机 磁介质 信息技术存储载体。67录音带就是用于录制 音响 、传递和存储 声音信息 的磁介质的信息技术存储载体。68磁性载体文件应一式二份，与相应的纸质文件同时 收集 并进行 登记 。69录像带需简要说明该片的内容、 制式 、语别、密级、规格和 放映时间 。7

10、0录音带需简要说明 讲话内容 、讲话人姓名、职务、录制日期、 密级 等。71磁性载体档案在保管 条件 、 环境 以及保管 单位形式 上与纸质档案有差别，但在档案的分类、编目和编号方面应符合档案管理的一般规律。72磁性载体档案保养及维护的内容包括清洁、倒带、 检查 及修复和 复制 。73录像带不要在电视机壳顶上或有较强 磁场 的附近放置或保存。74光盘的种类有只读式光盘、一次写多次读光盘、 可擦写 光盘三种。75新型载体文档的包装方式有 开放式 、密闭式和 全密封 式三种。76新型载体文档的存放方式有 横放 、 竖放 两种。二、判断题1平行机关和不相隶属机关之间可发指导性文件或指令性文件。 （

11、）2行文方式有时可以结合运用。 （ ）3分送传阅要遵循先协办后主办、先阅知后办事的原则。 （ ）4公文的副本是指留存归档的正式文本。 （ ）5校对好了的公文盖章才生效。 （ ）6发文登记的形式主要用簿式。 （ ）7立卷类目是立卷工作的具体计划。 （ ）8立卷类目由类别和条款组成。 （ ）9会议是人类在社会生活中形成的一种互动方式。 （ ）10拟办意见应先送承办部门，后送主管领导。 （ ）11甲骨是我国目前发现的最早的文书档案载体类型。 （ ）12在一个全宗内，照片应按年度结合问题进行分类。 （ ）13照片必须固定在芯页正面。 （ ）14案卷内的芯页以30 页左右为宜。 （ ）15照片名称一般不

12、应超过50 字。 （ ）16照片说明采用竖写格式。 （ ）17磁性载体文件由形成部门负责收集积累。 （ ）18归档的磁性载体文件必须是可读文件。 （ ）19归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明。 （ ）20磁性载体档案案卷目录与文书档案的案卷目录有很大区别。 （ ）21归档的磁性载体档案必须贴上标签。 （ ）22保存有磁性载体档案的文字资料，不得用铅笔或水溶性墨水书写。 （ ）23贮存磁性载体档案库房的地面应打蜡，铺地毯。 （ ）24磁性载体档案应定期保养，并建立检测、保养卡。 （ ）25光盘衰退是由金属的氧化引起的，高温更为明显。 （ ）26高湿对光盘金属记录膜的影响很大。 （ ）

13、27不论是在何种情况下录制的磁带，都必经重绕一遍存档。 （ ）28保存期间，磁带应每半年重绕一次。 （ ）29存档胶片应两年倒片一次。 （ ）30存档的照片金属模版每年检查一次。 （ ）31光盘高速转动产生的应力是变形的重要原因。 （ ）32各种材料的档案应该分库或分柜存储，绝对不能混放。 （ ）33薄膜唱片一般叠放张数以20 张为限。 （ ）三、单选题1对收来文件进行具体处理是（ A ）A承办 B催办 C批办 D注办2具有普遍指导意义的文件，分发的范围可以宽一些，这是分发依据的（ D ）A按密级划分 B按级别划分C按内容划分 D按作用划分3不属于行文制度的一项是（ C ）A行文关系 B行文方

14、式 C行文条件 D行文规则4对收文提出初步的办理意见，是属于（ A ）A拟办 B批办 C承办 D注办5对收文提出的指示性意见，是属于（ C ）A审核 B催办 C批办 D承办6对公文制作的严格“把关”是发文处理的（ A ）环节A拟稿 B核稿 C签发 D编号7要注意使用统一的修改符号是属于（ C ）A编号 B缮印 C校对 D用印8甲骨在（ B ）占据档案文件载体的主要位置A夏代 B商代 C周代 D汉代9把政务文书称为简牍或简策的是（ A ）A周代 B商代 C夏代 D秦代10被称为“周之重器”的公方书写材料是（ B ）A甲骨 B金属 C竹林 D缣帛11古代将桦树皮作为文书档案载体的是（ C ）A古埃及人 B古希腊人C古印度 D古西亚两河流域12代表未来发展方向的是（ D ）A纸质文书档案 B照片胶片文书档案C录音录像文书档案 D电子文件档案13光盘保存信息的能力和使用寿命在（ C ）A 30 年以内 B 20 年以上 C 20 年以内 D 10 年以