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1、2023年资料管理规程篇 书目 保洁中心文件资料管理规程 保洁中心文件资料管理规程 1.目的 完善资料留存及合同管理 2.范围 适用于公司各类行文及合同 3.职责 由保洁中心文员负责执行 4.操作规程 工作流程图说明记录 1、由保洁中心文员负责收、发文工作。 2、全部文件分类留存。 3、全部合同进行编号留存,并填写合同统计表。 4、年底对本年度的文件及合同进行分类装订。 合同统计表 yz-zg/bbj-f01-01 社区物业接管验收档案资料建立管理规程 社区物业接管验收及档案资料的建立与管理 一、物业接管验收: 主要分三个方面: (一)档案资料的验收与交接 1、进驻该社区后我们将与该项目负责人
2、进行图纸资料的具体交接验收工作,包括:土建竣工图、水暖竣工图、电气竣工图等。 2、办公区各单位负责物业工作的负责人及联系电话。 (二)公共设备、设施现场验收与交接 1、我公司选派阅历丰富的水暖、电气及土建工程师、项目主管会同该项目负责人组成现场交接小组,对房屋建筑、设施、设备等进行现场交接验收。 2、将对现场交接中发觉的各类设备、设施、物品等数量及遗留问题记录在交接单上,交接验收单一式三份,由物业公司和司法局人民政府负责人签字确认后,各归档保存。 3、对交接验收中存在的各类问题,由公司各职能部门与相关部门公共协商解决。 4、对已接管验收的区域,组织相关人员进行,以便尽快熟识状况,保持环境整齐。
3、 (三)物业管理用房的交接及钥匙交接验收 1、公司将派专人与该项目负责人进行物业办公用房交接。 2、对公共区域及公共部位的钥匙尤其是水、电箱房及相关办公室的钥匙逐一进行核对、试用,并填写钥匙交接单,同时建立交接档案备存,以便于钥匙的统一管理,做到放置稳妥,平安有序。 二、档案资料的建立 档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分,科学的、规范化的档案管理能有效地为办公区域及公用设施的运用、修理、改建和各项管理工作供应指引和服务。针对司法局机关办公楼的物业管理形式,我们拟实行系统化、科学化、电脑化的管理手段,引进先进的物业管理软件,配备专职档案管理人员,建章建制,对全部档案资料进行严格的、科
4、学的、集中的管理。须要收集的档案资料有以下几种: (一)托付方供应的资料 1、技术资料 a、竣工图 b、附属工程及隐藏工程的全套图纸 2、竣工验收证明书 建筑消防验收合格证 水泵、配电柜变压器、有线电视系统等设备的定购合同、验收证明书、产品说明书、竣工图纸。 3、办公区域运用资料 各楼层办公资料(包括主要负责人、联系电话) 建筑面积计算书 (二)档案处建立的资料 1、物业资料 a、办公楼基本资料 b、办公区域基本资料 2、办公区域运用资料 各办公区域主要负责人资料 3、日常管理资料 a、保洁管理记录 a、日常巡查记录 b、绿化消杀记录 c、供水、排水管线检查记录 b、保安管理记录 a、日常巡查
5、记录 b、交接班记录 c、值班记录 d、物资搬运放行记录 e、紧急事务处理记录 f、车辆管理记录 g、夜间查询记录 c、装修管理档案 d、修理服务档案 a、修理服务登记表 b、修理服务回访记录 e、员工管理档案 a、员工个人具体资料 b、员工业绩考核记录 c、员工内务管理检查记录 f、培训档案 a、各项培训安排及实施记录 b、培训结果考核及跟查记录 c、军事训练及消防演习记录 g、行政文件 a、政府部门文件 b、物业公司及集团公司文件 c、管理处规章制度、通知、通报等文件 d、管理处获得的荣誉 三、档案、资料管理方法 1、档案、资料建立及管理运行流程示意图 2、档案资料收、发管理程序: a、管
6、理处重要资料(如托付方供应的资料)接收必需经过管理处经理或其指定负责人验收,完善交接手续后方能立卷归档。 b、管理处日常管理文件(如管理处通知、通报等)根据本公司制定的文件管理程序进行发放及接受手续,并立卷归档。 3、档案资料管理要求: a、采纳多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、录像带、胶卷、照片、图表等,并采纳相适应的保管、储存方法。 b、尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。 c、电脑文件必需由专人根据规定设置子书目进行分类文件管理,并定期清除过期无效文件。 d、原始文件根据文件运用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件书目。当文件状况有所变动时,应刚好调整书目的有关
7、数据,以保证查阅者刚好找到有效的文件。 e、档案的鉴定必需由管理处经理或其指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出确定,其他未经授权人士无权确定。 f、档案组卷按不同业务性质分块,以内空分类,逐一编号,登记造册编辑书目,最好按不同业务部门分柜保存。为工作便利可设置部门开架档案。 g、档案保管必需有专人负责,以达到文件管理要求,必需做到档案标识清楚,分类明确,易查找;档案必需由具备资格的人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥当保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任;档案入室时必需经过检查,如有稍微破损应马上修补,损坏严峻需追究借阅人员的责任。档案管理人员
8、需按时检验档案借阅状况,以便刚好收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失。 h、档案室内保管环境要求达到防火、防潮、防变质等要求,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质用以防潮,档案管理人员需刚好进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理要求。 物业公司培训器材资料管理规程 物业公司培训器材和资料的管理 1.0对于购进的培训器材和资料进行核对,核对无误后方可接收。 2.0把教学用录音(像)带、vcd、书籍列出书目,分别入库保存。 3.0借用物品和资料要具体登记,注明姓名、部门、资料名称、借阅日期和归还日期。 4.0归还物品时要细致检查、如有损坏按规定赔偿。 5.0定时清点培训
9、资料。 业主资料管理作业规程-5 业主资料管理作业规程 1、目的 规范业主资料的保管与跟踪工作,其中资料管理包括业主档案的管理、钥匙管理、办卡管理。 2、适用范围 适用于金钥匙服务中心对业主资料的保管与跟踪。 3、职责 3.1、服务中心经理负责监控业主资料保管与跟踪工作。 3.2、内勤主管负责指导和监督本规程的详细实施过程。 3.3、服务中心资料人员负责依照本规程详细实施业主档案、钥匙的保管与跟踪和卡证的办理工作。 4、程序要点 4.1、业主档案管理 4.1.1、业主档案的内容 4.1.1.1、经业主签署后的业户登记表。 4.1.1.2、经业主签署后的消防平安责任书。 4.1.1.3、业主家庭
10、状况登记表。 4.1.1.4、钥匙领用登记表。 4.1.1.5、业主卡办理登记表。 4.1.1.6、业主入住验房表。 4.1.1.7、二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料。 4.1.1.8、业主的有关证件复印件。 4.1.1.9、其他应保存的资料。 4.1.2、将业主的档案夹按栋号、楼层号、房间号的先后依次排列在档案柜内。 4.1.3、业主档案的跟踪:当发生下列状况改变时,档案管理员应将改变状况记录在业主档案中: 4.1.3.1、通讯电话联络方式发生改变时; 4.1.3.2、业主发生更替时。 4.1.4、业主档案属绝密档案,特别状况如需查阅须报金钥匙服务中心经理,经批准后方可查阅。 4
11、.1.5、业主档案应永久保存。 4.1.6、将业主资料姓名、联系电话等输入乐天电脑系统中进行管理。 4.1.7、本规程执行状况作为档案管理员绩效考评的依据之一。 4.2、业主钥匙管理 4.2.1、金钥匙服务中心可以进行钥匙保管的范围 4.2.1.1、发展商交楼后,发展商未售的空置单元钥匙。 4.2.1.2、特定状况下业主托管的钥匙。特定状况是指:业主确有实际的生活、工作困难确需托管钥匙,又不至于给金钥匙服务中心带来额外工作的状况。 4.2.2、发展商托管的钥匙 4.2.2.1、物业接管验收工作结束后,金钥匙服务中心可以依据发展商的托管要求接管未入住单位的钥匙。 4.2.2.2、接管过来的钥匙由
12、服务中心管理员清晰标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。 4.2.2.3、钥匙的发放工作要严格做好相应纪录。 4.2.3、业主在特定状况下托管的钥匙 4.2.3.1、业主托付保管钥匙时,服务助理应按钥匙托付协议要求填写日期、房号、业主姓名、钥匙数量、托存缘由、运用要求及联系方式等项目。 4.2.3.2、服务助理应特殊向业主说明本管理处不担当为业主保管家庭财产的责任,业主同意后,请业主在钥匙托付协议的业主签名栏签名确认。 4.2.3.3、服务助理将钥匙托付协议复印一份交业主保管。 4.2.3.4、服务助理将接到的所托管的钥匙交给钥匙管理员保管。 4.2.3.5、管理员将钥匙托付协议上的房号
13、登记在业主托管钥匙登记表内,并在托管的钥匙上贴上标有业主房号的标识,然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存。 4.2.4、托管钥匙的管理 4.2.4.1、有修理或空置房管理须要运用托管的钥匙时,由金钥匙服务中心管理员在借用人办理钥匙借用手续后,将钥匙交给借用人。并仔细填写好借用钥匙登记表 4.2.4.2、办理钥匙退还手续时,管理员应在核对钥匙数量后,在借用钥匙登记表中标注钥匙退还日期及退还人。 4.2.4.3、服务中心经理应支配管理员依据各类登记表的记录检查钥匙的借还状况,发觉借期超过三天不还钥匙者,应致电借钥匙人员催还。 4.2.4.4、当接到丢失或损坏钥匙报告时,管理员应记录事务经过并报告服务中心经理;服务中心主管与房地产开发商/业主联系,征得同意后,实行补配钥匙措施或换锁以确保遗失钥匙单位的平安。 4.2.4.5、业主或业主指定的领钥匙人前来领取钥匙时,管理员凭钥匙托付协议移交钥匙给领钥匙人。在无任何证件证明索匙者为钥匙所属单位的业主/业主指定的
