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1、浅谈秘书如何做好会务组织工作 摘要 在现代社会，会议是领导机构进行决策和管理,实现领导职能的一种重要方式。随着人类社会的进步，科学技术的发展，这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域。会务组织工作已经被置于一个越来越重要的地位。因而，对于现代秘书应具备的办文、办会、办事三项基本能力中,办会也相应地被提到了越来越重要的位置。如何做好会务组织工作成为现代秘书面临的一项十分重要的课题。 随着越来越多的人参与各种各样的会议,从事会议策划的人也逐渐的多了起来。然而，会议的人员却几乎没有相关的专业知识和训练。他们虽然可以找到一些参考资料,但整个会议组织过程的具体程序了解的并不
2、深。因此会遇到了许多问题。除了专业的会议策划人员以外,现在有许多人在不知不觉中也加入到会议策划的工作中。本论文主要围绕着会务的组织工作作出一些细节性见解。 操办会务,是秘书人员的一项重要工作。任何一个成功的会议，都缺少不了秘书的创造性和服务性的劳动。因此,充分认识秘书人员在会议中的职责，掌握做好会务组织工作的方法和艺术，提高会议的质量和效果,是秘书人员应具备的一种最基本的能力。 【关键词】 秘书；会议；会务组织 平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文 目 录 摘要 .11会议概述 1.会议的概念 .1.2会议的类型 .21.3会议的作用 .32会务组织工作概述 2.1会务组织工作的基
3、本概念 .42.2会务工作的特点 .53会务组织工作内容与方法 3.1会务工作的具体内容 .6311会前准备 .632会议期间控制 .63.1.会后工作 .3.1.4会议接待工作.73秘书应该如何做好会务组织工作 .83.3会务组织工作总结 .114应该如何获得做好会务组织工作的能力 .1致谢语 .14参考文献 .15 平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文 会议概述 1.1会议的概念 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情，沟通信息，表达意愿的行为过程。会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。 秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则，严格把好审批关。要分析
4、会议是否有必要开，能否合并开，可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。 .2会议的类型 会议有十种类型:现场会议、观摩会议、电话会议、电视会议、广播会议、网络会议、座谈会、茶话会、工作性会餐和普通会议。但根据不同类型会议可以做如下分类： 按照举办单位划分，可以分为企业类会议、社团协会类会议和其他组织类会议。 企业类会议的主题通常是管理、协调和技术等，具体可分为:销售会议、经销商会议、技术会议、管理者会议、董事会会议、股东会议等。 社团协会类会议大致可以细分为。行业协会会议、专业和科学协会会议、教育协会会议、技术协会会议等。社团协会类会议通常伴有展览会。 其他组织类会议的典型
5、代表是政府机构会议。 按照会议规模划分,可以分为小型会议、中型会议、大型会议和特大型会议。按照会议活动特征划分,可以分为商务型会议、政治性会议、展销会议、文化交流会议、度假型会议和专业学术会议。 按照会议的性质和内容划分，可以分为年会、专业会议、代表会议、论坛、座谈会或专题讨论会、讲座、研讨会或专家讨论会或讨论会、专题讨论会、培训性会议、奖励会议。 新型和新颖类会议。玻璃鱼缸式会议、辩论会、角色扮演和网络会议等。 平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文 2会务组织工作概述 在现代社会,会议是领导机构进行决策和管理,实现领导职能的一种重要方式随着人类社会的进步，科学技术的发展,这种活动
6、方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域会务组织工作已经被置于一个越来越重要的地位。因而,对于现代秘书应具备的办文、办会、办事三项基本能力中,办会也相应地被提到了越来越重要的位置.如何做好会务组织工作成为现代秘书面临的一项十分重要的课题。 21会务组织工作的基本概念 （)会务组织工作的概念 会议有广义和狭义两种,狭义的会议是指在遵守一定国家的法律和遵循一定的会议规则的前提下，围绕一定议题,三个人以上（包括三个人）在一起共同（商议)问题（议题），以便达到或互通情况，或交流思想,或达成协议,或做出决议(决定）等有目的有组织有领导的集会.这个概念包括有组织，有领导，有商议，有议
7、题，有人数，有目的六个基本要素。严格地说，只有符合这六要素的集会才能称为会议。但现实生活中，实际工作中,许多只有上述会议概念中的某些特征的集会,如各种总结会、报告会、传达会、动员会、表彰会等，也在习惯上称之为会议我们可以把它看作是上述狭义的会议概念的外延,即广义的会议概念。 既然有了会议,自然就有会务组织工作。会议从筹划到善后，有一系列工作需要秘书参与和组织,这一系列秘书工作就叫做会务组织工作。它包括会前筹备工作拟定会议计划、准备会议材料、安排会议生活和布置会场；会中服务工作签到与引导、组织会议进行和搞好生活服务；会后总结工作送别会议代表、会场善后、整理会议文件以及会务总结反馈。会务工作水平的
8、高低,直接影响会议的质量和效果。因此，做好会务组织工作，对辅助领导决策和管理有着重要作用，是秘书必须具备的一项基本技能。 (2)会务组织工作背景1)社会发展,会务需求量加大 -4平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文 会务组织工作内容与方法 秘书应该如何做好会务组织工作呢。在实际进行会务组织工作前,秘书人员应首先了解会务组织工作的原则,即准备充分，组织严密，服务周到,节俭高效和确保安全。只有遵守了这些原则，才能保证会议达到预期的目的并增强会议效果。当然,会务组织工作并不是秘书一个人的事情，而是在会议召集人的领导下由秘书部门或各有关部门组成的会务组织机构来完成的。这类机构被称为秘书部门
9、。 3.会务工作的具体内容 3.1.会前准备 1)确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决。 2)确定会议的目的。试图达成什么样的结果。会议准备做出什么样的决定。准备取得什么的行动方案。 3)准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。 ）收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太多,将其要点摘录出来。5）会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。6）根据要讨论的问题限定与会人员。 3.1.2会议期间控制1）叙述会议的目的。）核对并记录与会者。 )根据议事日程顺序提出项目,然后进行讨论,征求有关与会者的意见。4)给每
10、一个人表述自己意见的机会。 ）控制讨论过程，如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。 6)如果讨论变得复杂,出现各种不同的见解时,你要根据自己的理解将观点加以概括。 -平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文 1）标题。由会议活动名称+“接待方案”组成。 2)主送机关。接待方案直接上报上级时，应当写明上级机关的名称。如以请示的附件上报，则不必写主送机关。 3）正文。逐项载明接待方案的具体内容,结构安排上一般采用序号加小标题的结构体例。开头部分写明接待的对象、缘由、目的、意义;主体部分写明接待的方针、规格、内容、日程、责任和经费；直接上报请求批准的接待方案，结尾处
11、要写“以上方案妥否，请审批”等字样。 4)落款。署提交接待方案的部门名称。)成文时间。写明提交的具体日期。 3.秘书应该如何做好会务组织工作 由于会议的规模形式等各不相同,这里我将以某报社办报100周年报庆座谈会为例，阐述会务组织工作的主要流程。 (1）会前筹备工作 会议有效的重点是计划性要好。计划性就是会前筹备。会前筹备工作做得是否充分,直接关系到会议的成功与否。据统计，会前筹备的效果占会议有效性的70%。可以说,高质量的会前筹备工作，是会议质量的保证，是会议成功的前提。作为秘书，必须以高度的责任心做好会议筹备工作。 会前筹备工作主要包括拟定会议计划,准备会议材料,布置会场。1)拟定会议计划 拟定会议计划是会前筹备的第一步。它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划,即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议议程是秘书部门的任务,通常由秘书人员拟写议程草稿,交领导批准后,复印分发给所有与会者。它是会议具体的概略安排，通过
