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1、细心整理会议接待流程主办方：主办单位；承办方：承办单位；协办方：会务公司一、会议准备 1. 学习资料主/承办单位供应 2. 会议登记表/签到表主/承办单位供应 3.会议指南、会议日程主/承办单位供应 4. 会议资料主/承办单位供应 5. 领导发言稿主/承办单位供应 6. 会议用背景墙图片主/承办单位供应 7. 横幅(欢送布标、会议室布标)(主/承办方供应) 8. 会议礼品主/承办单位按参会人数准备二、设备及设施准备 1. 电脑 2.投影仪 3.会议室一间依据参会人数预定 4.车辆准备(依据要求支配接送站效劳) 5. 麦克风依据会议要求供应 6. 订制领导座次牌依据要求支配 7. 会议形式：座谈
2、/桌形式/剧院(按要求支配)三、会前准备工作程序1. 依据会务组要求，代表报到前，会议室会场布置(或分组探讨)会标、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及效劳员支配按要求落实到位。2. 据酒店供应的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、须要放置的水果种类及特殊平安保卫工作。3. 提前检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及效劳到位状况。4. 提前完成会议所需发放的资料、签到表、就餐卡及传播设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等状况，会间摄影、摄像设备，人员的准备。5. 与酒店保安部组成会议平安
3、组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝平安隐患的发生。6. 在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指示箭头。四、会议其它费用开支预算 1、按实际消费结算会议用房、餐、会议室、车、发票、会议杂费支出如课酬、横幅、茶歇等各报销工程等。五、会场布置 1. 布场。 2. 按会议规定的要求布置好会场。 3. 设立会务人员发放会议用品及文件，维护会场秩序。六、人员支配财务人员、房餐、总勤老师、会议室、车辆 1. 依据会议需求支配会务接待小组:如财务人员(收费),住房登记员，票务，考察询问，督导人员至房间、餐厅、电梯、会议室。 2. 会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及效劳。 3. 车辆小
4、组：依据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待效劳工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。 4. 生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些效劳，确保代表会议期间的生活效劳。七、发票的开据 在会议前通知上注明由我方协办、会议期间我方依据代表实际消费/须要(会议主办方要求)，开据正式发票会议发票/酒店的住宿发票。八、会议接站 1.会议报到当天，支配接站。 2.人员及车辆支配 1接站车辆：依据主办方要求派车 2领导、专家由会务组统一支配，依据航班、车次，派专人专车接送，有特殊要求的提前支配，保证精确平安接待。九、会议报到 1. 在酒店大堂设“
5、报到处”、“考察询问处”、“票务处”； 2. 报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等； 3. 提示代表宝贵品免费存放总台、保管好个人财物，耐性、细致地讲解会议报到须知及有关事宜，刚好妥当处理好代表要求； 4. 依据主办方要求传达通知、指示，精确发放会议资料、纪念品、餐券、考察等会议用品； 5. 代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李存放； 6. 提前打印会议通讯录并与会务老师校对，刚好发给代表； 7. 会务组24小时有专职效劳，随时接待支配参会代表。十、会议期间 1. 要求酒店落实叫早/叫醒效劳； 2. 精确统计用餐人数并支配代
6、表用餐，刚好解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进展； 3. 落实会议室布置状况、依据上课时间接送讲课老师、维护课堂秩序； 4. 落实返程机、车票的登记； 5. 刚好统计票务预订状况、考察人数、行程立刻同旅行社计调反应； 6. 与酒店 公司财务人员协调好票据的开取； 7. 准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程； 8. 会议财务人员核准账单依据收据填写收费明细、制作会议账单依据账单核准返住等信息待精确无误后支配落实到位。十一：会议考察 1：代表的平安问题 1、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的人身平安。 2、我方承诺确保代表返程机、车票，并依据主办方要求按代表返程时间及方向分批送行，取保顺当返程十二：会议完毕工作 1：会议结算 1：我方向会务给出书面报告，交会务组审核。并列会议结算清单，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐标准及状况、用房标准及状况、考察人数及会议期间其它费用开支，我方承诺快捷、精确无误。 2：我方本着多年的办公经验，为会务组在各项费用开支中，争取最大的利益。 2：会议返程 1：我方依据主办方要求统计代表返程机、车票时间及方向，分批送站，使代表顺当返程。 2：我方可依据会务组须要派专人、专车、供应满意的送站效劳。 3：我方向代表全面征求看法，了解此会议的满意程度，并向主办方反应。
