行政办公自动化管理平台分析运用

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1、行政办公自动化管理平台解决方案公司名称：山东盛世光明物联网技术有限公司联系电话：13053737793项目负责人：李红新日 期： 2013年10月11日一、信息化需求背景：随着互联网应用日益深入到人们的日常生活中，企事业单位对互联网应用的要求也越来越高。信息化是21世纪企业生存发展的基础，是打开成功之门的金钥匙。充分利用互联网跨地域、快捷方便等特点来提高工作的管理效率、节省成本。网络办公的概念于是应运而生，网络办公具有传统办公所无法比拟的优点。传统办公效率较低、成本高、受时间地域限制大。而网络办公恰恰克服了这些缺点，对畅通企事业单位内部管理、节省企事业运转成本有重大的意义。（1）机关单位业务流

2、程的运行效率直接影响单位整体运营状况，同时业务流程运行效率又受到单位结构中的多因素影响，流程隐蔽在臃肿的组织结构背后，流程运作复杂、效率低下、抱怨等问题层出不穷，制约了组织绩效的提升。（2）机关单位内部沟通不畅，各分管部门之间协调不力。沟通不畅、协调不力，单位运行的各个组件、各个环节就难以步调一致，就无法形成合力，其负面效应是显而易见的。一般来说，单位的机构越复杂，管理层次越多，职能越不明晰，其沟通的效果就越差，领导指令传达到基层的时候往往已经走样；同时，底层人员的建议与意见未到达高层领导之前，历经层层反映往往已经消失殆尽。（3）行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。行政人员每天都面临着大量

3、的、琐碎的、不起眼的事务，而这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。行政管理的正常运作必须以后勤部门的良好运转为保障，其工作的好与坏将直接影响到全单位工作效率。二、信息化解决措施：考试管理模块题库管理试卷管理考试安排成绩管理参加考试在线考试权限设置MSSQL工作流设置页面工作流查询页面工作流报警页面网络通信系统信息页面部门管理（用户/用户组权限管理等）权限设置画面系统管理页面 增删改查主要功能接入管理模块log发起人审批者结束报警提醒工作流程模块loglog程序主要模块摄像头驱动程序角色管理log题库管理（流量管理策略设定等）考试安排视频签到工作流今日工作考勤管理模块考勤管理基本设置

4、考勤审批管理考勤统计查询电子摄像头拍照在线评议在线学习今日工作在线评议视频学习功能模块总体结构系统主要的功能模块为：1、 办公流程模块（领导工作安排、分管领导工作安排、重点工作督办 、财政信息审批、请销假管理、补签申请管理 、办公用品购置审批、公务接待 、车辆维修、文印管理、办公用品领取、采购审核、审批后招标、审批结论 、项目审批）2、 考勤管理（考勤时间段管理、节假日管理、假类维护、出勤统计、请假审批统计、考勤统计汇总、电子拍照）3、 在线考试（题库管理、试卷管理、考试安排、成绩管理）4、 视频学习（类型维护，视频添加，视频管理，在线视频）5、 今日工作（今日工作安排、今日工作总结、今日工作

5、查询）6、 在线投票管理（组织投票、在线投票、投票管理、投票统计）2.1 系统登录 办公自动化系统登录页面，可以根据不同的用户编号进行登录，管理员根据不同的登录帐号进行权限的划分，不同权限的登录者看到页面是不相同的。 2.2 功能界面 上图为软件主界面，每次登陆进入系统后，系统会自动弹出工作流提醒，工作流提醒主要是方便用户第一时间查看到一些未处理的和反馈的工作信息。即时通功能主要是方便同事之间进行沟通。左面功能树的菜单包含了我的任务、重点工作管理、人力资源管理、日常办公管理等功能流程项。2.2.1领导工作安排领导工作安排流程：采取由上至下传达，再由下到上审核的过程，局长分管局长科长工作人员，工

6、作人员科长分管局长局长1. 由上至下传达：局长安排工作事项、具体内容、承办科室、分管局长，并设定工作完成时限。分管局长安排科室负责人，科室负责人承办或安排科室人员承办。2. 由下到上审核：科室人员完成承办工作后，通过系统提交科室负责人审核，科室负责人审核后提出分管局长审核，分局长审核后提交局长。3. 特殊情况下，局长可将工作直接安排到全局任何工作人员，工作人员完成工作任务后可直接提报局长。分管局长也有安排科室工作的权限。4. 完成时间到达之前选择提醒时间及方式（消息提醒或者短信），提醒承办人，同时局长出现提醒信息。完成时间根据系统时间自动生成。分管局长根据局长安排工作，也可设置提醒信息。提醒时

7、间设置要提前于完成时间。5. 办理过程中如果为（未完成）状态，在提醒时间触发消息提醒或者短信通知功能，系统自动对相关人员进行通知。6. 整个过程中局长可以以电子日志的状态进行全程监控办理情况，以便对事件进行监督处理进度。7. 可以添加或下载word文档或excel表格等附加，便于修改。上图表示领导工作安排的整体工作流程2.2.2请销假管理具体流程如下：1. 本流程根据申请人提出请假时间长短自动进行调整；2. 一般工作人员，一天以内因私请假或因公外出直接由科室负责人批准完成本次请假流程3. 一般工作人员，两天以内因私请假或因公外出，依次由科室负责人、分管局长批准后完成本次流程。4. 一般工作人员

8、，两天以上因私请假或因公外出，依次由科室负责人、分管局长、局长批准后完成本次流程。5. 科室负责人工作日期间因私请假或因公外出依次报请分管局长和局长批准。6. 申请未获批准，直接将请假申请审批意见退给申请人。上图表示请假工作流程2.2.4办公用品购置流程具体流程：1、 科室人员根据实际需要购买的办公用品进行填写比如（购买电脑5台等），点击提交后流转到科室负责人那里进行审批。2、 科室负责人进行表单的审批，如果不同意可以点击退回按钮，表单又回到提交人那里，如果同意点击提交发送的分管局长那里进行审批。3、 分管局长根据实际工作情况对科室负责人上传的申请表单进行审批，如果不同意可以点击退回按钮，表单

9、又回到提交人那里，如果同意点击提交发送到信息科进行审批。4、 办公室对需要购买的办公用品进行询价，价格单位为元，把实际询价的价格填写到表单中。如果价格高于2000则流程提交给政府采购科，如果价格低于2000则直接发给局长进行审批。点击提交进入下一个流转过程。5、 政府采购科室对办公用品进行询价，价格填入政府采购询价的表格中，并提交到局长那里。6、 局长对物品采购和价格进行审批，可以退回申请人也可以提交信息通知信息科进行购买。7、 办公室根据领导的批示意见进行办公用品的购置，点击提交整个流程结束。上图表示办公用品购置工作流程2.2.5公务接待具体流程如下：1、 由申请人填写好接待单位、事由、时间

10、、人数等内容2、 接待方案分为类别、方式等选项，选项下有具体科目。3、 申请人将接待申请提交到科室负责人进行审批（假如申请人就是科室负责人的情况直接跳过科室负责人审批一项）4、 科室负责人通过后将本申请转送到分管局长进行审批5、 分管局长审批后自动转送到局长审批6、 局长审批通过后，接待申请自动转送到办公室，由办公室人员打印出接待申请单并交与相关人员进行处理。 2.3 电子考勤系统 考勤管理系统分为考勤时间段管理、节假日管理、假类维护、出勤统计、请假审批统计、考勤统计汇总、电子拍照2.3.1 考勤时间段管理设置一天中有几个时间段上班。最多设置两个时间段，每个时间段都用24小时制的时刻来规定，两

11、个时间段不能有交插，且每个时间段的开始签到时间要小于上班时间小于结束签到时间小于开始签退时间小于下班时间小于结束签退时间的逻辑。2.3.2 假类维护可以设置系统里的各种假，及各种假的统计规则。每一种假到统计时都记为“请假”。2.3.3 出勤统计查询员工在某段时间的考勤情况。双击某条记录可以显示该员工的照片2.6.4 请假审批统计查询员工在某段时间的请假和审批情况2.6.4 考勤统计汇总统计出员工当月的考勤情况，如实到次数，迟到次数，早退次数，请假天数2.6.5 电子拍照员工按照自己的编号进入系统后点击电子拍照就可以看到上图画面。 2.4 考试管理2.4.1考试流程图：2.4.2题库管理列表显示

12、图：题库管理：主要管理系统中的试题信息，添加删除修改试题，都在此栏目管理显示查询：主要是将搜索的界面调用出来，提供信息的检索，以便用户找信息更快速。 导出数据：根据检索数据结果，将列表的信息数据导出成excel表格，供数据下载。导出、下载权限可分予不同角色。（*注：导出、导入的Excel，仅为Microsoft office excel 2003 文档） 下载数据：即上面提到的导出的excl表格的资源下载。 错误信息：是导入试题时，出现的异常和错误信息的记录。 删除： 将选中的该条数据删除，为保证数据完整性，正在使用中的信息无法删除。 添加试题：添加一条数据，需要打开一个界面填写好，然后添加。

13、 查看： 查看选中的该条数据。 修改： 浏览选中的该条记录，修改后，按保存提交。 导入用户：将excl的表格数据，成批的导入到试题列表。*注：没有excl模板，可以先将数据导出，下载数据得到模板，再修改模板内的试题信息。 试题预览：将试题以试卷试题的形式类表，供用户比对试题录入正确性。（试题预览）2.4.3试卷管理列表显示图：试卷管理：主要管理系统中的试卷信息，考试安排试卷来源都在试卷管理。试卷管理：包含添加试卷、显示查询、题型管理、查看、修改、删除等六个功能点。 显示查询：主要是将搜索的界面调用出来，提供信息的检索，以便用户找信息更快速。 删除： 将选中的该条数据删除，为保证数据完整性，正在

14、使用中的信息无法删除。 添加试卷：添加一条数据，需要打开一个界面填写好，然后添加。 查看： 查看选中的该条数据。 修改： 浏览选中的该条记录，修改后，按保存提交。 添加、查看、修改操作演示界面如下：上图需要填写文本框介绍：试卷名称： 试卷所显示的名称。试卷领域： 即上面所提到的用于整个考试的考试类别。试卷类型： 试卷的类型，分：在线考试、网上作业、在线练习等三类。出题方式： 三种不同类型的出题方式：固定试卷（手工）：试卷中的每一个题目都需要手工的选择。随机试卷：只需定义好出题规则，立即生成根据规则的随机试题，每一次使用时都根据出题规则随机出题，所以每一次的试卷题目是不同的。固定试卷（随机）：它是前两者的结合，首先可以定义规则抽取出对应规则的题目，然后再可以通过手工去筛选需要的题目。试卷说明： 对此试卷的文字说明。2.4.4考试安排显示图：考试安排：管理安排的考试信息，以及发布考试信息。考试安排：包含添加安排、显示查询、考试授权、查看、修改、删除等六个功能点。 显示查询：主要是将搜索的界面调用出来，提供信息的检索，以便用户找信息更快速。 考试授权：授权给用户，那些用户拥有该考试权限。 删除：将选中的该条数据删除，为保证数据完整性，正在使用中的信息无法删除。