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1、细心整理会议接待流程主办方:主办单位;承办方:承办单位;协办方:会务公司一、会议准备 1. 学习资料主/承办单位供应 2. 会议登记表/签到表主/承办单位供应 3.会议指南、会议日程主/承办单位供应 4. 会议资料主/承办单位供应 5. 领导发言稿主/承办单位供应 6. 会议用背景墙图片主/承办单位供应 7. 横幅(欢送布标、会议室布标)(主/承办方供应) 8. 会议礼品主/承办单位按参会人数准备二、设备及设施准备 1. 电脑 2.投影仪 3.会议室一间依据参会人数预定 4.车辆准备(依据要求支配接送站效劳) 5. 麦克风依据会议要求供应 6. 订制领导座次牌依据要求支配 7. 会议形式:座谈
2、/桌形式/剧院(按要求支配)三、会前准备工作程序1. 依据会务组要求,代表报到前,会议室会场布置(或分组探讨)会标、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及效劳员支配按要求落实到位。2. 据酒店供应的房况表,报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间,选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、须要放置的水果种类及特殊平安保卫工作。3. 提前检查餐厅环境卫生,桌椅摆设、餐具的完好程度,再次落实菜单及效劳到位状况。4. 提前完成会议所需发放的资料、签到表、就餐卡及传播设备的摆设位置,电源、灯光亮度、通道畅通等状况,会间摄影、摄像设备,人员的准备。5. 与酒店保安部组成会议平安
3、组,在会议期间加强门卫、楼层行查,杜绝平安隐患的发生。6. 在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指示箭头。四、会议其它费用开支预算 1、按实际消费结算会议用房、餐、会议室、车、发票、会议杂费支出如课酬、横幅、茶歇等各报销工程等。五、会场布置 1. 布场。 2. 按会议规定的要求布置好会场。 3. 设立会务人员发放会议用品及文件,维护会场秩序。六、人员支配财务人员、房餐、总勤老师、会议室、车辆 1. 依据会议需求支配会务接待小组:如财务人员(收费),住房登记员,票务,考察询问,督导人员至房间、餐厅、电梯、会议室。 2. 会议全程督导人员,负责落实会议室布置、茶水供应及效劳。 3. 车辆小
4、组:依据会议实到人数,落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待效劳工作。如:专家、领导临时出行,就餐、会见等活动的车辆。 4. 生活小组:此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些效劳,确保代表会议期间的生活效劳。七、发票的开据 在会议前通知上注明由我方协办、会议期间我方依据代表实际消费/须要(会议主办方要求),开据正式发票会议发票/酒店的住宿发票。八、会议接站 1.会议报到当天,支配接站。 2.人员及车辆支配 1接站车辆:依据主办方要求派车 2领导、专家由会务组统一支配,依据航班、车次,派专人专车接送,有特殊要求的提前支配,保证精确平安接待。九、会议报到 1. 在酒店大堂设“
5、报到处”、“考察询问处”、“票务处”; 2. 报到登记时,填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等; 3. 提示代表宝贵品免费存放总台、保管好个人财物,耐性、细致地讲解会议报到须知及有关事宜,刚好妥当处理好代表要求; 4. 依据主办方要求传达通知、指示,精确发放会议资料、纪念品、餐券、考察等会议用品; 5. 代表报到后,由行李员引导入住,同时办理行李存放; 6. 提前打印会议通讯录并与会务老师校对,刚好发给代表; 7. 会务组24小时有专职效劳,随时接待支配参会代表。十、会议期间 1. 要求酒店落实叫早/叫醒效劳; 2. 精确统计用餐人数并支配代
6、表用餐,刚好解决会议期间临时发生的问题,确保会议正常进展; 3. 落实会议室布置状况、依据上课时间接送讲课老师、维护课堂秩序; 4. 落实返程机、车票的登记; 5. 刚好统计票务预订状况、考察人数、行程立刻同旅行社计调反应; 6. 与酒店 公司财务人员协调好票据的开取; 7. 准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程; 8. 会议财务人员核准账单依据收据填写收费明细、制作会议账单依据账单核准返住等信息待精确无误后支配落实到位。十一:会议考察 1:代表的平安问题 1、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的人身平安。 2、我方承诺确保代表返程机、车票,并依据主办方要求按代表返程时间及方向分批送行,取保顺当返程十二:会议完毕工作 1:会议结算 1:我方向会务给出书面报告,交会务组审核。并列会议结算清单,包括此会议的实际人数、天数、实际用餐标准及状况、用房标准及状况、考察人数及会议期间其它费用开支,我方承诺快捷、精确无误。 2:我方本着多年的办公经验,为会务组在各项费用开支中,争取最大的利益。 2:会议返程 1:我方依据主办方要求统计代表返程机、车票时间及方向,分批送站,使代表顺当返程。 2:我方可依据会务组须要派专人、专车、供应满意的送站效劳。 3:我方向代表全面征求看法,了解此会议的满意程度,并向主办方反应。