出口贸易操作流程指引职能管理及流程说明.

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1、出口贸易操作流程指引职能管理及流程说明 .本文作为国际贸易部管理试行方案附件01,国际贸易部出口流程图作为附件02。针对自身企业条件状况,以 “国际贸易部管理试行方案”为基础,对部门职能管理及流程 ,进行注释。职能管理一、部门工作基本职能管理1 .外贸部分业务组和单证组, 两者形成外贸团队共同协作完成公司的出口业务和相关外贸工作的服务。在公司创业初期,由于业务量不大,可以一人多职,比如业务员可以负责单证的处理。外贸部所需单据将统一格式,订单合同编码、单据编码等等使用统一编号,订单合同编码及单据编码在“订单合同编码登记册”及 “单据编码登记册 ”中提取并签名记录 ,以便查询有据。2 .业务组主要

2、职责为:(1 积极开展市场调查、分析和预测 ;做好市场信息的收集、整理和反馈,掌握市场动态 ,及时上报部门经理;(2 业务组人员负责制作产品电子目录,并根据产品更新及时更新目录 ;(3 配合制定出口销售计划及提出建议,完成公司预定出口目标;(4 负责市场开拓与配合公司宣传工作(如展会、网站,努力拓宽业务渠道,不断扩大公司产品的市场占有率;及时回复客户的传真和,要求当天的函件必须在当天给予回复,如果工作量较大也要给出相关回应以体现公司的形象;(5 与客户洽谈直到形成订单合同,配船订舱协调好货物装船时间和提单出证要求;将订单信息反馈给单证组要求单证组按具体要求出具相关单据 ,并负责整个订单的全局跟

3、踪;(6 负责出口单据的最后审查工作,并提示财务部做银行交单记录 ;(7 负责做好产品的售后服务工作,增进客户关系,及时解决客户的问题,并将产品质量信息及时反馈到市场部和品管部;提高客户满意度,增强企业信誉;(8 负责出口应收帐款资金的回收工作,及时跟踪货款到帐日的应收情况,提醒单证组及时取得银行水单并交付财务部进行出口核销工作 ;(9 协助单证组做好基本资料归档工作,并对资料信息和整理工作作应有的指导;(10 负责编制出口统计报表。做好出口统计核算基础管理工作 ,建立健全各种原始记录、统计台帐,及时汇总填报年、季、月度出口统计报表。3.单证组是外贸部的内部协调人员,主要职责为 :(1 做好基

4、本资料归档工作,要求对客户资料、报价单、订单合同(包含出口合同下的一切单据备份进行清晰的分类,作为后来做客户跟踪、查询、统计的有效资料;(2 配合业务组缮制和准备相关出口单据:危包证 (可选、出口报关单、代理报关委托书、核销单、产地证、保险单、发票、装箱单、质检单、船证明、提单、汇票、银行交单申请书等必备单据;(3 及时跟踪已完成订单的银行结汇情况,反馈给业务组; 已结汇的订单,及时取得水单等相关单据交财务部签收进行出口核销和退税工作,如有支付国外佣金的订单,还要进行佣金的支付工作;(4协助业务组处理相关办公室工作,如:业务组人员不在接听电话留口讯,接发传真,叮嘱发货, 邮寄样品,查询等工作。

5、二、出口流程管理1 .业务组先与部进行数量、质量和交期的沟通,再从 “订单合同编码登记册 ”取得外销合同号码并由经理审核确认后与客户签定 “订单合同 ”;2 .业务组发送“备货通知书”给,提示出货时间、数量和质量要求;同时催促客户支付预付款或开立信用证（可选 ,注意的是应先在客户开证前与其沟通商定好信用证条款 ,以防产生不必要的风险及费用 ;3 .业务组取得出货通知,及时和货代联系订舱,按要求发送“货运委托书 ”取得 “进仓通知书 ”; 发送 “发货通知书 ”到储运部,以及备好“进仓通知书 ”等随货文件,列明详细的产品数量、指标、唛头、发货时间、地点、联系人和联系方法;4 .业务组将订单出货信

6、息或信用证要求详细反馈给单证组,让其准备缮制单据的基本工作 ;5 .单证组协同“出口报关单” ,代理报关委托书“” ,发票“ ” ,装箱单“” ,代理检验检疫“委托书 ”（ 可选等文件,快递给货运代理出关工作;6 .根据相关信息,单证组办理“原产地证 ”和 “货物运输保险单”在递交申请前必要时需业务组做最后审核 ;7 .业务组协助单证组审核出具提单、产地证、保险单等,叮嘱单证组根据要求及时出具相关单据;8 .单证组根据订单要求或信用证要求缮制全套单据,并交付业务组进行最后审查9 .审查无误后业务组提示财务部做出口交单记录,并由财务部签收全套单据并负责提交银行;10 .单证组对订单到帐日进行跟踪

7、,及时取得“银行结汇水单”和货代反还的 “核销单 ”与 “出口货物报关单（黄联 ”交付财务部办理出口核销与退说工作,同时要求财务部做单据签收工作;11 .需要支付国外客户佣金的订单,单证组应及时和业务组核实,在已经结汇的情况下,准备好“佣金协议 ” ,外销合同“ ” ,发票“ ”等单据交财务部签收并由财务部提交银行支付国外佣金 ;12 .单证组负责订单全部完成后的归档工作,进行对不同客户进行分类,并做全套订单一览记录 ;13 .外贸部财务方面的相关职责:(1 在整个订单执行过程中 ,如果遇到实际问题,外贸小组之间要共同协作解决问题 ,必要的时候也要协助储运或财务部处理外贸所涉及到的工作,不能受

8、工作职责划分影响而使订单执行延误或过期造成公司损失;(2 在与银行的交流工作中 ,原则上是由财务部进行最后的银行交单工作,但如遇单证不符、或输入错误,业务组应直接对银行进行单据疑义的交涉;(3 在实际处理过程中 ,如遇到财税政策、银行外汇等外贸方面调整或流程改变,外贸部在获得的情况下应及时将这些外贸政策信息反馈给相关部门。出口贸易流程操作说明出口贸易基本流程:询盘还盘报价确认样板确认订单备货订船订舱包装发货通关收款结汇退税完成交易参考 “国际贸易部操作流程图( 附件02”详解报价 :1、现有产品询盘,向部门经理索要报价,并使用企业专用格式化或来给报价客户;2、新产品询价,填写 “询价单 ”向部

9、门经理索要产品报价。确认样板 :1、现在样板双方确认,寄客户确认或邮件图片确认;2、重新打样的,填写样板制作通知单,送板房制作,再与客户样板确认。确认订单 :1、经过多次磋商,确认样板、价格、包装、交易方式、预订交货期等,如无特殊要求 ,做出 “订单预审表”交由部或部核查调整或确认;2、 “订单预审表”经提交修改意见 ,业务员向客户再次确认相关内容修改,如无异议 ,可以把修改后来同客户确认订单;3、 “订单预审表”经采购部确认无修改,直接传送 来同客户确认订单 ;4、 “ 必须清晰地显示货物描述、产品数量、包装、交货期和交易付”款方式、贸易报价条款（如以及责任条款等等内容;5、向客户提供时,上

10、面内容要包括货物描述,付款方式, 贸易报价条款（等等,以及交货期和包装等可以适用客户办理进口准备手续。备货 :1、无异议的 确认后, 根据合约的（数量、型号、唛头资料、所需包装材料 ,结合船期,填写“备货通知单”送交排产 ,确认并回签留底;2、无异议的确认后,根据合约的(数量、型号、唛头资料、所需包装材料 ,结合船期,填写“备货通知单”送交采购部执行对外采购 ;3、如有唛头资料或包装问题客房未能及时提供,积极追踪客户提供,待客户确定后,向提交 “备货通知单资料补充或更正 ”;4、包装物料印刷内容等各项事宜,业务人员应及时跟踪,确保物料正确性 ;5、备货过程及时跟踪,并以图片形式向客户通告进度,

11、以体现公司服务素质;6、遇到货期或其它问题,尽快与客户沟通确认,作出相应的处理;7、提前准备出货所需文件,等待货物按时发出。订船订舱 :根据客户预订船公司或自主向船务公司进行订船订舱,在货物装船过程中,您可以根据货物的多少来决定装船方式,并根据客户要求或自主意愿选择险种来进行投保 ;可选择:1、整装集装箱集装箱 (又称货柜的种类:(1 按规格尺寸分:目前 ,国际上通常使用的干货柜 ( 有:外尺寸为20英尺X8英尺X8英尺6时，简称20尺货柜。40英尺X8英尺X8英尺6时，简称40尺货柜;及近年较多使用的40英尺X8英 尺X9英尺6时，简称40尺高柜。20尺柜:内容积为5.69米X2.13米X2

12、.18米，配货毛重一般为17.5吨，体积为24- 26立方米 .40尺柜:内容积为11.8米X2.13米X2.18米，配货毛重一般为22吨,体积为54立 方米.40尺高柜：内容积为11.8米X2.13米X2.72米.配货毛重一般为22吨,体积为 68 立方米.45尺高柜：内容积为：13.58米X2.34米X2.71米，配货毛重一般为29吨,体积为 86立方米.20尺开顶柜：内容积为5.89米X2.32米X2.31米，配货毛重20吨，体积31.5立方 米.40尺开顶柜：内容积为12.01米X2.33米X2.15米，配货毛重30.4吨，体积65立方 米.20尺平底货柜：内容积5.85米X2.23米

13、X2.15米，配货毛重23吨，体积28立方米.40尺平底货柜：内容积12.05米X2.12米X1.96米，配货毛重36吨，体积50立方 米.(2 按制箱材料分:有铝合金集装箱,钢板集装箱,纤维板集装箱,玻璃钢集装箱.(3按用途分:有干集装箱;冷冻集装箱 ( ;挂衣集装箱 ( ;开顶集装箱( ;框架集装箱( ; 罐式集装箱( .2、拼装集装箱拼装集装箱,一般按出口货物的体积货重量计算运费,具体事项需要货运代理确认。包装发货 :可以根据货物的不同,来选择包装形式(如 :纸箱、木箱、编织袋等。不同的包装形式其包装要求也有所不同。1、一般出口包装标准: 根据贸易出口通用的标准进行包装。2、特殊出口包装

14、标准:根据客户的特殊要求进行出口货物包装。3、货物的包装和唛头(运输标志:应进行认真检查核实 ,使之符合订单要求及信用证的规定。发货之后 ,按照与客户的双方约定,如需对货物进行风险投保,根据海运资料和货物明细进行投保:通常双方事先约定运输保险的相关事项。常见的保险有海洋货物运输保险、陆空邮货运输保险等。解释:其中,海洋运输货物保险条款所承保的险别,分为基本险别和附加险别两类:(1 基本险别有平安险( 、水渍险 ( 和一切险 ( .三种。平安险的责任范围包括 :由于海上自然灾害引起的货物全损;货物在装卸和转船过程中的整体灭失;由于共同海损引起的损失、分担和救助费用 ; 由于运输船只触礁、搁浅、沉没、碰撞、水灾、爆炸引起的货物全损和部分损失。水渍险是海洋运输保险的基本险之一。按中国人民保险公司的保险条款,其责任范围除了承担平安险所列各项风险外,还承担恶劣气候、雷电、海啸、洪水等自然灾害的风险。一切险的承报保责任范围相当于水渍险和一般附加险的总和。(2 附加险别。附加险别有一般附加险和特别附加险两种类型。一般附加险有偷窃提货不着险、淡水雨淋险、抽窃短量险、渗漏险、破损破碎险、钩损险、混杂沾污险、包装破裂险、霉变险、受潮受热险、串味险等。特别附加险有战争险、罢工险等。出口贸易操作流程指引职能管理及流程说明 通关： 1、属法定检验的出口商品须办出口商品检验证书。