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1、怎样书写规范的电子邮件标签： 邮件 .最近因为工作的原因,经常要给同事和领导发送邮件,每次发邮件前我都会鼓捣上半天,写了改,改了写,比写报告还费劲。原因就是没有个尺度的衡量。遂特地总结了一下邮件规范格式的书写要点。应该注意的有以下几点:1.邮件主题要有明确的邮件主题,最好能一目了然你要说的问题是什么。如果是给公司外部的人看,最好含有公司的名称。可以遵循what、when、where原则,用一个词、短句、句子来描述邮件的内容。最好不要超过30个字。2.邮件称呼与问候邮件的开头要称呼收件人,这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的要求其给出必要回应的。如果是针对他这个职位上的事情发送的邮
2、件,应按职务尊称对方人,如“X经理”;如果不清楚职务的,则应按通常的“X先生/女士”称呼,但要把性别先搞清楚。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。问候语,职场上应该简洁些,写“HI/您好”就可以了。结尾处的问候语则可以写“祝您顺利”之类的话就可以了。3.邮件正文内容简洁易懂,要事第一,结论在前,分析在后。如果事情复杂,最好使用1、2、3、4列几个段落分别说明。合理利用图片,表格等形式来辅助陈述。使用收信人容易接受的口吻陈述内容。根据收件人与自己的等级关系,熟悉程度等,选择恰当的语气陈述,多使用请、谢谢等词语。对于重要信息可以通过大写、改变颜色、加粗等来引起注意。不要写的太详细、太多,否则
3、内容会过多,一般不要让收件人需要滚动屏幕查看为宜,内容太多可以发送附件进行详细的解释说明,否则就会像唐僧一样招人厌了。4.邮件附件1）如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件2）附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名3）正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时4）附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件5）如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用6）如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送;或者把要发的附件上传到某个空间或者网络硬盘,然后在邮件中给出链接。5.邮件的字体中文就用宋体或者黑体,英文可以选用Ver
4、dana或Arial字体。6.邮件结尾签名签名档应该设置多个,对内、对私、对外使用各不相同,字体应选择与正文文字匹配,但比正文字体小一些,Verdana字体就可以。7.邮件回复收到他人邮件要及时回复,及时还未来得及处理也要及时回复进行说明以表重视。当进行回复时,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。以免对方对回复的邮件产生疑惑,不知道解说的是什么问题。8.邮件发送、抄送、密送发送是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应的。而抄送的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC的人有建议,当然也可以回复EMAIL.而BCC是密送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的,这个一般用在非常规场合。http:/
