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1、公司人事档案管理制度第一条目的将本企业人事档案管理工作制度化、合理化和高效化。促使本企 业之人事档案管理作业推进顺畅,并有效地服务于企业。第二条适用范围深圳、北京和上海各分支机构内部人事档案管理,应依照本制度 管理。第三条原则安全、保密、清晰和完整的原则。第四条管理体制1. 企业及各分支机构管理部负责所在企业内部人事档案管理工 作。原则上经理级以上人事档案由管理部经理保存,一般员工人事档 案由管理部派专人负责或兼职负责管理。2. 总企业与分支机构人员流动时,其档案管理体制如下。借调：原则上属借调的员工,其个人档案仍由原单位保存。但为 便于相关企业了解情况,可将个人档案复印件交借调企业管理部。个
2、 人档案复印件具有与原件同等的保密性,档案管理人员应妥善保存。 借调期间,员工工作所在企业应将其工作评价及考核等相关材料等一 式两份,一份存入其个人档案复印件中,一份交原企业管理部存入其 个人档案。调动：企业内部调动,由调出单位管理部门负责将其档案整理好, 并于到职日前一天寄至调入企业管理部门负责人。第五条档案分类员工人事档案分为以下两大类。1. 试用期员工档案(1) 分类：基本资料类;试用期考核类;转正材料类。(2) 材料包括： 求职书、个人简历、笔试试卷、面试评价表、员工登记表、技 能调查表、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件、劳动合 同等； 首周情况反馈表、座谈心得、新员工月评价
3、表、新员工月总结 表及其他试用期考核资料； 转正申请、试用期末谈话记录及其他与转正有关的材料。2, 正式员工档案(1) 分类：员工档案可分为基本资料类、合同/协议类、培训类、 考核类、工资类、职务变动类、奖惩类和离职类等。(2) 包括以下材料： 求职书、个人简历、笔试试卷、面试评价表、员工登记表、技 能调查表、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件等个人基 本信息资料； 劳动合同及补充协议、保密协议、办理护照协议、赴国外工作 协议等各类协议； 培训申请、培训记录、培训心得和培训效果评估等与培训相关 的资料； 试用期各类考核材料、每季度/每年绩效考核材料和绩效记录 等资料； 工资记录、调薪/
4、降薪记录等； 职位说明书、职务晋升、职务调动等记录和资料； 各类奖励、处罚材料； 离职申请、离职交接手续、离职谈话记录等； 其他无法归入以上8项的材料。第六条人事档案的归类、排列与编号1. 人事档案的归类人事档案归为九类后,应把每份材料归入相应的类别中去。归类 的方法如下。(1) 按文件材料的名称归类：凡文件材料有准确名称的,即按 名称归人所属类别。(2) 按文件内容归类：对只看名称还无法确定类目归属的材料, 应根据其内容归人相应的类别。假设材料内容涉及几个类目时,则应根 据主要内容归入相应类目。2. 人事档案的排列人事档案归类后,每类中的材料应按一定的顺序排列,即按照材 料形成的时间先后,从
5、远到近,依次排列。采用这种方法,便于了解 事物的来龙去脉,掌握员工的成长和发展变化情况,有利于新材料的 继续补充。3. 人事档案的编号按照一定的顺序对每卷人事档案科学地编号,是档案整理和保管 工作的重要一环。它对巩固整理成果、固定档案排列顺序、方便保管 和查找利用有着重要的作用。人事档案的编号方法很多,如汉语拼音 编号法、笔形编号法和姓氏笔画编号法等。（1）汉语拼音编号法 全拼音排序法,其操作方法如下。姓,按拼音字母的次序排列,第一个字母相同再按第二个字母的 次序排列；在同姓中,按名字的每一个字的拼音字母顺序排列。名字中第一个字的拼音相同,则按每两个字的拼音字母的顺序排 列。遇复姓四个字的姓名
6、,也依此类推。根据人事档案的特点,目前企业采用此类方法进行排序编号。 半拼音排序法,是指姓氏取全拼音,名字只限汉语拼音的字头, 其操作方法如下：先排姓的先后顺序;姓氏相同按名字的第一个字的拼音字头排序; 名字第一个字的拼音字母相同,则按名字的第二个字的拼音字头号排 序。（2）笔形编号法,又称“四角号码法（略）（3）姓氏笔画编号法（略）（4）单位编号法（略）（5）分类编号法（略）第七条人事档案保管的物质条件1. 文件夹：试用期员工档案属临时档案,用普通文件夹暂时保存。试用期满经考核转为正式员工后按正式员工的要求归档和管理档案。2. 档案袋：正式员工档案用档案袋保存。档案袋是人事档案的主要包装材料
7、。它不仅能保护档案材料,减 少磨损,防止光线、灰尘和有害气体对档案的损坏,同时又是人事档 案的封面,有利于档案的检索和存放。(1) 档案袋规格：长30cm,宽24cm。(2) 档案袋材料：选用内页共60页的透明胶纸的文件夹。(3) 档案袋颜色：应采用浅淡色,目前采用浅蓝色。第八条人事档案提供利用方式人事档案提供利用的方式是档案管理部门在可提供利用的范围 内,提供档案的具体形式。目前,提供利用方式主要有查阅、调阅、 出具证明材料、提供人事资料卡片和提供人事工作信息等。1. 查阅查阅是相关利用者到人事档案管理部门去查看所需了解的档案 材料,无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门在提供查阅时,应 做
8、好相应的查阅登记。2. 调阅调阅是相关利用者为了完成某项人事工作任务,通过查阅不能满 足其需要时,必须将人事档案借出使用而采取的一种利用方式。借阅 人事档案必须严格履行借阅手续,借出时间一般不超过两周,借出的 档案逾期未还时,档案管理部门要及时催还或续办延长手续。不相关 部门人员调阅档案在【调阅登记簿】上登记并呈存档部门主管核准后,才可调阅。调阅档案时间以两天为限,不得转借、拆卸、调换、复印。3. 出具证明材料出具证明材料是在提供利用的范围内,由管理部门对人事档案的 有关内容进行摘抄和复制,形成单独材料,以证明该人的情况。出具 的档案证明应认真校对、审查,经档案管理部门主管批准后,加盖部 门公章后方可发出。4. 人事资料卡每个档案都建立一张人事资料卡,记载存档人基本信息资料。根 据需要了解的问题,查阅者可摘抄人事资料卡的相关内容或复印资料 卡。5. 其他第九条档案保存期限与销毁1. 企业建立的内部人事档案原则上永久保存,对于辞职、辞退和 离职等人员档案,自员工离职之日起保存一年后方可销毁。2. 按规定销毁的档案由专人填写销毁申请单,经人力资源经理审 核,报总经理批准,并指定两人执行销毁。审核、批准、执行人员要 在销毁申请单上签字,并存档案。第十条权责单位1. 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。2. 执行董事负责本办法制定、修改、废止之核准。
