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1、浅谈当代文秘对工作的思考 摘要 不论是在政府机关还是在企事业单位,秘书一职已经逐渐被重视起来。新时代的秘书已经不再是只会业务的小文员，他具有很强的职能性和艺术性。一个好的秘书工作者要在自身的素质培养上做到全面而细致。本文通过大量文字资料的筛选，来探讨秘书工作的重要性、我国秘书目前的现状以及现代秘书工作应具备的条件，让我们更加了解秘书工作的特点，从而使秘书在今后工作中能够更好的发挥她的作用。 关键字:秘书工作重要性条件 目 录 摘要第一章引言 1.1问题的提出1.2秘书工作的研究方法第二章秘书工作的理论综述 .秘书的定义 2.1.广义秘书的概念212狭义秘书的概念2.2秘书工作的必要性2.秘书工
2、作的内容2.4秘书工作的发展趋势第三章当代秘书应具备的条件 31秘书人员应具备的素质.2较好的社交能力3.3较强的协调组织能力4不断创新的精神 第四章我国秘书工作的现状 3.秘书制度不完善3.秘书工作不规范3.3公文运行标准不一3.4工作手段不够现代化第五章结束语参考文献 第一章引言 .1问题的提出 随着社会经济的不断发展,国内的中小企业也在逐渐壮大起来。而现代企业的竞争，归根结底是人才的竞争。近些年来，公司将逐渐适应信息化与现代化的潮流，大力提高产品的研发能力,开展信息服务,扩大市场份额。为了适应公司发展的总体战略，必须配置高素质的人力资源。 从公司成长来看,文秘人员是公司的重要组成人员，虽
3、然处在不同的工作层次、不同的工作部门,但都是企业运行的重要公务系统、参谋系统、决策支持系统、公关系统等等,文秘人员是公司人员系统中一支重要的组成部分。为了顺应时代的发展,公司对秘书工作提出了更高的要求,一般意义上的参谋、助理性工作已远远不能满足工作的需要,他们已被赋予了更好的角色和更大的责任。新时期的秘书工作者应成为领导者的得力助手和出色参谋，必须是高素质的复合人才。 1.2秘书工作的研究方法 秘书工作的研究方法有很多种，而资料收集法是这篇论文主要的研究方法。本文以通过参阅财务管理的相关书籍、上网查找相关资料,分析众多学者对这一领域的研究成果和相关的政策建议，研究了当代秘书工作的内容及现状,以
4、及给我们带来哪些启示。 第二章秘书工作的理论综述 2.1秘书的定义2.11广义秘书的概念 秘书是领导人的事务与信息助手。这里的广义,包括了公务秘书、私人秘书,又包括了各行业、层次、工种;领导人既含单数,又含复数-领导集体;因此只能是简明、抽象的概括。 2.狭义秘书的概念 秘书是一种职务名称,正在成为一种社会职业，指处于领导近身,直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。这里着重排除了私人秘书。 广义与狭义内涵相通，又有差异。主要强调了秘书是领导近身的直接助手，是直接为领导服务的人员这一含义。这个“助手”包括了智力性的助手在内，从而也反映了现阶段我国要求秘书部门发挥参谋作用”的现实。 2
5、秘书工作的必要性 在我国,不论是企业形象的宣导还是公司文化的确立,都离不开文秘人员。可以说，文秘人员是公司形象的“窗口”,其工作的直接性与特殊性决定了公司对外形象的整体感觉。从文秘的工作任务来讲,文秘工作必须要符合公司成长与发展的需要。文秘工作是一项内向性与外向性结合的工作,她与公司的客户及社会公众直接和间接交流，其业务素质随着公司的成长理应得到不断的提升,否则将会成为公司发展成长的瓶颈。 从文秘人员个人来看,从其构成分析,她们都受过比较专业的教育，然而却面临着工作多样性与复杂性的挑战,每个人都想追求一份比较充分的发展空间与发展机会,都想完善自己的职业生涯。因此不仅公司对文秘的工作越来越重视,
6、就连文秘人员也在学习的过程中不断提升自己的能力，已达到最高的境界。 2.秘书工作的内容 (一）常规性事务工作 所谓常规性事务工作,就是在没有上司指示、授意和监督下,秘书本人自主开展的常规性工作。 1、文学管理。包括收发、登记、拟办文件或者电子邮件，催办、督办和查办具体事项，文件的立卷归档等。 2、时间管理。登记上司预约申请表、拟定上司工作日程和会见约见时间安排表、为上司提供来访者的信息资料和洽谈事项大纲、管理上司的工作日志和单位大事记。 、办公室管理。设计并印制上司对外沟通的名片、记录上司口述的文稿并完善修订印制成文、能够熟练操作和简单维护各种办公软件、随时做好上司办公室环境卫生、随时检查会议
7、室和会客室的现状。 4、信访管理。接待来访人员、接受并拟办各种来信、协调相关部门落实信访事项并编写信访工作报告、接听电话并做好电话内容登记、及时向上司汇报并拟定反馈意见。 （二）指派性工作 所谓指派性工作,就是指上司临时交办的工作。这些工作大多数都是临时出现的工作,没有提前量，也就是不能按照原计划实施。这些工作时间紧、要求高，同时也没有惯例可循,综合性强。 一般来说,这种临时指派的工作,主要包括以下几个方面： 1、上司临时要求的文件、文稿、函件（包括信函、电子邮件、电报） 2、客户临时索要的相关资料，同时也要及时回答客户提出的各种询问 3、接待临时来访的客人 4、根据公司的相关规定和自己的权限
8、，妥善处理各种突发事件 5、根据上司的要求,做好临时会议的准备工作 6、根据上司的要求,临时指定出差计划，准备出差所需的相关资料 7、根据上司的指令,组织或者参加各种社交活动。 8、帮助上司办理财务事项（包括存取款、验证到帐款项、办理汇票、纳税等) 9、准备相关资料，筹备立项报告的专家评审工作，并提前进行相关咨询，弄清楚基本程序和要求。 10、上司临时交办的其他事项 （三）自主独创性的工作 所谓自主独创性工作，就是指秘书充分发挥自己的主观能动性，采取灵活机动的工作方法,以积极的态度，在更大的程度上协助上司开展工作，达到最佳效果。这些工作,主要包括以下几个方面: 1、各种类型的调查研究 2、各种
9、信息的收集和分析整理 3、协调各种关系,处理工作中的各种矛盾 、协助上司妥善处理外来的各种纠纷,让上司尽快脱身 、加强和各部门的沟通,使上司的指令能够尽快落实并及时反馈。 2.4秘书工作的发展趋势 就世界范围而言,秘书工作的发展趋势是曰益普遍化和社会化。秘书工作不仅广泛存在于政府机关、企事业单位和社会团体而且渗透到社各个角落。由事务性向智能型发展是秘书工作的另一个趋势。这一方面表现为办公室自动化程度的提高，许多事务工作,如速记、誊写、校对、报表、档案处理普遍由手工操作转向使用电脑;另两方面表现为越来越多的秘书人员走向高级秘书阶层。他们的主要工作是综合管理、安排曰程，或是辅助决策、充当某一专业工
10、作的顾问,即成为“外脑”型人员。 近些年来,由于秘书工作已经成了各级管理、监督曰常事务的一部分,也由于大多数秘书都是经过专业培训的人员,秘书的专业性终于得到了社会的公认。其队伍曰益壮大，其地位曰益巩固,秘书工作曰趋永业化,终身秘书逐渐增多。 第三章当代秘书应具备的条件 秘书工作是一种很有作为,责任重大和光荣的工作。长期以来，秘书工作岗位锻炼培养出大批高素质的领导干部。在新的历史时期,经济社会发展日新月异，秘书工作者必须跟上时代步伐，适应新时期的特点，达到领导的要求,秘书工作者要有更高的素质、更强的能力、更渊博的知识,才能适应新时代的要求。 1秘书人员应具备的素质： （一）、基本素质 1、身体素
11、质。健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。 、心理素质。要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。 、思想素质。这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神,此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。 在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事
12、情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的，马上又一转念,做人还是谨慎为好。 (二）、业务素质 1、理论知识。必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识,包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。 2、实践经验。要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路,要
13、经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。 、办事能力。秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力,无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力,提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。 （三）、文化素质 1、社会科学学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲,具备一定的文化素养，也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年间,皇帝派朝廷官员到南方招考官吏,但先后派了几人均未能完成此任。何故。只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低,写诗做对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化,上联曰:江南千山千
14、水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之:塞北一天一地一圣人。语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到,先生的学问究竟有多大。王随口吟到：天下文章属三江三江文章属吾乡吾乡文章属吾弟吾为吾弟改文章。由此,一句对联,一首诗完成了招考工作。 2、外语。涉外秘书，经常涉及外国人员,对外交往中,无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使 自己成为既懂业务又懂外语的,“两条腿走路”的人才。 （四）此外，学会一些有益的技能,如电脑、开车,琴棋书画等，也是很有好处的。 俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能,总会有你显山露水那一天，同样,假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一
15、刻。 但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”,在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。 3.2较好的社交能力 秘书工作者要能说会写会办事,要有丰富的经验、渊博的知识、清醒的头脑、敏捷的思维和良好的品格。优秀的文字写作能力。文字写作能力是秘书工作者综合能力的主要方面。特别是文秘工作者，文字写作能力是主体能力,要能起草、审核、修改文稿，归纳综合编辑各种文字材料。培养写作能力强手,要经过长期磨练,十年磨一剑。良好的口头表达能力。口头表达能力是秘书工作者的交际性能力。优秀的秘书工作者要有好口才，善于表达自己的观点，富于幽默感,善于与人沟通,善于交际。当秘书对交流的内容不适于采取正面回答的方式，如交流的内容涉及到公司的机密等,秘书采取此方式既不失礼节
