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1、引言随着我国经济开展，城市与农村之间、不同城市之间以及不同行业之间的差距越来越大，各种社会矛盾日益突出。虽然目前我国的行政沟通得到一定程度的改善，但行政沟通仍有很多缺乏，经常出现很多沟通失效的情况。在这种情况下，研究提高我国行政沟通的有效性，改良沟通方式，健全沟通体制显得尤为重要。本文选题的意义在于：运用所学相关原理探讨行政沟通体制不畅、效率不高等现象存在的原因，有针对性地提出促进行政沟通的有效性对策与建议，以减少沟通障碍，提高行政沟通的效率。本文首先从行政沟通概述入手，采用比拟直观的方式，开门见山的摆列出所要研究对象的根本情况，让大家有个初步的认识和理解。然后，对沟通过程中出现主要障碍作出总
2、结分析。最后，针对出现的行政沟通障碍，结合影响行政沟通的因素提出应对策略，保证行政沟通顺畅，顺利开展行政工作，大幅提高行政工作效率。一、行政沟通概述一沟通、行政沟通的含义“沟通一词最早见于我国古代春秋时期的史书?左传?，沟者，本意为水道；通者，本意为由此端而到彼端，中无阻隔。沟与通合为一词，原意指开沟而使两水相通，后来，沟通那么泛指彼此相通1。信息概念出现以后，又泛指信息沟通，在英文中沟通通常用“communication。关于沟通的含义，国内外的学者观点各异。美国管理学家罗宾斯认为:“沟通是意义的传递与理解2。另一位美国管理学大师孔茨将信息沟通解释为:“信息从发送者到接收者的传递，而这是一种
3、接收者所理解的信息3。著名组织管理学家巴纳德认为“沟通是把一个组织中的成员联系在一起，以实现共同目标的手段4。清华MBA教材?管理学?将沟通定义为人和人之间传达思想以及交换情报的过程。行政沟通即行政信息沟通，指的是行政体系与外界环境之间，行政体系内部各部门之间、层次之间、人员之间凭借一定的媒介和通道传递思想、观点、情感、交流情报信息，以期到达相互了解、支持与合作，谋求行政体系和谐有序运转的一种管理行为或过程。它是行政协调的前提。二行政沟通的根本分类与形式行政沟通的方式多种多样，可以根据不同的标准划分。根据沟通的组织结构的不同将沟通划分为正式沟通和非正式沟通；根据信息传递的方向的不同将沟通划分为
4、向下、向上和水平的沟通；根据沟通的形式分为书面沟通和口头沟通。1. 正式沟通与非正式沟通正式沟通指的是依据政府明文规定的渠道所进行的信息沟通。是建立在行政组织根底之上，通过正常的行政手段实现的。如行政机关发布法令、规章、命令、通告、公告、传达文件、召开正式会议、制订正式报告、手册；行政领导与下属人员因公务所进行的正式接触与会谈；下级行政机关对上级行政机关的报告、建议、申请等。正式沟通的优点是沟通效果好，约束力强，保密性高，可以保持内部公共关系工作的权威性。重要信息和文件的传达及政府各项决策通常都采用正式的沟通渠道。正式沟通的缺点是信息必须经各层级层层传递，沟通速度较慢而且缺乏灵活性。非正式沟通
5、主要指正式沟通渠道以外的信息传递和交流活动，这种沟通形式不受政府的监督，沟通渠道比拟的自由。它是建立在公务人员社会关系之上，通过公务人员的社会交往实现的。如公务人员间的日常接触、社交；非正式渠道的消息传播等。非正式沟通的优点主要在于信息沟通速度快，沟通形式多样，受组织约束和干预较少，较为直接明了。这些优点使它成为正式沟通的必要补充。非正式沟通的缺点在于沟通渠道较难控制，信息内容容易失真，非正式沟通中的一些负面信息容易影响组织的凝聚力，破坏团结。2. 下行沟通、上行沟通与平行沟通下行沟通是指政府组织或个人(上级)经组织内层级系统对其下级组织或个人进行信息沟通。这是下级部门或个人获取上级领导指示的
6、最重要渠道。例如政府部门为了更好地实现其方案方案、工作目标、政策措施等决策，通常会通过多种渠道传达给基层的千部群众，并要求其提出合理化建议或是认真执行等。下行沟通的主要优点在于可以使下级了解上级的指示精神、工作意图、行动目标等。下行沟通的主要缺点在于容易专断和傲慢，脱离群众，得不到广泛响应。同时也容易产生下级对沟通信息理解不正确的现象，导致失真，脱离行动目标。此外，下行沟通的信息需要经过层层传递，效率必然要受到一定影响。上行沟通指自下而上的沟通，也就是下级向上级反映意见和情况，又称为反应。下行沟通的目的是要将下级对有关情况的看法、意见和建议及时反映上来，以利于上级及时解决下级工作中出现的问题，
7、对下级的工作作进一步的指导，或者是吸收和采纳下级的合理化建议，修改其工作方案，以利于决策目标的实现。上行沟通的优点在于领导者能够更全面直接地了解政府组织和群众的现状和动态；基层员工可以直接向上级反映意见，提出一些建议，从而使上级和下属之间的关系更加紧密，提高组织的凝聚力和声誉。上行沟通也存在一定的缺陷，主要表现在：不同级别之间的沟通双方疏远感和感知能力的差异会导致一些信息在传递过程中可能出现失真现象。平行沟通主要是指政府系统内层次相当但没有隶属关系的个人或单位之间的信息传输和通信，也被称为交叉通讯或横向沟通。平行沟通可以互通信息，防止相互之间的误解、扯皮以及踢皮球现象，有利于互相信任、互相合作
8、，从而提高工作效率。平行沟通缺点是沟通中的想法过多，容易导致信息分散和遗漏，有时还会导致相互抱怨，造成负面影响。3. 书面沟通和口头沟通书面沟通是指以正式的书面文字进行沟通，正式性、权威性、准确性是它的显著特点，具有一定的凭证作用。口头沟通是指以口头语言进行的沟通，他的特点是及时、效果好、交互性强，但也存在随意性较大，权威性、准确性差等缺点。三行政沟通的重要意义行政沟通是整个行政管理的核心局部，是行政组织体系得以正常运转的必要条件。必须具备及时性、充分性、准确性三个特点，它是实现行政决策科学化、民主化的重要根底，是提高工作透明度，信息传递的有效途径。在当前网络化不断开展的情况下，明确行政沟通中
9、障碍，有着重要的意义。首先，从提高行政效率角度来看。行政沟通是行政活动顺利进行的前提，加快行政沟通研究是推进行政管理体制改革，建设效劳型政府的重要举措。随着行政活动的日益复杂和行政信息的日益增加，行政人员尤其是行政领导要想掌握第一手资料，就得调节行政机构的各种人际和组织的关系，这一切只有通过完善的行政沟通机制才能实现，对行政沟通提出了更高的要求。其次，从提高行政决策水平来看。快速标准的行政沟通有利于提高政府工作透明度和公信力，是现代行政管理赖以正常进行的前提条件。现代社会问题的日益复杂化，导致了信息量剧增，造成了信息沟通渠道的多元化和网络化，行政组织的决策量随之剧增。据调查显示，人们除了睡眠时
10、间之外，几乎有70%的时间都用在沟通上，而余下的30%的时间被用于分析处理各种相关事务。所以说，沟通是无处不在，无时不在的。要到达决策的科学化和民主化，做好沟通工作，尽量掌握全面的信息是其中的关键，有助于理性分析问题，作出正确的决策。第三，从促进提高单位凝聚力来看。有效的行政沟通有助于增强行政人员的参与意识，改善人际关系，构建和谐的组织气氛；有助于减少沟通中信息失真的现象，降低信息流通中的“噪音，为组织成员的工作创造良好的环境。如果沟通不能到位，将会直接导致行政的低效甚至无能。只有改良行政工作方法，让行政人员真正参与管理，增强员工的积极性和创造性，才能实现高效的行政，提高政府或单位的自身凝聚力
11、。二、行政沟通存在的主要障碍在行政各项工作中，行政沟通起着极其重要的上传下达的作用，尤其是在交流中表达的极为突出。行政沟通时行政组织的血液，是行政过程的重要组成局部，只有让行政人员积极参与沟通才能有效地提高行政活动的效率。然而沟通并不是总是有效，在实际的行政活动中经常会遇到各种各样干扰达成的障碍，这些障碍阻碍着行政沟通的顺利正常进行。一我国行政沟通的根本情况在我国行政部门的行政沟通中，沟通主体主要是各级政府部门的办公厅(室)，它们构成了从上到下，以及部门之间相互交织的行政沟通网络5。沟通的方向主要有横向沟通和纵向沟通。沟通媒介主要是文件、会议、播送电视及互联网等。行政组织中的各种沟通机构相互交
12、织，构成行政组织信息流的网络。改革开放以来，随着社会实践的开展和国家行政管理的加强，尤其是行政体制改革的不断推进，我国政府行政沟通得到了很大改善。人们也越来越多地认识到行政沟通的重要作用，并开始逐步建立行政沟通的组织系统和制度保障体系。但由于各种原因，我国政府的行政沟通仍不够充分，存在诸多缺陷。主要表现在以下几个方面：第一，组织结构僵化、重叠，非人格化管理明显，信息传播效率低下。第二，沟通环境不完善，本应有的正常沟通渠道不能畅通，无法及时地获得真实充足的反应信息，难以有效维护其主权利。第三，沟通方式单一，过于重视语言沟通，非语言沟通应用程度不够。导致了信息沟通的不完整性，行政信息在传递的过程中
13、存在一定的失真，不利于沟通的顺利进行和行政行为的实施。第四，沟通媒介单一，我国政府中的许多部门的领导仍然习惯于开会这种单一的沟通方式。但是这种方式会使一些更有效率的沟通渠道得不到有效的发挥，导致信息传递中的人为损失较严重，信息公开化程度不高，互动性不强，信息反应的失真度较高。第五、个人沟通能力缺失，在对行政信息的处理时，人们往往会因为某些因素的影响，例如集体利益、个人的文化水平、性格差异和价值观念等方面的不同，造成行政信息价值判断上的失误，从而导致行政沟通的失败。二行政沟通存在的主要障碍行政沟通对于行政系统内部的和谐稳定以及决策的科学民主都有重要意义。在我国现有的行政沟通体制中，政府或单位组织
14、已经充分认识到沟通的重要作用，也逐渐在体制内加强沟通，通过畅通的沟通提高工作效率，更高质量的工作，但是行政沟通中的客观障碍和主观障碍依然影响了沟通的顺利进行。1. 客观障碍 1组织结构障碍科层制是当前我国主要的行政组织结构形式，对行政沟通产生了重要的影响。组织中的所有成员都要严格遵循一套抽象的规章制度，而且组织成员的职务运作也要受到规那么的约束。合理的分工：职权等级，形成等级链；正式的决策文书；非人格化的管理；专业培训机制以及合理合法的人事行政制度是典型的科层制组织所具有的特征。随着社会科学的不断开展，科层制的弊端不断显现，我国科层制组织中也存在着许多局限性，不利于人员之间、组织之间以及人员与
15、组织之间的沟通，从而成为影响行政沟通的主要障碍：首先，由于权力过于集中，组织中个体的影响力过强过大，许多组织的运行并非依赖于组织标准，而是依靠领导者个人的权威、意志，使个性角色替代了组织角色，使得沟通在内外部、上下级问存在诸多问题。横向沟通是各组织内部部门、人员间的沟通，组织内部各部门既分工，又相互依赖，需要相互合作又存在相互监督。由于体制的不健全，横向沟通有机构设置不合理权债不清、推脱责任、协调力度不够、信息沟通不畅等问题。纵向沟通就是上下级间沟通的障碍。没有健全的制度下级因害怕打搅领导、习惯听领导指挥而不主动与领导沟通。上级领导把主要精力要用于组织外的事务及组织中的大事，没有时间与下属沟通
16、，对下级不信任，只对局部下级人员沟通且以单向沟通为主。这都导致行政组织沟通中信息不对称。不利于决策的正确性和工作的顺利开展，缺乏相互监督和信任。其次，组织的层次过多、机构重叠、关系不顺、文山会海等因素，都会给行政沟通造成障碍。在设计组织结构时，应考虑组织中沟通线路是否畅通，应对沟通的线路、时间作出科学的安排。组织的层次应该合理，层次过多会影响沟通的速度和准确度；层次太少，又会造成传抄方面的困难。再次，追求形式、压制创新。由于行政组织过分强调照章办事，致使组织成员的行为长期被限制，其后果就是墨守成规就成为了组织惯性，而组织成员的创新性演变为机械性、多样性转变为单一性，人们在组织工作中缺乏创新意识，没有效率，关心的只是有没有违反规那么，而不是如何与同事领导交流，针对组织中存在的问题提出新的想法和建议。2行政环境障碍行政环境是指行政系统赖以生存和开展的外部条件的总和
