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1、公文及印章管理办法（HBQY ZH 01）为加强对公文的管理控制，严格运转程序，提高运转效率，保证文件的正确性、准 确性、合理性，实现公文管理的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。1 收文程序1.1 凡送达单位的公文，由办公室文件管理员检查发文机关、发文编号、秘密等级、 密封情况，确认无误后，方予签收。如遇文件名称、份数、编号不符时，要查清备案； 收文后，要按不同发文单位和文件种类，分别登记，注明名称、编号、收文日期，加贴 “阅办文件批签表”后交办公室主任拟办。1.2 办公室主任填写拟办意见后由文件管理员按意见分送。1.3 领导批办后由文件管理员按批阅结果分送给有关部门或承办人员办理。并对文
2、件 去向做出跟踪记录。1.4 相关部门或个人根据领导批示做出承办意见后将文件返还给文件管理员。1.5 文件管理员按一定顺序进行文件归档。1.6 对科室传阅的文件，应妥善保管，防止丢失。各科室传阅时间不宜超过 3天，传阅 后及时交办公室存档。1.7 各科室要指定 1名文件专管员，负责本科室文件转送和管理工作。1.8 所有文件（除保密文件）可以查阅，不许拿走借阅，一旦丢失，严肃追查当事人责 任。1.9 对于保密文件，文书应亲自送交领导批阅，不允许公开存放和传播。1.10 处属各单位公文报送，按照附件关于进一步规范公文报送程序的通知 （冀交项 青银办字 200626 号）的要求执行。2 印章及发文程
3、序2.1 处印章由办公室专人负责保管，未经处长批准，任何人不得私自盖章或将印章带 出办公室。2.2 各科室均可根据领导批示和所分管项目工作的实际需要起草通知、批复、决定等 文件。2.3 承办人起草文件要使用发文笺，应由撰稿人按项填写清楚并签字后经科室负责人 审核并签字，然后送办公室转呈。2.4 需要其它科室会签的由办公室送达有关科室。为简化程序，主办科室也可直接会 签转处长批示后，由办公室打印编号，由自己校对无误后方可打印正式文件。2.5 所有文件必须有签发人（处领导）签字后方可发文。2.6 文稿经领导签发后，由文印室统一编号标注，打印出文件清样。文印室打出小样 后，送撰稿人校对，校核无误后，
4、按注明份数复印、盖章，填写文件发放登记表。2.7 文件盖章时要有处长签字的清样或草稿，经签字的文件草稿留存起草文件的部门。2.8 发文由文件起草部门送达，接收人在登记表上签字。如以邮寄、传真、电话等方 式发送要注明。2.9发文号一律统一为“冀交项青银X字Y号”方括号为年号，X为各发文科室的简称, Y为文件统一编号。（例如计财科发文，文号为冀交项青银计财字2007x号）。2.10 文件发出后，承办人必须把文件原稿与留存的附件归并整理在一起，连同文件打 印件一并交办公室归卷。并且“发文登记表”中登记，注明发送文件号、名称、发放时间 及发送人签字。2.11 年底按档案法规定，各科室认真搞好文书资料等
5、的组卷存档工作。2.12 保密文件，要指定专人分管和打印，不允许其他人查看。3 收文办理要求3.1 文件管理员对所有来文要在外来文件登记表上登记清楚，递送及时，全程追踪， 杜绝丢失、延误现象。3.2 办公室应对下级及不相隶属部门的来文进行审核，审核其是否应由本单位办理， 其内容形式是否妥当，如有不当可由办公室主任批准退回报送单位并说明理由。3.3 办公室主任填写拟办意见及领导批办时应明确办理部门，对需要两个以上部门办 理的要明确主办部门，对紧急公文应明确办理时限。3.4 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对办理有困难的应 当及时说明， 对不属于本单位职权范围或者存在其他问题
6、的应当及时退回办公室并说明 理由。对涉及其他部门职权的事项，主办部门要主动与有关部门协商，如有分歧，报单 位领导协调裁定。3.5 文件管理员应根据文件的缓急程度适时进行催办，做到紧急公文跟踪催办，重要 公文重点催办，一般公文定期催办。4 发文要求4.1 起草文件要做到符合国家法律法规及政策规定，情况确定，观点明确，表述准确， 结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，适用正确的文种，明确主送、抄送部门。4.2 行文关系应根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。4.3 单位对上、对下正式行文时采用按国家规范要求印制的文件纸；对不相隶属单位 行文或发布非正式性通知时使用印有单位名称的便笺
7、纸；各部门、收费站、服务区发布 内部文件使用带有单位名称的信笺纸，并加盖本部门公章；向单位行文采用情况报告的 形式。4.4 文件纸张字体要求符合国务院公文格式规范要求。4.5 文件编号要连续准确，避免重编、漏编、错编，基本格式为：机关代字年份 顺序号。4.6 撰写公文按要求使用单位发文稿纸，必须用钢笔或碳素笔书写或打印，如有附表， 表内文字、数码也应用钢笔或碳素笔填写。5 记录5.1收文登记表(ZH-01-B01 )5.2来文阅办笺(ZH-01-B02 )5.3 发文笺 (ZH-01-B03 )5.4发文登记表 (ZH-01-B04 )5.5加盖公章登记表 (ZH-01-B05 ) 附件 关于
8、进一步规范公文报送程序的通知附件冀交项青银办字 200626 号关于进一步规范公文报送程序的通知处属各单位：为进一步规范公文报送程序，提高公文处理水平和效率，现就有关事项通知如下 :一、严格公文报送程序上报处机关的文件必须由本单位主要负责同志签发，并注明签发人、会签人和联 系人及电话。凡不按要求报送的公文，一律退回原单位。除重大、紧急事件需要特殊处理外，所有文件一律按程序办理，由处办公室按公 文程序运转，任何单位和部门不得直报处领导。二、严格行文规则 处属各单位以单位名义发文或报送处领导的情况报告、综合材料、统计数字等， 必须经各单位主要负责同志审核、签字。如涉及两个以上部门的，主办部门应事先
9、征求 有关部门的意见，取得一致意见并经有关部门主要负责同志会签后方可报处机关。部门 之间如有分歧意见，主办部门的负责同志要出面协调，经协商仍不能取得一致意见的， 主办部门应将各方意见一并附上报送处领导定夺。三、提高公文办理效率 处属各单位需要请示处机关的事项，或办理以处机关名义上报的公文，应当及时 报送，一般事项应于两周前、紧急事项应于 7个工作日前报送。特别紧急事项，需要在 7 个工作日内回复的，除处领导另有要求的以外，须在文中说明紧急原因及在本单位、本 部门的办理过程。四、确保公文报送质量1 、处属各单位要高度重视公文报送工作， 结合工作实际进一步规范各项规章制度。2、要严格执行公文报送的
10、有关规定，对报送的公文要认真审核把关，凡是不符合 要求的公文一律不上报。3、上报公文必须加盖公章， 并报送原件， 除紧急情况， 原则上不受理传真件公文。4、各单位要有专人负责收、发文的整理、存档工作。附：规范公文式样二OO六年七月十四日2006年7月14日印主题词：规范公文报送程序通知河北省青银高速公路管理处办公室发（共印26份）附件1：河北省青银高速公路管理处规范公文格式说明1、用A4纸单面打印，左侧装订；2 、用小三号仿宋标注文号；用小三号楷体字标注签发人。3、标题：用二号大标宋，居中排版。4、正文：与标题之间空出一至两行距离，用小三号仿宋。行距视情况调整。5、正文中的第一级标题使用数字“
11、一、二、三”，用小三号黑体；第二级以下 标题可使用数字“1、2、3”用小三号楷体。6、日期：正文的右下方应用大写字体标注成文时间，时间一般为行文机关领导人 签发日期。7、主题词：一般由 3至5个关键词组成，“主题词”用小三号黑体，内容用小三号仿 宋。8、附件：若有附件，每一附件的首页左上角顶格注明“附件 1：”、 “2”等字样，附件的 格式要求与正式文件正文相同。9、抄报、抄送： “抄报、抄送”前空1 个字位置，字体用小三号仿宋。附件2 :河北省青银高速公路管理处XX收费站文件冀青银乂乂字2007XX号关于XXXXXXXXXXXX的请示管理处：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
12、（正文略）附件：1、XXXXXXXX2 xxxxxxxx二OO七年XX月XX日联系人：XXX联系电话XXXXXX主题词：XXX XXX 请示抄报：抄送：青银高速XX收费站2007年XX月XX日印发附件3：处属各单位文件编号格式1、清河主线站：冀青银清河主线字200: XX号2、清河收费站：冀青银清河字200: XX号3、南宫收费站：冀青银南宫字200: XX号4、新河收费站：冀青银新河字200: XX号5、宁晋收费站：冀青银宁晋字200: XX号6、赵县收费站：冀青银赵县字200 XX号7、栾城收费站：冀青银栾城字200: XX号8、窦妪收费站：冀青银窦妪字200: XX号9、铜冶收费站：冀青
13、银铜冶字200: XX号10、鹿泉收费站：冀青银鹿泉字200XX号11、清河养护中心：冀青银清河养护字200:XX号12、南宫养护中心：冀青银南宫养护字200XX号13、石家庄养护中心：冀青银石家庄养护字200: XX 号14、清河信息中心：冀青银清河信息字200XX号15、新河信息中心：冀青银新河信息字200:XX号16、窦妪信息中心：冀青银窦妪信息字200XX号17、清河路政大队：冀青银清河路政字200:XX号18、新河路政大队：冀青银新河路政字200XX号19、石家庄路政大队：冀青银石家庄路政字200: XX 号20、收费稽查大队：冀青银稽查字 200XX号附件4 :情况报告流水号：签发人：XXX领 导 批 示关于XXXXXXXXXX的报告（请示）处领导：报XXXXXXXXXXXXXX（正文略）告内容妥否，请批示。二OO七年XX月XX承办部门：承办人：联系电话:收 文 登 记 表年份:月日文件名称文件编号份数来文部门（单位）备注流水号:河北省青银高速公路管理处来文阅办笺来文单位文号来文日期密级紧急程度份数来文内容领 导 批 示拟 办意见拟 办 结 果河北省青银高速公路管理处发文稿纸冀交项青银字20 号密级份数紧急 程度文件标题主 送抄报抄送办文单位撰稿审核会签单位办 公 室 意 见领 导 批 示打字:校对:13发文登记表序号送达单位文号送达日期送达内容份数
