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1、办公物资管理办法为加强我公司办公物资管理，控制费用开支，规范我公司办公物资的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制定本规定。一、 本办法所指的办公物资包括以下范围：1、办公用品类2、办公植物类应酬物资类第二条 本办法所指的办公用品包括以下内容：（一）文印耗材类，如墨盒、硒鼓、碳粉、色带等。（二）专用记录本(簿)类，如笔记本软皮面抄等。（三）工具用品类，如文件夹、笔筒、计算器等。（四）名片、证卡类；（五）文件袋(盒)、信封(纸)类；（六）其它办公工具及用品等。第四条 本办法所指的办公植物类是指因工作需要在办公区域内租赁或购买的室内鲜花或植物等物品。第五条 本办法所指
2、的应酬物资是指公司因工作需要采购的礼品和纪念品。第六条 本办法规定范围以外的单价超过一千元以上或单价含一千元以内但能反复长期使用的物品，如办公电脑、数码相机、办公桌椅、项目部采购的生产设备等物品，依照公司固定资产管理规定办理。第七条 本办法适用于集团公司、深圳地产公司、深圳商贸公司的物资管理。各城市公司可依照本办法相关规定，结合各城市公司特色，制订相应的物资管理制度。第三章 使用原则和职责划分第八条 公司提倡艰苦创业、勤俭节约的原则。员工要做到爱惜公物，物尽其用，反对浪费。第九条 公司行政管理部是办公物资的归口管理部门;（一）负责办公物资采购计划的制定和办公物资的采购； （二）负责办公物资的验
3、收、保管、发放、检查、考核及制度制定；（三）负责办公物资使用情况的统计监督。 第十条 集团公司监审中心负责办公物资全过程的审计监察，按照有关规定对办公物资全过程之中出现的问题进行处罚和纠正。第四章 办公物资管理程序第一节 办公物资申购第十一条 公司办公物资使用均实行实用申报制，使用部门应按下列时限进行申报：（一）办公用品每月申报一次，各部门应根据办公用品使用情况每月25日前填写办公物品申报单（见表一）进行申报，特殊紧急情况应提前一周申报。（二）应酬物资由行政管理部根据公司库存情况每月采购一次，使用部门因工作需要一次性使用大量物资的，应提前3天申请。（三）重大节日、重要接待、重大商务活动中，需要
4、采购的应酬物资及需要制作的纪念品，使用部门须提前15天申报。（四）办公植物由公司行政管理部根据实际情况申报采购或租赁。第十二条 各部门填写办公用品申购表时，请写明所需办公用品名称、规格、型号、数量、颜色，熟悉价格的应标注价格，有特殊要求的还应注明特殊要求，以方便采购。第十三条 各部门应指定一人负责本部门每月办公用品申报，部门负责人审查后报行政管理部，行政管理部根据公司办公物资库存情况，进行审核，审核后把各部门办公用品需求情况进行汇总后逐级上报审批。第十四条 各部门因工作需要临时采购办公物资而公司又没有库存的，应由本部门申请，部门负责人审查，分管副总审核，超过100元以上的报总经理审批，超过10
5、00元以上的报董事长审批，经审批后再由行政管理部组织采购。第十五条 各部门办公用品均实行实用申报制，限额使用。行政管理部每月根据审批情况于30日前进行统一采购。第十六条 各部门员工因工作职务变动需要印制名片，由本人填写名片印制联系函，写清楚姓名、职务、办公电话、手机号、邮箱及数量等内容，部门负责人审查，行政管理部印制。集团常务副总裁以上领导名片申请内容由人力资源管理中心代为填写。第十七条 为维护企业形象，凡涉及企业CIS的办公用品，应按照公司的要求统一制作，各部门各使用人未经批准不得擅自在外面印制使用。第二节 办公物资采购第十八条 公司物资的采购，原则上由行政管理部统一购买，并在采购前会同相关
6、部门对办公物资进行询价，至少联系到三家以上供应商，进行价格质量对比 选择采购物优价廉的物资。属特殊物资的报经公司领导批准后，可由申购部门自行购买后，按公司财务制度逐级审批。第十九条 行政管理部每月例行采购前，应将所采购的办公用品汇总统计，形成书面报告，逐级审批后方可采购。原则上先采购后付款，货物验收后再撰写资金支付审批表上报支付审批，经审批后方可付款。第二十条 各部门临时采购办公物资，行政管理部没有库存调拔的情况下，100元以内的由行政管理部自行采购，超过100元的由使用部门填报告，按公司财务制度逐级审批后，由行政管理部采购。特殊紧急情况可由领导电话指示后再补办报告审批手续。第二十一条 行政管
7、理部人员采购物资时应认真清查货物的品种、数量、规格及质量，凡不符合要求的应立即退回。采购及定制的办公物资须及时登记入库。第二十二条 行政管理部须对入库办公物资进行逐项登记、盘点，办公物资须分类摆放整齐，注意防火、防盗、防鼠、防潮、防虫、防尘等。第三节 领取和使用第二十三条 各部门应在每周五领取一次办公用品，新员工入职时，人力资源部应提前两到三天通知行政管理部，由行政管理部安排新员工当天领取办公用品。第二十四条 行政管理部在员工领取办公物资时应做好领用登记，领用人应核对所领物品数量并签名确认。第二十五条 领用人领取办公物资后，应妥善保管，合理使用。未达到规定期限损坏的，应予赔偿。第二十六条 办公
8、物资由行政管理部每月进行盘点，每季度会同财务部进行盘点。第二十七条 办公物资根据其使用属性使用一段时间后确需报废的，由使用人提出报废申请，部门负责人确认，100元以下的由行政管理部经理审批，100元以上1000元以下由总经理审批，1000元以上的由董事长审批。第二十八条 各使用人离开本单位时，在办理离职手续前应将自己所申领的办公用品及时交回行政管理部（附：办公用品交还登记表），行政管理部应根据使用人申领记录仔细核对，除低值易耗品外发现使用人有遗失或损坏办公用品的，由使用人按价赔偿。在使用人办妥办公用品交接手续后，财务部门才能办理工资结算手续。 第二十九条 根据实际情况使用人遗失或损坏办公物资确
9、需减免赔偿的，行政管理部应注明原因，并根据数额大小逐级上报审批后方可减免赔偿。第三十条 使用人未办理离职手续擅自离职，未将所申领的办公物资交还给公司行政管理部，公司可依法在使用人工资中扣除使用人申领的办公物资数额，并根据具体情况通过司法途径向使用人及其担保人依法行使权利。第五章 罚 则第三十一条 管理人员违反规定，致使公物流失的，由其本人负责追回，无法追回造成公司损失的，由责任人负经济责任。第三十二条 使用人员或管理人员违反办公用品管理规定,采购不必要的办公物资的，采购的办公物资由责任人负责退回，并处责任人每次罚款100至1000元。第三十三条 员工将办公物资损坏，应按价赔偿，故意人为损毁办公
10、物资的，除按价赔偿外视情况罚款100至2000元。第三十四条 办公物资管理人员利用职务之便，贪污公司办公物资的，经查证属实，除全额归还所贪污办公物资数额外，应立即辞退，并视情节轻重罚款100至3000元。第三十五条 办公物资管理人员玩忽职守，未尽保管责任，致使办公物资丢失、损毁或变质无法使用的，将根据责任大小由责任人员承担赔偿责任，并处罚款50至1000元。人事部门将视情况公司将给予责任人降薪、降职、辞退处分。第三十六条 办公物资管理人员利用职务之便，在采购中接受供应商家吃请或回扣，经查证属实，除全额上交不当得利外，并处罚款50至3000元，人事部门将视情况公司将给予责任人降薪、降职、辞退处分。第三十七条 其他扰乱公司办公物资管理秩序和损坏办公物资的行为，视情节轻重罚款502000元。第三十八条 本办法自公布之日起施行，由行政管理部负责解释。第三十九条 办公物资申报审批流程:办公物资申报审批流程图各部门每月25日前申报仓库管理员根据库存情况统计汇总、并填写办公用品申购表、应酬物资季度申购表Y Y同意否财务部审查同意否行政管理部审核 N Y N总经理审批Y同意否 NY 董事长审批同意否 安排采购事宜 N Y 附项 ：1、 办公用品申购表 2、 应酬物资季度采购表 3、 办公用品交还登记表 4、 名片印制联系函 附表格：物资管理办法之表格. 第 6 页 共 14 页
