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1、机要文书管理及保密制度机要文书管理及保密制度 一、机要文书管理制度 公司机要文书管理规定 第一条 目的 本规定是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。公司职员必须根据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。 第二条 规定的修改与废止 本规定的修改与废止，由经营会议提议，公司总裁决定后实施。 第三条 定义 本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件及事项，凡符合下列条款之一者均属于此。 关于公司的重要政策或计划； 关于人事问题； 关于重要会议的讨论事项； 关于公司产品的重要事项； 契约、协定或根据协商而决定的事项； 规定、命令中特别指定的事项。 第四条 种类 机要文件及其处理按其程序可分
2、为以下三种： 秘密。不能向部长、处长及业务上相关人员以外者公开。 公司外秘密。不能向公司以外公开。 绝密。不能向部长、处长以及特别指名的最小范围内的相关工作人员以及承办人员以外者公开。 第五条 认定 机要文件，机要事项及其种类的认定，原则上由所管部门的部长负责，但公司总裁可以命其变更。 第六条 印制和传达 机要文件或机要事项由该业务部部长负责印制和传达。 第七条 保管及处理 机要文件由其制发部门制成正本、副本两份；一份由制发部门分门别类加以保管，另一份由总务部长保管。 机要文件应加盖相应的红色标记，其处理和保管由收件人自行处理。 第八条 送达 机要文件的制发部门应备有发文簿，文件发送至有关部门
3、时，必须请收件人签字盖章。 第九条 传送 总公司及分公司之间进行文件的来往传送或邮寄时，应采用亲启信函方式，必要时应采用挂号信函方式。 第十条 传递 公司内机要文件的传递，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。不能以文件方式传递的秘密事项必须由直接关系者亲自传达。 第十一条 复制件 机要文件须经制发部门的部长同意后方可复制。 机要文件复制时，制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录，并在第八条规定的发文簿上记载复制件的去向。 第十二条 向公司外分发及传送 秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事项，由制发部门的部长负责，请专门代理店或协作工厂进行分发和传送，但必须履行第八、第九条规定的手续。
4、第十三条 销毁 机要文件及其相关草案、其他无用物品的销毁，应确定的时间，由所管部长负责销毁。 第十四条 惩罚 凡违反本规定者，由惩罚委员会讨论处理。 第十五条 代码 公司各部门的代码如下表所列。 公司内部机构代码表 机构名称 总务处 人事科 第一人事股 第二人事股 卫生保健股 文书科 庶务科 庶务股 供应股 管理部 会计科 计算科 出纳科 业务科 计划科 审查股 调查股 第二机关股 出口科 第一出口股 代码 B BZ BZA BZB BZK BB BS BSS BSY K KS KK KS G GK GKS GKT TKB TY TY A 机构名称 采购科 采购配给股 机械股 材料股 宣传科
5、宣传股 广告股 销售部 第一销售科 营业所股 东部销售店股 西部销售店股 第二销售科 营业所股 销售店股 机关科 第一机关股 金融部 金融第一科 金融第二科 代码 GS GSS GSB GSZ GP GPS GPK T TN TN TNT TD TD TDE TDE TK TKA A AA AB 第二出口股 营业所股 销售店股 零件部 销售科 第一销售股 第二销售股 购买科 购买股 验收股 仓库科 仓库股 库存调整股 服务部 技术部 索赔部 零件部 TYB TYE TYH P PH PH A PH B PK PK K PKS PS PSS PSZ S SG SGC SGS 秘书科 秘书室 监察
6、科 H H H H K 二、保密制度 公司保密制度管理规定 第一章 总则 第一条 为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。 第二条 公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。 第三条 公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。 第四条 公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。 第五条 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或者职员实行奖励。 第二章 保密范围和密级确定 第六条 公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项： 公司重大决策中的秘密事项。 公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营
7、项目及经营决策。 公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要气议记录。 公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。 公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料。 其他经公司确定应当保密的事项。 一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。 第七条 公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。 第八条 公司秘级的确定： 公司
8、经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级； 公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级； 公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。 第九条 属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并确定 保密期限。保密期限届满，自行解密。 第三章 保密措施 第十条 属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行。 采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑部分负责保密。 第十一条 对于密级的文件、资料和其他物品，必须采取
9、以下保密措施： 非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄； 收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施； 在设备完善的保险装置中保存。 第十二条 属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。 第十三条 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。 第十四条 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施： 选择具备保密条件的会议场所。 根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定； 依照保密规定使用会议设备和管理会议文件； 确定会议
10、内容是否传达及传达范围。 第十五条 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。 第十六条 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即作出处理。 第四章 责任与处罚 第十七条 出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资10元以上500元以下： 泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的； 违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定的秘密内容的； 已泄露公司秘密但采取补救措施的。 第十八条 出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失： 故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的； 违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的； 利用职权强制他人违反保密规定的。 第五章 附则 第十九条 本制度规定的泄密是指下列行为之一： 使公司秘密被不应知悉者知悉的； 使公司秘密超出了限定的接触范围。而不能证明未被不应知悉者知悉的。
