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1、第一章 文献管理制度第一节 总则一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文献管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。二、公司文献是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指引商洽工作、报告状况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文献的管理工作，有效地为公司发展服务。三、公司全体员工都应本着实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文献质量和解决效率。四、文献解决必须做到精确、及时、安全，严格按照规定的时限和规定完毕。公司文献由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。第二节 文献分类一、规定。发布重要的行政规章制度，采用重大的强制性行政措施，用“规定”。二、决定、决
2、策。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并规定贯彻的事项，用“决策”。三、告知。转发上级机关文献，批转下级文献，规定下级办理和需要共同执行的事项，用“告知”。四、通报。表扬先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。五、请示、报告。向上级祈求批示与批准，用“请示”。向上级报告工作、反映状况、提出建议，用“报告”。六、批复。答复请示事项用“批复”。七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门祈求批准等，用“函”。八、会议纪要。传达会议议定事项和重要精神，规定与会者共同遵守的，用“会议纪要”。 第三节 文献格式一、公司对外或内部行政发文为“xx字年份+小写数字+号”；公司工会发文为
3、“xx工年份+小写数字+号”。二、公司各部门间发文规定：1、文献格式为内部文稿，文献编号：部门名称拼音的首个大写字母+发+年份+小写数字+号，如人事行政部第1次内部发文的文献编号为：RX发001号，依次类推RX发002号、RX发003号等。2、“拟稿”为该文稿的撰写人。3、“核稿”为拟稿人的直属上司。4、“签阅”为核稿人的直属上级或有关部门负责人。5、“签发”为该部门负责人。6、行文内空字体为“仿宋GB2312”、行文字号为“小三”号。7、行文第一行首字空二格。8、“标题”为编写该拟文稿的重要目的或内容，标题应简要并能清晰体现拟文稿的内容。三、文献必须盖章或签字。四、密级分为“绝密”、“机密”
4、、“秘密”和“一般”4个级别：绝密副总经理、总监及以上有关人员可阅览（波及到公司重大决策、财务数据、人事资料、专利技术等）；机密经理及以上有关人员可阅览（波及到有关的公司方略、数据、人事资料和技术资料等）；秘密主管及以上有关人员可阅览（波及到有关的公司筹划、数据、人事资料和技术资料等）；一般公司全体员工均可阅览（波及到公司正式发布的有关全体员工须知的公司决策、决定或信息等）。五、文献内容规定事实清晰、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语精确。六、发文单位必须注明全称。七、多页文献应标明页码。八、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。九、文献纸一般使用A4型。第四节 收文流程输入收 文人事行政部收
5、到文献行政专人收文登记行政专人附上填写完整的文献审批汇签表给人事行政部负责人签订意见行政专人将收文送交总经办或有关负责人签订意见行政专人将已签订的文献呈人事行政部负责人阅览后复印，原件存入固定文献夹存档备案行政专人将复印件交回发文部门或根据批示送达有关部门，并跟踪执行状况输出发 文第五节 办文一、办文涉及文献的分送、传递、承办、催办等程序。二、发往总经办的由人事行政部统一安排，部门间的发文涉及文献的分送、传递和催办，由发文部门自行负责但须在人事行政部留存一份复印件用于备案。三、协办部门必须积极配合主办部门完毕文献解决。四、由总经办发出的文献由人事行政部催办负责，避免漏办或延误。各部门发出的文献
6、由发文部门进行催办。五、严格按照时限规定完毕。六、文献传递必须保证安全，完善签罢手续，避免文献遗失。七、文献办理完毕后，统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。第六节 发文一、发文类型：1、内部发文一律使用广东xx药业有限公司内部发文稿；2、对外发文一律使用红头文献，具体如下：公司各部门需与公司外单位以文献方式沟通时（如红头文献），不能以公司部门的名义直接发往有关单位，应先以内部文稿的形式请示公司总经办，经总经办审批通过后，再以红头文献的形式由总经理签发后行政文员发往有关单位。公司下属各机构不得以我司名义对外发文，与其他单位内设机构进行工作联系,确需行文时，只能以便函的形式行文。二、向总经办或对
7、外发文程序如下：输入发文使用公司统一内部文稿格式，起草人须注明受控、缓急状况文献起草人起草文献属公司对外发文属公司各部门向总经办领导报告、请示工作发文重新编制起草人拟文，注明受控、缓急状况，部门负责人签发部门负责人拟文，人事行政部负责人核稿重新撰写人事行政部行政专人附上文献编审批汇签表（填写文献编号、标题）分管领导签阅总经理签发人事行政部负责人签加意见与否波及有关业务部门人事行政部将原件存档，复印件送回发文部门，并编制红头文献，打印送有关单位或发布有关部门负责人签加意见行政文员跟踪进度总经理审批人事行政部接受有关单位回文，呈有关领导阅览签批意见，原件存档，复印件送回发文部门行政文员将审批后的文
8、献送请示部门，由请示部门跟踪、催办请示部门填写办文成果交行政文员行政文员将办文成果递有关人员签阅输出公司档案管理原件由人事行政部统一存档，发文部门复印存档部门间发文:拟稿人部门负责人核准打印盖章（签字）收文部门人事行政部备案第七节 其她一、时限规定：1、特急：最紧急、最重要（须于4小时内解决）；2、急：较紧急、较重要（须于8小时内解决）；3、平：重要但不紧急（不需即时解决但重要的事项，72小时内解决）。二、文献的保密规定：1、绝密文献：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。2、机密文献：阅后应立即保存在保险柜内。3、秘密文献：阅后立即保存在文献柜内。三、文献立卷归档按照档案管理制
9、度执行。四、但凡波及到规章制度类的文献审批，在报送人事行政部后，应由行政专人在文献封面附上“内部文献传阅签收表”后，送各部门负责人签订有关意见或建议，各部门负责人在收到文献起3个工作日内明确有关意见或建议。各部门负责人意见或建议收集完毕后，由行政专人汇总各部门意见或建议后反馈到撰文部门负责人处。撰文部门针对各部门负责人的意见或建议，进行解答或修改，然后再呈送公司领导审批。五、各类文献的签批权限1）所有新建立的制度规范或对原有的制度规范进行修改的文献需报送总经理审批，人事行政部发布；2）各部门在公司授权范畴以外的事项，需以书面形式报送总经理审批，人事行政部根据审批成果送有关部门执行；3）在各部门
10、管辖权范畴以内的各项告知，由各部门自行撰写，各部门负责人签发，各部门自行送文，但须送一份复印件在人事行政部备案。六、各部门发文文号字母缩写部门缩写部门缩写总经办ZJB人事行政部RX资金运作部ZY质量部ZL技术开发部JK生产中心SC物流控制部WK拓展部TZ营销中心YX药油部YY七、所有外来文献，收文编号的标注：WL+收文当天的日期+序号。如：3月7日收到的第一份外来文献，其收文编号为：WL-0307-01。八、公司所有需要签名的文献，必须手写签名，否则无效。第二章 档案管理制度档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现此后决策科学化的重要根据。特制定本措施，各部门必须按本制度认真做好档
11、案管理工作。第一节 档案范畴公司多种具有保存价值的文献、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。其中，文献涉及：规划、筹划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同合同、内外行文等。第二节 档案分类及编号一、档案按其内容及关联部门可分为六大类：1、行政类2、财务类3、人事类4、业务类5、工程类6、生产类二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。三、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先拟定其重要类别进行编号。四、归档后须填写档案管理登记表。第三节 机要档案一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、
12、“秘密”三级。二、划分原则：绝密档案涉及：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合伙合同及金额在100万元以上的重大合同。机密档案涉及：1、财务资料；2、公司重要会议纪要；3、公司经营状况；4、人事档案、薪资性档案、劳动合同；5、技术资料；6、金额在10万-100万元的合同。秘密档案涉及：1、重要项目资料；2、项目合同合同。第四节 档案装订一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。二、文献如有皱折、破损、参差不齐等状况，应先整补，裁切折叠，使其整洁，再装订。第五节 保存期限档案保存期限除政府有关法令或我司其她规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：一、永久保存
13、：1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、董事会、监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公司年度经营筹划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、技术资料；11、不动产所有权状及其她债权凭证；12、人事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其她核定须永久保存的文书。二、十五年保存：1、会计凭证；2、其她经核定须十五年保存的文书。(其他财务档案的保存期限按国家有关规定执行)三、五年保存：1、期满或解除的合同合同；2、完结后的项目方案；3、其她经核定须保存五年的文书。四、一年保存：1、部门工作筹划及工作总结；2、完结后的部门祈求报告；3、完结后无长期保存必要文书。五、
14、公司规章制度由人事行政部永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。第六节 保管部门一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书（或董事长助理）保管。四、其她档案均由总经办指派专人保管。第七节 档案移送一、公司各类证照、批文在颁发之日起移送人事行政部。二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决策，应自签发之日起三日内移送人事行政部。三、合同合同应在签订之日移送人事行政部。四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。五、其他档案半年移送一次，时间为每年的月和月。六、档案移送须填写档案移送清册。七、档案移送清册一式三份，移送双方各一份，人事行政部留存一份。第八节 档案调阅一、因工作需要需调阅档案时，须填写档案调阅申请单（附表3），并经相应核准人核准后方可调阅。二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、生产类档案的调阅须部门负责人核准，跨部门档案调阅须人事行政部负责人核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。（保密性档
