职能工作分析方法

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1、第一节 职能工作分析方法介绍职能工作分析方法( Functional Job Analysis, 简称 FJA), 其主要分析方 向集中于工作本身，是一种以工作为导向的工作分析方法。 FJA 最早起源于于 美国培训与职业服务中心的职业分类系统。职能工作分析方法以工作者应发挥 的职能为核心，对工作的每项任务要求进行详细分析，对工作内容的描述非常 全面具体，一般能覆盖全部工作内容的 95%以上。我们知道，任何工作都是以某种标准去完成某件事情，而工作者要完成任 务必须具备通用技能和特定技能，必须能适应其工作环境以满足工作中的需 求。三种技能通用技能、特定工作技能、适应环境能力必须达到某种程度 的统一

2、，工作者才能以满意的标准完成工作任务。职能工作分析方法主要分析 完整意义上的工作者：不仅是达到特定要求的职能手段，而且是同工作环境密 切相关的适应性系统。职能工作分析方法目的旨在获取同这三种技能相关的信 息。为了能够有效获取这些信息，工作分析者有必要掌握职能工作分析方法的1、2、3、4、5、6、工作描述语言的控制：工作者要完成什么与工作者做什么来完成 工作者职能等级的划分依据：事情、信息、人；职能的定义 通用的、特定工作和适应性技能；完整意义的工作者 工作系统：工作者、工作组织和工作 任务作为工作的子系统和基本的描述单元SME乍为基本信息来源的重要性：信度和效度一、任务和任务陈述首先，我们需要

3、强调的是，在职能工作分析中，最基本的分析单元是任 务，而不是工作本身。因为虽然工作的名称经常改变，包含的任务也不固定， 但是相同的任务却在多种工作中反复出现，所以说任务是我们进行工作分析最基本的分析单元，也是培训和绩效评估等人力资源管理活动关注的重点之一。运用职能工作分析的目标是填写如图 8-1所示格式的任务陈述图，工作分 析者的职责就是获取足够的信息来完成这张表，从而有可能得到：绩效标准和 培训时间信息；任职资格有关的知识、技能和能力。图8-1 FJA任务陈述图（例：打印任务）行为（动作）工具设备工作帮助指导信息来源结果行为/动作打印/誊写动作的目的形成信件信息来源记录可提供指导的性质标准的

4、信件形式特定的信息按照现有的操作规范操作，但为文字 的清楚通顺可以调整标准格式机器设备打字机和相关的桌面设备工作结果待寄的信件图8-2 :任务分析数据人物数据人物理解 能力数学 能力语言能力工作职能水平工作职能取向指导能力水平3B1A2B70%5%25%2314任务：打印/誊写标准格式的信件，包括来自于提供的记录的特定信息，依据形 成信件的现行标准程序操作，但为文字的清楚通顺可以调整标准格式，目的是 准备待寄的信件。去完成这项任务绩效标准 描述：以合理的速度和准确性打印信件的格式正确调整变化正确数字表示：在时间内完成信件每封信件均无打印、机械或调整的错误每封信件低于 个信息遗漏错误。达到这样的

5、标准培训的内容职能性的：怎样打印信件怎样誊写材料，纠正机械错误怎样把两份书面信息整理成一份特定的：如何获得记录，并从中寻找信息。依据标准信件格式的现行标准操作程序进行操作的知识信件所需信息的知识如何使用提供的打印机工作工作者需要这样的培训复杂难度大的工作同简单的工作一样适用于这种结构，搜集相同种类的信 息。当工作任务用这种方式表达出来，且包含所示的信息时我们就能够直接得 到工作的绩效标准、培训内容和产生满意的绩效所必需的通用的和特定性的技 能，而不必进行推断。二、职能工作分析的框架：1、完成什么与做什么。在职能工作分析之前，完成什么与做什么这两个概 念区分得并不是很清楚，结果造成工作行为和工作

6、结果容易被混淆，进而我们 通常混淆工作者实际的工作行为和需要他们来完成的工作行为。例如，通常以“机器”或“焊接工具”开始的描述，实际上却是在描述工作结果。在职能工 作分析中，每项任务描述必须以能描述工作者行为的特定动词开始，例如打 职誊写、阅读等等。工作结果以“目的是”或“为了”作为任务描述的结 尾。只有同时具备工作行为和工作结果，任务描述才算完整。2、 工作者的职能一一物、数据、人。FJA认为所有工作都涉及到工作分析 者与数据、人、事三者的关系。通过工作者与数据、人、事发生关系时的工作 行为，可以反映工作的特征、工作的目的和人员的职能。实际上，每一项任务描述应当使用表述最高等级的动词来反映同

7、物、数据 和人的最重要联系。只有当同物、数据和人的联系并不显著时，才可以在任务 描述中忽略。使用的动词应从实际的工作过程中选取，并要进行精确的描述和 定义。当动词以这种方式使用，而且任务描述独立地进行分级，就可能获得很 高的效度。图 8-2 显示了工作者职能的水平等级和取向：数据-3B-编辑一一大约75%勺工作用于编辑人-1A-给予指导/提供帮助一一大约5%勺工作涉及到人事一2B操作/控制大约25%勺工作用于操作/控制理解能力 3典型勺情形中工作涉及到一些具体勺变量时，具备一般勺 理解能力去执行指令。数据处理能力 1 简单勺加减：阅读、抄写或记录数字运用语言能力 4起草日常勺商务信函。同申请工

8、作者面谈确定最适 合他们能力和经验勺工作，在服务机构勺帮助下与雇主联系。能阅读领会技术 手册、书面指导或图示。3、完整意义勺工作者。前面我们已经提过完成工作职能时具备勺三种技 能：通用技能、特定工作技能、适应性技能，我们对这三种技能定义如下：所谓通用技能，就是这样勺能力，它们使人能够将事、人和信息有机联系 在一起，虽然受个人偏好和个人能力（例如理解、算术、语言和人际交往能 力）勺影响，联系勺程度存在差异。在任务分析中通用技能表现在培训时间单 元中勺通用部分。所谓特定技能，就是这样勺能力，它们使工作者能够根据工作标准进行特 定勺工作。在任务分析中特定技能表现在培训时间单元中勺特定部分，可以依 照

9、绩效标准将其分成不同勺等级。所谓适应性技能，就是工作者应工作所处勺环境要求趋同或是求变勺能 力，如在物理条件、人际环境和组织结构等方面。从工作指导书或绩效标准中 并不能直接得到适应性技能勺要求。一般说来，分析这样勺问题往往能够得到 工作队适应性技能勺要求： “你在完成工作时必须具备哪样勺勺条件” ，“为达到 某种绩效标准，必须获得哪些指导” 。工作系统：工作者、工作组织、工作。在任务描述的结尾我们能找到工作 的目标，多项任务的结果累积形成了工作的目标，多项工作的目标进而累积形 成了组织的目标。因此，从这个意义来说，不仅是职能工作分析方法强调和阐 明工作者的行为，而且工作行为直接关系到如何实现组

10、织的目标。有人会问详 细的绩效标准从何而来，答案就是来自于组织的目标，以及组织提供给工作者 完成工作的技术。显然，FJA任务描述只是一个子单元或者说子系统，任务库 （工作组织中所有的工作者需要完成的所有任务的集合）才能描述整个工作系 统。工作系统中的每个部分都有自己的规则和语言。工作者可以通过任职资格 和技能组合的来描述；工作组织可以以目标来描述；工作可以以工作者职能（行为）、工作指南和绩效标准来描述。这三者互相联系，密不可分，三者共同 促进了工作系统的生产力的发展和工作者个人的成长。工作分析的作用是明显的。如果不能首先理解工作系统目的是要完成什 么，我们就更不能理解工作者的工作行为和任务的结

11、果意义何在。因此，在运 用职能工作分析方法之前期，“工作者的产出是什么” “你被期望完成什么”这 些关键问题必须搞清楚。三、职能工作分析的职能等级作为一种职能分析系统，FJA的核心是分析工作的职能。其对职能的分析 是通过分析工作者在执行工作任务时对数据、人、事的特征进行的。行为的难 度越大，所需的能力越高，也就说明了工作者职能等级越高。表8-1是FJA的职能等级表，每项职能描述了广泛的行为，概括了与数据（信息）、人、事发生关系时工作者的工作行为。表8-1 FJA职能等级数据（信息）人事号码描述号码描述号码描述高6综合7顾问4A精确操作5A创新6谈判4B装配5B协调5管理4C操作控制2中等4分析

12、4A咨询3A熟练操作3A计划4B指导3B操作控制13B编辑4C处理3C开动一控制3A教导3D发动3B劝导3C转向低2抄写2信息转换2A机械维护21比较1A指令协助2B机械维护11B服务1A处理1B移走如何有效将实际工作信息同 FJA职能等级联系起来，下面给出每个等级对应的标准的定义：信息职能标度1、比较 选择、分类或排列数据，人员和事物，判断他们已具备的功能、 结构或特性与先定的标准是类似还是不同；2、抄写 按纲要和计划召集会议或处理事情，使用各种工作工具，抄写、 编录、邮寄资料；3A、计划 进行算术运算；写报告，进行有关的预订筹划工作；3B编辑 遵照某一方案或系统但又有一定的决定权去收集、比

13、较、划分 资料、人员、事物信息；4、分析 按照准则、标准和特别原则，按照艺术、技术技巧的要求，去检 查、评价（关于人员、事物、数据），以决定有关影响（后果）并选择替代方 案；5A、创新 即在整体运行理论原则范围内，保证有机联系的条件下修改、 选择、调整现存的设计、程序或方法以满足特殊要求、特殊条件或特殊标准；5B协调 在适当的目标和要求下，在资料分析的基础上决定时间、场所和一个过程的操作顺序、系统或组织，并且修改目标、政策（限制条件）或程 序，包括监督决策和事件报告；6、综合 基于人事直觉、感觉和意见（考虑或者不考虑传统、经验和现存的情况）从新的角度出发，改变原有部分，以产生解决问题新的方法，

14、来开发 操作系统；或从美学角度提出解决问题的办法或方案，脱离现存的理论模式； 人员职能标度1A、 指令协助 注意管理者对工作 的分配、指令或命令；除非需要指令 明确化，一般不必与被 管理者做直接的反应或交谈；1B服务 注意人的要求和需要，或注意人们表示出的或暗示出的希望， 有时需要直接作出反应；2、信息转换 通过讲述、谈论和示意，使人们得到信息；在完好的程序范 围内明确做出任务分配明细表；3A、教导在只有两人或一小组人的情况下以同行或家庭式的关系关心个人，扶助和鼓励个体；对进行的日常生活给予关心、利用各种机构与团体有关 的指令、建议和私人帮助；3B劝导 用交谈和示范方法诱导别人喜欢某种产品、服

15、务或赞成某种观 点；八、3C转向 通过逗趣，使人体或听众分心，以使精神放松、缓和某种气氛；4A、咨询作为技术信息来源提供服务和提供有关的信息或方法来定义、扩展或完善有关的方法、能力或产品说明（也就是说要告知个人或家庭诸如选 择学校和重新就业等目标的详细计划，协助他们作出工作计划并指导完成计 划）；4B指导 通过解释、示范和试验的方法给其他人讲解或培训他们；4C处理 对需要帮助（如有病）的个人或一小组的人员进行特定治疗或调节；由于特殊个体对规定（化学的、物理的或行为的）的反应可能在预想之外，所以要系统地观察在整个工作框架内个人行为的处理结果；当必要时要激 励、支持和命令个人使他们对治疗、调节程序采取接受