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1、物业服务有限责任公司程序文件编号LNWY-CX-O2名称记录控制程序版本B/2第1页共8页编制更改审核批准生效期2008/8/1记录控制程序(LNWY-CX-O)1.0目的为提供管理体系有效运行和产品符合规定要求的证据，对记录的标识、贮存、检索、保护、保存期限和处置等实施有效控制，特制订本程序。2.0适用范围2.1本程序规定了记录控制的职责、范围、要求等方面的具体内容2.2本程序于对本公司所有记录的管理与控制。3.0引用标准ISO 9001:2000质量管理体系一基础和术语ISO 9001:2000质量管理体系一要求ISO 14001:2004环境管理体系一要求及使用指南GB/T 28001
2、2000职业健康安全管理体系一规范4.0定义4.1各部门记录的形式包括各类文稿、电子文档记录、ERP系统记录、打印稿、电脑软盘、录音带、录像带、照片、胶片等。4.2各部门记录包括一切与管理活动有关的记录，如人员资格证书和培训记录、供 方的有关合同、协议书和资质证明、各类现场工作记录、闭路监控系统录像带、顾客来5.0职责和权限5.1品质管理部是记录的归口管理部门，负责记录的登记、编目、更改、处理的控 制和管理体系运行记录的管理，并对各部门记录的使用管理情况进行监督检查。5.2各部门负责与本部门有关的记录的制备、填写、收集、整理、保护，定期归档6.0管理内容与控制要求6.1记录控制的范围物业服务有
3、限责任公司程序文件编号LNWY-CX-02名称记录控制程序版本B/2第2页共8页编制更改审核批准生效期2008/8/1有关管理体系运行记录A. 管理评审记录；B. 纠正和预防措施记录；C. 内部审核记录；D. 有关文件和资料发放、更改记录；E. 设备维修、保养记录；F. 员工培训记录；G. 有关过程控制记录；H. 环境因素识别、评价记录；I 危险源辨识、评价记录；J 法律法规识别、评价记录；K应急准备和响应记录；L. 绩效监测记录；M.其它必要的记录。有关产品质量的记录A. 服务检验记录；B. 物资检验记录；C. 不合格品评审、处置记录；D. 售后服务记录；E. 顾客评定记录；F. 其它必要的
4、记录。有关合同的记录A. 合同评审记录；B. 合同修订记录；C. 其它必要的记录。有关来自供方的记录6.2记录控制的要求本公司记录实行统一归口、分级管理，各部门负责与之有关的记录的制备、 收集、整理、编目、保护、归档，并建立本部门记录清单报品质管理部；品质管理部汇 总编制本公司总的记录清单。物业服务有限责任公司程序文件编号LNWY-CX-02名称记录控制程序版本B/2第3页共8页编制更改审核批准生效期2008/8/1622记录应按规定的格式、内容填写,并做到：A. 字迹清楚，真实准确，内容完整；B. 填写及时，并应注明日期、授权人签章等；C. 所有的记录均应使用钢笔、碳素笔或圆珠笔填写；D.
5、勘误处有执行勘误者签字或盖章。6.3记录的收集、编目各部门应设专人负责记录的收集、整理，记录传递要及时。各业务主管、领班应负责对现场的记录进行检查，并于每月初将上月的记录 收集、整理后，送至本部门文件管理员处存档。6.4已收集的记录的管理各部门文件管理员应于每月5日前将现场填写完毕的记录收集齐全。各部门文件管理员应检查本部门各岗位使用的记录表格的有效性，防止过期 表格的误用，并对已失效的表格及时进行作废处理。对已收集的记录，文件管理员应按照不同岗位、专业的类别进行排序，确保 序号的连续性（有断号的需注明），并对已收集的记录进行合理地编目、标识，以便于 记录的查找和检索。各部门可结合本部门的实际
6、情况，对已收集的记录进行归档。一般可按月/ 季/年度对记录进行定期归档，但须于首日后进行。对于数量较少或延续性不强的记录, 可每年归档一次，于每年一月份进行；对于数量较多或延续性不强的记录，可每月或每 季归档一次，于每月或每季最后月份 15日前进行。如记录是传真件，应复印后保存复印件；如记录破损，应即时修补。6.5已归档记录的管理各部门应安排适当的地点对已归档的记录进行存放，标识记录的名称、产生 的时间段、保存期限和存档人，并在记录存储清单上进行登记。记录存储清单须定期校正，一般每月进行一次，以确保其准确性。记录的保管环境应符合防止记录损坏、变质和丢失的要求。记录要设置专柜或专架分类存放，以便
7、于存取和检索。6.6记录的归档和保存期限记录的归档各部门的记录应按规定的期限及时归档，并建立本部门的记录清单。物业服务有限责任公司程序文件编号LNWY-CX-02名称记录控制程序版本B/2第4页共8页编制更改审核批准生效期2008/8/1662记录的保存期限A. 对永久性或需长期保存的记录，由各部门按要求的时间予以保存；B. 管理体系运行记录应保存三年以上；C. 与产品质量有关的记录应保存五年；D. 有关合同记录应保存到合同终止后的一年；来自供方有关记录应保存到与供方终止协作后一年。6.7记录的借阅各部门记录的借阅由文件管理员负责，借阅记录须在借阅登记表上登记。借出 的记录由文件管理员负责追踪
8、，并及时收回归档。顾客或其代表要求查阅记录时，应严 格按合同规定在合同期限内并经归口管理部门分管领导批准后方可查阅。6.8记录的报废各部门参照品质管理部制定的记录一览表，确定本部门记录的保存期限。 超过保存期限的记录，可填写记录报废申请表并经品质管理部批准后作报废处理。记录销毁时，由记录的管理人员履行报批手续后，在指定人员监督下实施销 毁。记录的检查品质管理部对各部门管理过程一并进行抽查，以验证其记录的有效性和记录的管理情况，并将检查情况记录在服务质量巡检表上。7.0记录控制流程图见附图8.0记录LNWY-CX-02-F1记录存储清单LNWY-CX-O2-F2记录报废申请表北京鲁能物业服务有限责任公司程序文件编号LNWY-CX-02名称记录控制程序版本B/1第5页共8页记录控制流程图记录的编制11记录的审核1F记录的批准分类、整理、编目归档与保存期查阅记录的处理北京鲁能物业服务有限责任公司记录存储清单编号：LNWY-CX-02-F1版本B/2表格生效期：序号:部门序号编号名称生成时间归档人保存期限可报废日期备注北京鲁能物业服务有限责任公司记录报废申请表编号：LNWY-CX-02-F2 版本B/2 表格生效期：序号:序号记录编号记录名称记录生成时间备注申请报废原因：申请人签名：年月日分公司总经理/职能部门经理意见：签名：年月日品质管理部意见:签名:
