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1、2022年行政管理内控制度香格里拉县九仙峰药材种植有限责任公司行政管理方面内控制度第一章行政办公规范管理规定1.目的：为规范公司办公管理及加强公司文化建设，特制定本规定。2.适用范围。本规定适用于总公司及各分子公司。3.权责说明。本规定由总经办监督执行。4.工作挂牌4.1上班时间，应严格按要求佩戴工作挂牌。4.2员工应妥善保管挂牌，遗失应立即补办，费用自理。5.2办公时，应当将所处理的文件放在文件夹中，如遇临时有事离开或有客人访问，应当将正在办理文件的文件夹及时合拢。5.3离开办公室，须将桌面文件整理，齐放于文件架或抽屉中，重要文件入柜上锁，不得散乱于桌面。5.4座椅。座椅靠背不能放任何物品，
2、人离开时座椅推放至办公桌正_。5.5饮水机及其它设备、物品应在指定地点摆放，不得随意移动。5.6电源。下班离开办公室时，应关闭所有电器及电源。您好、早晨好、早、晚、再见、请问、请您、劳驾您、关照、谢谢、周末愉快。6.2电话语言。您好、请问、谢谢、再见。6.3接待语言。您好、请稍候、我通报一下、请坐、对不起、请登记、我立即去联系、打扰您一下、好的、行(切勿说“不”)。7.行为规范7.1私人信函自费交寄。7.2接待来访和业务洽谈在接待室或会议室进行，私客不得在工作区停留。7.3不得因私事使用公司_。7.4未经许可，不得使用他人的电脑。7.5因公外出时，应事先得到主管领导的同意；外出后，因情况变化而
3、不能按时赶回公司，要提前通知主管领导。7.6发出的传真应注明。发件人、收件人、主题、发件人的_等。7.7接听电话应首先答复“您好，_药业”，使用电话注意语言简明；代接同事办公位电话，做好必要记录并及时转达。7.8办公时间内不擅离岗位，需暂时离开时应告知同事。7.9适时调整手机铃声，办公区域内适当调低，培训或会议中则应取消铃声。8.不定期检查。凡违反上述规定的，每次贡献_元爱心基金。9.附则9.1本规定由总经办负责解释。9.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。9.3本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。第二章会议管理制度1.目的：为规范公司会议管理，提高会
4、议质量，降低会议成本，特制定本制度。2.适用范围。本制度适用于总公司，各分子公司应制定细则并报总公司备案。总公司部门内部会议参照执行。3.权责说明：3.1总经办负责公司会议的统筹协调。3.2会议提拟人负责会议的_工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。4.会议提拟与审批_公司例会无须提拟和审批。_公司临时会议由总经理、分管领导直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、分管领导批准。4.3部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人员等，不得与公司会议冲突。5.会议安排原则：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。临时召集的紧
5、急会议不受此限。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应进行书面通知，并向总经办提交会议准备申请；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。7.会议_7.1会议_遵照“谁主管，谁_”的原则。7.2主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。8.会议记录及纪要_公司会议应进行会议记录。8.2会议记录遵照“谁_，谁记录”的原则，如有必要，主持人可临时指定会议记录员。8.3会议记录员应遵守以下规定会议记录本交总经办存档，永久保存。8.4_的形成与签发9.会议跟进9.1会议决议、决策事项等须会后跟进落实的，遵照“谁_，谁跟进”的原
6、则；会议另有决定的，从会议决定。9.2会议跟进的依据以会议原始记录及_为准。10.会议纪律10.1参会人员不得迟到、早退、缺席，因故不能参加时，应事先向主持人请假，并征得同意。10.2会议期间除了紧急情况外不处理其他事务，包括不接听电话。10.3违反上述规定的，按员工手册2.3，2.4的规定进行处理，接听电话的由主持人酌情处理。11.会议保密11.1与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论情况向外泄露。11.2会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。11.3故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。12.附则12.1本制度由总
7、经办负责解释。12.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。12.3本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。第三章文件管理制度1.目的：为确保文件收发等事务正常、顺利进行，规范文件管理，特制定本规定。2.适用范围。本制度适用于总公司，各分子公司应根据本制度制定细则并报总公司批准后执行。3.权责说明。总经办管理公司的收发文工作，各部门负责本部门相关文件的管理。_公司发文_公司发文由公司总经理(或其授权人)签发，加盖公章有效。任何个人和部门不得随意起草以公司名义发布的文件。_公司发文程序总经办需做好收文及发、送、呈登记，并将有总经理签字的原件存档。_公司发文分类、
8、编号：4.4对外文件必须做成红头，以示严肃和正规，格式附后。4.5无总经理或总经理授权人签字的文稿一律不得加盖公章。_公司部门发文_公司部门在内部行文一律以部门第一负责人、部门分管领导同时签署生效，不再加盖部门印章；任何部门不得以个人签名或部门名义对外行文。_公司部门发文主要分为总经_发文和其他部门发文。在管理制度内制订的实施细则，以及不必对子公司及公司外的其他单位发布的文件，原则上可由总经办制订、分管领导签发生效。其他部门可在其部门职权范围内对公司内部部门行文，经部门经理、部门分管领导签发后，在公司内部有效。_公司部门发文格式附后。5.4部门发文超出部门职权范围，又不应由公司发文的，须由相关
9、部门共同签发，经分管领导批准后行文。_公司内部发文按以下办法分类、编号：6.收文_公司以外单位送、发给我公司的文件由收文单位签收，包括：政府职能部门行文、业务管理部门行文、合作、协作单位行文等，同时填写收发文登记表，格式附后。签收之后即存档一份并于接件当日立即填写收文处理表报送有关部门和有关人员，不得积压延误；属于急件的，应在接件后立即报送。6.2各部门应指定专人办理收文事宜。6.3各部门应将处理完后的来文、处理过程和处理结果一并交总经办存档，同时，每半年清理一次，没有及时存档的全部存档，并将填写的收发文登记表一起存档。7.其他7.1文件的发文、收文部门负责人应注明文件密级或者“不得复印”、“
10、不得携出”字样。绝密档案涉及公司重大决策的核心_，如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件，公司项目招投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。_档案为公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。_档案为仅可内部公开的一般文件资料。7.2各部门对各类文件必须严格分类、专人管理并妥善保管。7.3单位、个人调、借阅文件或部门间借阅文件，必须按规定填写文件借阅登记表，属_级以上的文件需分管领导以上人员批准。7.4文件及有关资料的打印、复印、签章，必须按规定严格办理，并做好登记，严禁未经同意私自处理。7.5收发文处理不当或不及时造成损失的，由公司专题会讨
11、论处理办法。失密、_的按专项管理制度规定处理，没有或不及时归档的，每次贡献_元爱心基金。8.附则8.1本制度由总经办负责解释。8.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。8.3本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。附：第四章档案管理制度1.目的：为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本制度。2.适用范围。本制度适用于总公司及各分子公司。3.权责说明：3.1总经办负责公司档案管理工作及本制度的执行。_公司员工有保护档案的义务，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。本制度所称的档案是指过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、
12、企业管理、公司宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。_公司员工必须完成资料移交工作后方可办理调离手续。3.4档案工作实行统一领导分级保管、分级查阅的原则。即由总公司统一领导，总公司和各部门、各子公司二级管理并根据权限分级查阅。3.5各部门应尽量采用电脑对档案进行管理和工作，以便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，同时遵守计算机信息系统管理制度的相关规定。4.档案归档4.1归档资料包括4.2归档方法原件正本必须归档，执行机构只能留用原件副本或复印件。附详细卷内目录。4.3归
13、档要求独立业务或部门资料应尽量分类归档，相关业务应尽量归于同类。类别划分应涵盖公司业务的所有方面；归档资料必须真实反映公司经济活动的真实内容及历史过程，任何档案资料均不得经过修改、删减或取代等处理。5.档案保管5.1归档资料需进行登记，编制归档目录。5.2档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。5.3属于公司保管的档案。公司各部门及各下属子公司各部门做好平时文件的预立卷工作，并在次年_-_月将需归档的预立卷的文件整理成册移交总经办保管。5.4属部门和子公司保管的档案。各分级保管者在每年的_月_日前将档案总目录、预立卷材料的目录交总经办。_公司总经办应有存放档案的档案室，各部
14、门、各子公司应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。5.6档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。5.7所有档案资料必须分类长期保存，不得遗失、损坏。档案遗失、损坏给公司造成损失的，将处罚责任人。6.档案借阅6.1档案属于公司_，未经各部门分管领导批准不得外借、外传。外单位人员未经分管领导批准不得借阅。6.2借阅档案，借阅人必须履行登记、签收手续，并填写档案借阅登记表。档案借阅表的主要内容为：档案名称、等级分类，借阅事由，时间，借阅人，负责人，经手人等内容，表格由公司统一制定。6.3借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印，不
15、得拆卸、调换、涂改、污损、划线等，归还时保证档案材料完整无损。7.档案保密制度7.1档案级别分为绝密、_、_三个等级案，分别用文字标示。拟制文件时，需在文件首页右上角标注密级。涉及公司重大决策的核心_，如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件，公司项目招投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。可内部公开的一般文件资料。7.2借、查、阅_级以上文件不准抄录、照像，不准带离办公区域。7.3复制_级以上文件需经分管领导以上人员批准，与原件等同管理。复印件须由档案管理员注明拷贝字样。7.4涉秘档案不得以普通邮件寄发。7.5外出工作携带_级以上文件，必须有保证文件安全的措施。7.6严禁将_级以上文件的废品向收
