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1、摘要:本文的内容探讨秘书对时间管理方面的问题。秘书是由职事演进而成的一种职业,是指领导者、主事者身边综合辅助的工作人员和公务服务人员。秘书的工作特性使秘书的时间管理显得非常重要，可以说，秘书的时间管理是秘书最大的管理、最基本的管理。秘书对时间管理的好坏,直接影响着工作效率的高下。因此,秘书应当努力掌握时间管理的艺术，懂得时间管理的原则和措施及某些小窍门,切实提高工作效率和工作质量。秘书的时间管理重要分为两个部分：第一部分要替上级掌控时间,也就是要时时提示领导“时间到了”；第二部分是要规划好自己的时间,以免时间分派不均。 核心词：秘书 时间管理 谈时间管理，一方面要弄明白时间是一种什么东西。时钟
2、的发明，使时间有了一种具体地体现和传递,人类也似乎抓住和掌握了时间。但事实上,时间在时间中流逝，时钟的发明只是让我们更加真切地感受届时间斗转星移,却始终无法制止时间无可奈何花落去的流逝。时光穿梭机只是一种美好的想象，时间总是不经意间在我们手中眼皮底下偷偷地溜走,不以任何人的意志而停留。“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴。”时间是物质运动的顺序性和持续性,具有供应毫无弹性、无法积蓄、无法取代和无法失而复得等四个特性，就像一种神秘的精灵，来无影去无踪，不可回溯、无法暂停,不能买卖也无法替代,是一项重要的无法再生的特殊资源。时间管理就是让时间发挥到最高价值。“时间就是生命”，是我们每个人公平拥有的资产
3、。研究表白:一种效率糟糕的人与一种高效的人工作效率相差可达10倍以上，成功人士的共同点之一就是善于高效的运用时间,因此，任何人想成功，都必须懂得时间管理。我们永远无法抓住时间，也不能左右时间迈进的步伐，但我们可以合理地支配时间。时间管理并不是去管理时间，而是在有限的时间内，紧密环绕目的,高效、有序地执行筹划,圆满地完毕任务,在有限的精力与时间下，做出最大的产出，获得最满意的工作成果，其本质是人生的自我管理,其意义在于筹划时间、做好拟定目的、自我管理的工作,减少挥霍时间的因素,使时间经济效益发挥到最大。好的时间管理，可以有效地发挥所长,更节省人力成本，可减轻工作压力，事半功倍,提早完毕工作。 秘
4、书作为自然人，与从事其她工作的人同样,要做好工作必须加强时间管理,明确目的任务、分清轻重缓急，科学合理地分派时间，有筹划有组织地工作, 重要事情涉及会影响群体利益的事情、上级关注的事情、会影响绩效考核的事情。秘书要想做有效的时间管理,必须把自己当天要做的事记录下来,把时间优先顺序安排好，参照“四象限”时间管理法,对时间进行分派,把最重要的事排在最前面，最急的事排在另一方面，然后再安排不重要的事，最后才安排不急的事,做好轻重缓急，合理安排时间,才干提高工作效益，实现时间增值。 同步秘书作为社会人，其独特的工作性质使其时间管理具有特殊性。秘书自己自身的时间安排往往是被动的、附属的,必须随时根据所服
5、务领导(上司、雇主)的时间进行调节。秘书没有自己的时间，领导下班没有走，秘书就不应当走,领导周末加班，秘书就要跟着加班。因此，秘书的时间管理除了要进行自我的时间管理之外，更重要的是要协同领导,科学合理的安排好领导的活动等,保证领导公务活动顺利地运转。未。末 2：2:32秘书时间管理必须筹划先行。凡事“豫则立、不豫则坏”，这强调了筹划的重要性。对于秘书来说,做好筹划显得尤为重要。一般来说,筹划按照实行时间的长短和远近可分为日筹划、周筹划、月筹划,甚至是季度、年度筹划、五年规划等。秘书必须对领导一周、每一天的活动及时进行安排,列好活动筹划表,以避免活动时间发生冲突或重要活动疏漏。每周周末,秘书要将
6、下一周领导要召开的会议、参与的活动、找什么人谈话,列出一种时间表来,及时交由领导审定,然后按照领导审定的筹划表去贯彻,如果遇到特殊状况需要进行必要的更改和变动时,要及时向领导反馈并征得领导的批准。除了一周安排表,诸多秘书还应当有一种每天安排表。像我每天都会在晚上一种相对固定的时间,把第二天工作的具体时间、地点以及注意事项(涉及参与的会与否需要领导发言、参与的活动与否需要穿正装等),通过手机短信的方式报给领导，这样既可以提示领导，也可以跟领导沟通一下会不会有什么新的变化。同步我还把短信发给领导的司机，让司机也掌握状况，必要的时候司机也能提示领导。怀孕多久可以做b超 固然,在制定筹划表时，一定要安
7、排得适时和得当,做到疏密结合，劳逸结合,这样才干保证工作的质量和效率。就像农业上常用的“间作套种”的科学种田措施，实践证明，持续几季都种相似的作物,土壤的肥力就会下降诸多，由于同一种作物吸取的是同一类养分,长此以往,地力就会枯竭。人的脑力和体力也像土地同样，必须每隔一段时间就变换不同的工作内容,做到劳逸结合,张弛有度，例如有时候上午已经安排了一种大会，那么下午就尽量别再安排开会了,也许安排得轻松某些，让领导解决一下公务,理一理思路,会议可以安排在第二天,这样人的脑力和体力才可以得到有效的调剂和放松，从而保证领导工作筹划的贯彻执行。 秘书时间管理必须抓住重点。时间管理的重点不在于管理时间，而在于
8、如何分派时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。特别是领导,每天均有大大小小的会要开,有多种各样的活动要参与,但领导的精力和时间毕竟有限,这就规定秘书在进行时间管理，为领导安排活动时一定要抓住重点，合理地安排最重要的工作和最核心的问题，让领导把重要的精力重点放在解决重要事务上，这样就会像机器的主轴带动整个机器运转那样,促使其她的事情准时完毕。 一般来说,什么人要见领导，各单位邀请领导参与活动,一方面都要与秘书联系,这就规定秘书一定要帮领导把关,对领导的活动什么必须安排、什么不应安排,什么活动可以多安排某些,什么活动应当少安排某些，秘书自己也要从领导的身份地位和社会影响
9、方面去考虑，为领导提出意见和建议，切实为领导减轻承当。一般状况下，像某些波及国计民生，波及群众利益的会议和活动,如慰问帮扶困难群众、植树造林等,能安排的应当尽量安排,领导参与这些活动可以收到正面的、积极的社会效果和示范带头作用。而某些商业性质的活动、一般的一般应酬、无关紧要的会议等，如一种小小的联谊会,一种一般商业性项目的落成，秘书应当能挡驾的就帮领导挡驾,能推掉的就积极帮领导推辞。 秘书时间管理必须统筹兼顾。在现实工作中，领导平时的活动都是非常繁忙，诸多时候领导的时间安排,往往不是一种领导自己的事,而是常常会波及到多种领导的时间互相协调，既涉及协调领导的时间,还涉及协调活动（会议)的时间。例
10、如一位副市长已经安排好时间召开XX会议，但由于市长也刚好同一时间召开另一种与该副市长有关的会议,需要该副市长参与,这时候秘书就要及时地将状况报告该副市长，一般状况下该副市长就要调节自己的时间以适应市长的时间。有时候还常常遇到这样的状况，就是两个活动或接待等同步进行并且同样重要都需要领导参与，这时候秘书就要及时将问题提出来并协调,一方面看看有无也许其中一种活动改期，如果不行则协调另一领导代表参与，如果时间无法更改也协调不了其她领导参与,则需要秘书进一步协调,统筹兼顾，把两个活动的地方尽量安排得近某些并尽量地错开某些时间,以便领导两头跑，两边都兼顾一下。 秘书时间管理必须留出时间。秘书在为领导安排
11、时间时要注意为领导留出机动时间，避免用多种活动把一天的时间排满。如果把每天的时间都排满而没有留出一点“机动时间”,浮现意外状况，领导就不得不放弃筹划中的工作，来解决突发事件,而今日未完毕的工作，就必须加进明日的工作表中,这样就打乱了筹划,使背面的工作压力不断加大。每天为领导留些“机动时间”,虽然没有发生突发事件,领导也可运用“机动时间”解决某些较次要的问题;或与下属联系一下感情;也可休息一会,考虑一天工作中的得失等。这样，领导就可紧张而又不失轻松地完毕一天的工作,沉着地面对明天。 一、秘书时间管理中存在的问题 1、工作目的不明确,如果不清晰自己的行为目的，那么,要想有效地管理时间是十分困难的。
12、除了某些平常工作，秘书尚有诸多临时性的事务要解决，如果没有明确的工作目的，就好比无头苍蝇,成天忙得团团转，还不懂得自己在干些什么,到头来某些重要的工作或是应当在某个时段完毕的工作没有完毕,影响了下一步工作的开展。 、工作筹划性不强,有些秘书的工作筹划性不强,或者说没有筹划,成天忙于应付,工作起来手忙脚乱，常常被平常工作搞得晕头转向，工作效率大打折扣,自己觉得很忙很累,其实否则。 3、工作任务的延期现代社会是一种高速发展的社会,办公室秘书工作不再是此前人们说的那样:一杯茶,一张报纸打发时间，而应当高速有效地运转,注重效能。由于秘书工作任务繁重,有些秘书做事总是拖拖拉拉,把应当立即做的事情一贯地往
13、后拖，而每天又会有新的工作任务,新旧任务交错在一起，就也许导致工作杂乱无章,丢三落四。 二、秘书时间管理的原则 、管理时间就是管理你的生命。人生最珍贵的资源就是时间，管理时间，就是管理你的生 命。时间管理要辨别战略和战术两个层次。一方面做好战略管理,涉及时间要实现的整体目的与价值，常常做方向性的调节,用战略来指引战术管理。要波及长远和近期两个尺度，近期时间安排要服务于长远规划。时间的运用要使工作价值最大化，要通过管理使时间富裕化。要敢于打破常规，以创新方式运用时间。例如,运用走路时思考，带问题入睡，启动潜意识创新，让空闲时间成为宁静的享有。 2、减少不必要的时间挥霍。一方面,要变化无意义的思考
14、及行动的习惯。曾经引起“水 平思考”风潮的思考心理学者狄伯诺,近来提出了“五分钟思考法”：最初一分钟决定目的及课题，次两分钟思考的扩张及探求，最后两分钟应整顿思路，定出结论。如此严格地限制时间，反而能使精神集中，更有助于解决问题。此外,秘书还应消除工作中挥霍时间的因素，如做事措施千篇一律、限制自己一次只做一件事、不运用黄金时间等等。 3、掌握时间的有序性。所谓有序性就是先做什么后做什么，要有条理，不能穷于应付。这种有序性要体目前时间的筹划安排之中。工作时间的顺序拟定一般说来要注重将来而不是注重过去，要着重于机会而非着重于困难,要选择认定的方向而不容易地受环境影响，要以 发明性为先，而不仅仅追求
15、稳当和易办。 、注意事情的轻重缓急。秘书在拟定期间筹划表的时候,必须辨别重要事情和一般事情。一方面应把要做的事根据重要限度加以排列,先安排重要的事情,要注意抓住核心性的工作，同步还要注意用最佳的时间安排最重要的工作。根据自己的“生物钟”，用精力最旺盛的时 间解决最重要的工作。 三、秘书时间管理的措施 、目的筹划管理法。目的是秘书时间运用的基本,工作目的不明确就会迷失方向。秘书要有较强的把握工作目的的能力,并能事先作好周密的工作筹划，事先作好周密的筹划是节省时间最佳的措施。如果在工作开始前多花几分钟思考，也许会为下一步工作的开展节省几种小时的时间。如每年年末制定下一年度工作筹划，每季季末制定下季度工作筹划，每月月末制定下月工作筹划,每周周末制定下周工作筹划。同步要养成记录自己实际耗用时间的习惯，一般是当时作出记录，不得已的状况下可事后回忆补记，尽量做到事前控制；或准备一种待办事项清单、时间记录本或效率手册,以事本上标注当天或预定工，电子记事本设立发 声装置以便及时提示。 、工作分类法。将工作按轻重缓急分为:(（紧急、重要)、)(次要）、（一般）三类，以便于安排各项工作的优先顺序,粗略估计各项工作时间和占用比例。在工作中记载实际耗用时间,对比每日筹划时间与实际耗用时间，分析时间运用效率;重新调节自己的时间安排，更有效地工作。将平常工作与非平常工作辨别开来,先将平常工作的时间大体固定
