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1、文献编号：QzhBJMH 11 09 08协议档案管理制度第一章 目 的第一条 为更好地管理公司各类档案资料，明确档案管理部门的职责和工作流程，理清档案流转过程中的工作手续，规定档案管理中的人员权限和调档权限；同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行为，协调档案管理中的问题和矛盾；进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识，特订立本管理制度。第二章 合用范围第二条 合用公司所有档案管理与员工。第三章 档案管理基本规定第三条 档案分类和内容：（一）技术档案：涉及产品类、项目类、设备类和资料、工具类，产品类下分：产品公司标准、图纸、软件（电子版）、计算书、用户使用说明
2、书及实物等别，别下分子目，为具体的档案资料（以下相同）；项目类下分：工程项目基本资料、项目投标文献、工程协议协议、图纸、设备（自产、外协及购进）、设计资料软件（电子版）、安装进度资料、用户使用说明书、售后服务资料等别，下设子目；设备类下分：生产设备、交通设备、设计及办公设备（计算机、工控机及其他辅助设备）等别，别下子目；资料、工具类下分：图书工具书、专门资料、产品介绍书、专用工具软件等别，别下子目。所有类、别、子目提成三级管理目录，以L、B、ZM为代码。（二）销售部档案：涉及销售协议、客户资料、员工指标进度、回款进度、具体业务专门档案、员工效率手册、工作联系、报告和考核记录等类，每类下设若干别
3、和子目，内容少的可直接设子目。其中：按片区划分和按员工划分构成销售部档案的横向体系，按年度划分构成纵向体系；客户资料按片区分，必须具有公司基本资料、人物基本信息、业务基本信息、开发业务进度等要素；具体业务专门档案是由业务技术档案、商务档案和售后服务档案构成的一体化过程性档案，由有关部门转存，档案保管人（销售内勤）分类添加而成的累积性档案；地区办事处以销售档案为主，按公司档案管理制度建立档案体系，受销售部和公司档案管理员双重管理。（三）行政档案涉及：各类收发文献、商务函件（传真、邮件、电子邮件）、会议记录、商务洽谈记录、各类意向书、法律文书、行政合作协议协议文献、公司大事记、网站发布的各类信息、
4、员工效率手册等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。（四）人事档案涉及：员工个人档案、个人历史档案和缴费档案、劳动协议、员工培训档案、公司招录辞退记录等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。（五）财务档案涉及：各类财务报表、固定资产财务档案、记录档案、各类投资档案和其他等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。（六）公司电子档案和机密档案是公司特殊档案，纳入档案管理，但必须执行特殊政策。电子档案是所有相关文献和程序的电子版，由机房支持工程师负责拷贝制作成光盘保存，光盘按原档案的归属类别编码，并注明成档日期和版本号，加密档案注明密级，加上密码；机密档案是所有加密档案的
5、总称，由公司各级具有涉密权限的保管人员掌握，采用特殊编码方式和代码制作目录。第四条 档案的编制和规定（一）档案编制方式：档案要素涉及档案的类别、年限、属性、密级和正文（如无法确认属性要素的，由管理人员列入其他类档案区别管理，如有特殊保管规定的鲜活品，性质不稳定的化学品等），按照类、别、子目、成档日期、辨认数编码；同时，档案转入时，管理员有权规定成档人员确认档案现状。档案入库，管理员应进行辨认并列入目录。（二）档案制作时，规定工作人员具有良好的档案意识和编订技能，如有特殊情况，应与档案管理人员联系规定指导；纸质载体规定采用规范的纸笔和书写、印刷方式，如不规范应及时补救（易褪色的笔迹和传真件等加以
6、复印固定并随原件附）或更换；电子版本要经解码、阅读后可入库。（三）如编制机密档案，应辨认密级和机要部分的属性，以拟定妥善的保管方式；机密档案在取得的同时应注明相关作者和涉密人员的姓名，以及有权使用人员的名单、岗位和权限。（四）在部门或员工考核时，如需调阅相关档案，必须事先联系并取得授权。（五）档案目录是档案查找的索引和工具，目录由标题、编码、页码、密级和保存年限组成，置于档案首页，以便查找。第五条 档案的密级：（一）公司机密档案提成三级：秘密、机密和绝密，编码分别由1、2、3代表，不加密为0，解密后在原密级后加0。经授权的员工可使用秘密级档案；经总经理授权后的员工可调用机密级档案；绝密级档案由
7、总经理亲自使用或与授权人员一起使用，总经理不在场时须报总经理批准并进行实时监控。（二）经公司解密后的档案，纳入一般档案管理。第六条 档案存放编号和管理交接原则（一）技术档案编码为 MH-DA-JS-XX-XX-XXXX-XXXX-X 注： 类 别 日期 辨认码 密级（二）销售部档案编码为MH-DA-XS-XX-XX-XXXX-XXX-X（三）行政档案编码为MH-DA-XZ-XX-XX-XXXX-XXX-X（四）人事档案编码为MH-DA-RL-XX-XX-XXXX-XXX-X（五）财务档案编码为MH-DA-CW-XX-XX-XXXX-XXX-X（六）电子档案的编码与同内容的相关档案一致，如需另立
8、，则按相同方式编码，第一个辨认码为符号C， （七）档案按照年度建立，每年度为一卷，统一的年度编码在卷首标明，并在档案封面上注明。 （八）档案管理，关键在于统一管理方法，建立健全管理制度，严格遵守规定的方法和调阅途径。凡交接档案，规定：先交验档案目录；再抽样验收档案总量的50%，各类比例相称，查验有否短缺、伪造、标注不明等；再抽取30%的档案作为流动样本，验收是否符合工作流程（查流转记录或模拟流转）。档案接转时，双方应约定最后签字交接的时间，一般为五个工作日（供接受方核对和交接方介绍的时间）。第七条 档案的存、撤、销、并、分规定和流程：（一）档案封存，由管理员接受时拟定封存档案的价值和属性，进而
9、编码、编目，纳入档案库；（二）档案撤消，由管理员向相关部门联系并取得撤档批示，在目录上标注撤档时间，记入撤档子目，封存半年后自动销毁；（三）档案销毁，由管理员备案后，准时销毁，销毁时有两人以上在场实时监控；（四）档案合并，由管理员根据档案的相关性和同类性进行合并，合并后在原目录和档案库里注明合并后的档案编码、类别、子目及案卷；（五）档案分立，根据档案的不同属性和互异性分立，分立后在原目录和档案库里注明分立后的档案编码、类别、子目及案卷。第四章 档案管理实务第八条 档案封存是档案管理员独立完毕的基础工作，涉及：编订和存放，编订时，固定档案的所有属性，目录、编码、加密都按规定执行，同时做好档案的装
10、订工作；存放时，根据档案存放的不同地点、柜组做好标记，并登记入册，经简便、明确和易于查收为原则，同时可建立相关的总目录和查找索引。第九条 档案被其别人员借用或调阅后，管理员应及时索取并按原途径归档，除按规定记录使用情况外，还应对档案的完整性、真实性作检查，并按事实记录。第十条 如档案不符合封存规定或借用前后有异，管理员应陈述理由并查明因素，及时提出规定或采用工作措施，以保证档案完整、安全。第十一条 档案查找，由管理员根据查找人的规定完毕，同时及时将查找结果转达；如需要其它服务，可在查找后将查找内容复印，将原件归档，留复印件作查询用。第十二条 档案调阅，由规定调阅人将相关人员授权证明或本岗位工作
11、需要的证明交给管理员，由管理员要根据所需调阅的档案的密级限度配合调阅。调阅不同于借用，如需借用，借用人需按规定填写档案资料借用单，同时对所借用的资料的安全性和完整性负责。调阅必须于当天交还，借用可约定日期，超过约定日期需重新检查档案的真实完整性。第十三条 档案记录，是指档案从建立、封存、调阅、借用、分并、撤消、销毁等实务过程中，执行人必须随时将档案的动态、去向记录在档案卡上，以备作查找的依据的过程。记录必须真实、及时，并有相关人员（监督人、使用人和知会人）的动态署名。第十四条 档案卡，是用来记录档案流动过程中的每一个状态的卡片，一般存放在档案管理台帐簿册中，也可单独存放。档案卡的内容一般涉及三
12、个元素：时间、人员、档案状态，其他可根据工作需要调整。第十五条 档案使用后回收，是档案管理的一个重要环节。管理员要及时验证档案的使用后状态，并对此作好记录。如发现异常情况，向使用人询问并作好相关的措施，以保护档案的安全。第十六条 如加密的档案使用后未及时交还，使用人要给出书面的说明，如有共同使用人，应给出证明。如有泄露，权限审批人负同等责任。第十七条 管理员对档案的安全使用有不可推卸的责任，同时，管理员可规定档案使用人对档案负相同的保管责任。第十八条 档案限密原则：由档案制作部门和人员根据档案的属性来进行限密，也可由公司领导对档案进行临时限密，管理员也可根据档案的性质进行限密，所有已限密的档案
13、都必须有相关密级的标记，同时采用相应的保密措施。第十九条 档案保存失去其价值，由管理员根据销毁档案的程序，报批后销毁。销毁时要有两人以上在场，互相做出证明并在档案卡上署名，未解密的档案一般不销毁，如有必要，则由相关权限的人员自行销毁。第五章 公司技术档案管理第二十条 管理原则：技术资料及时存档，及时加密，及时备份（电子版和纸版），及时检查和会审会签；定期解码阅读，定期检查是否泄密，定期进行试生产检查，定期会审技术资料的先进性。第二十一条 管理实务：（一）技术档案管理员规定做到：一要实事求是，不隐瞒档案的实际状态，任何对档案进行修改、变更的行为必须如实记录；二要把握关节，不为违反档案管理原则的行
14、为开绿灯，时刻严格把关，认真执行档案管理制度；三不玩忽职守，提高管理水平和保密能力，四是与时俱进，掌握公司技术发展动态，提高档案资料价值的辨认和认知能力，做好服务工作。（二）档案记录卡完整、完备，记录及时有效，调用借阅手续齐备，做好保密管理，服务细致周到，回收档案及时，档案交接验收制度执行严格。第二十二条 管理职责和人员：一般由技术部门指定一名兼职人员，专门负责协助整理搜集技术资料，并由机房管理员负责电子版的拷贝和传送。公司档案管理员对已封存入公司档案库的技术档案进行编码管理，对正在收集、整理和制作过程中未成形的档案作保密管理和制作规定辅导。第二十三条加密方法：公司所有技术档案资料，一般均规定
15、进行加密，并做好保密管理。任何无权限的员工和外人均不能对技术资料进行任何意义上的翻录、摄影、拍照、拷贝、摘抄、复印和保管。在档案进入档案库后的加密由管理员完毕，并实行相应的保管方法和调阅使用方法。加密除在目录上作记录的同时，管理员还可以对实物的进行记号、标记、符号或其他一些保密的措施。第六章 公司销售部档案管理第二十四条管理原则：销售档案的内容和分类严格按照规定执行，同时对业务人员手中掌握的相关资料要定期收集整理，并结合考核制度，对长期无新的工作资料上报的人员要向考核部门及时反馈，可以进行定期或不定期的检查和交接，交接时特别要对客户档案和业务资料进行甄别、筛选，有价值的先报存，其他的先进行备案
16、。业务台帐和协议档案由销售内勤整理存档，定期向公司档案库转交封存。同时对业务人员的效率手册要定期检查，准时复录，在离职时及时接受，纳入档案管理。第二十五条 管理实务：定期搜集档案资料，定期整理、合并、档案卷宗，对销售台账及售后服务台帐要定期核查，同步跟踪并作好记录；定期做好销售人员的业绩登记和考核记录，及时汇总资料并存档；做好所有人员和档案的分类工作；对办事处的档案管理和档案资料用时备份并汇入公司档案；全程记载业务档案，保存好所有会议记录、考核记录和业绩记录资料以备查。第二十六条 管理职责：销售部内勤作为档案资料的第一经手人，要做到销售档案的完整性和合理性的统一，同时与部门人员配合协作，互相服务，与公司档案库管理员及时沟通，共同做好销售档案的建立、流转、交接
