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1、古代秘书制度演变完颜绍元中国古代的秘书制度，就其从发生到形成、从辟举到任命、从公器到私聘的嬗变过程来看，大致可分为四个阶段。秦汉“文法吏”机关当家第一阶段是秦至西汉时期。当时，现代人所理解的首长秘书专业，如撰拟文稿，保管档案，汇总情况，乃至与闻机要等，还没有从一般的文牍事务中分离出来。可以说，凡在各级政府机关供职的令史，即后来统称为文吏或书吏的一般办事员，都有执行秘书业务的可能。由于当官的多由军功和勋贵出身，略输文采，所以行政作业“皆成于令史”。后人点评秦汉政治，多谓其实是“文法吏”在各级机关当家，正可借这个视角观察。总之，这一时期的秘书没有形成专职，地位普遍不高，甚至笼统地称为“椽史”也可以
2、。第二阶段是东汉三国魏晋南北朝时期。先是太傅、太尉等中央高级部门内，大都设置了专司文案秘书职能的“记室”，并以“记室令史”为专门职称，其工作性质就是“掌上章奏报”。汉和帝初年，车骑将军窦宪仰慕傅毅的文才，聘请他任“主记室”，这个“主记室”可以解读为首席秘书或秘书室主任。又三国志称，曹操任司空，以陈琳、阮踽管记室，军国书檄大多出自这两个人的手笔。整个两晋南北朝时代，上起诸王三公，下至州郡守尉，以及一切有权开府的军区司令或军分区司令，均置记室。在县一级的基层政府中，也有记室设置，这个县政府秘书科里的成员，有主记室史、主记椽、主记、主记书佐、记室书佐等多种称谓。可以说至汉末三国，从中央到基层，公府军
3、政各级机关，秘书职能已经从一般的文书业务中独立出来，而且形成了编制和职称制度。凡首席秘书的官秩都随首长的级别浮动，如三国魏的三公为一品官，像陈琳这种司空府记室就是七品，相当于一个二等县的县令。后汉书舆服志载“公卿以下至县三百石长”出行仪仗，前有“门下五吏、贼曹、督盗贼功曹，皆带剑，三车导”，即警卫队长、公安局长等三人武装开道，然后一概是“主簿、主记，两车为从”，就是办公室主任和首席或主任秘书各乘一车相随。试想，一个三百石的小县县长的秘书，至多是个月食八斛的佐吏级吏椽，居然也随长官分享有人开道、有人驾车的荣耀，足见自汉三国起，秘书的公众形象确实是鸟枪换炮了。秘书官职虽低而身价颇高，首当其冲的原因
4、是这类职事必须会写一手漂亮的文章。陈琳为曹操“作诸书及檄”，将草稿送领导审阅。彼时曹操头风宿疾发作，卧读陈琳文稿后说：“此愈我病”。陈琳后来和一起掌管记室的阮踽并列“建安七子”。和寻常的作文相比，秘书写文章还有不费斟酌、下笔敏捷的要求。阮踽随曹操出行，骑在马上为领导撰写致韩遂的信，“书成呈之”，曹操拿一支笔欲有所修改，“而竟不能增损”。魏晋“记事”多由领导自聘词采华美、才思迅捷之外，与闻机要的高级秘书尚有一条不可或缺的禀赋，那就是机警缜密：要你卖弄时，自当为主逞才；要你保密时，务必金人缄口，甚至还得有一点甘当幕后英雄的美德。三国志说钟会以中郎在大将军府管记室事，为心腹之任，时人谓之“子房”；晋
5、书说郄超在大司马府任记室，躲在帘帐后记录首长和人交谈，谢安称其为“入幕之宾”。这两个有名的典故，生动地点明了魏晋时期高级秘书与所事长官间非同一般领导和下属的关系。称职的秘书对于各级军政首长来说如此被看重，其人选自然是以长官自己赏识者为宜。所以魏晋南北朝的机关秘书，虽然大都有定员定薪的统一编制，但一般多由领导自己聘用，然后往中央人事部门办理备案手续就行了。两晋南北朝政权主体构成的一般特征，是世家大族垄断大权，堵塞寒门晋升之路。但是各种利益集团对记室、主簿、参军一类幕僚人才的大量需求，恰恰又给这些寒族士人开辟了一条由入幕参政的另类仕途。以秘书为例，仅从官制上看，品秩最高不过六品，但是笔者在阅读这一
6、时段的“正史”时有个发现，众多参与机要的秘书后来都有了“领某郡太守”、“迁散骑侍郎”、“补领军司马”、“赐爵某县侯”等较快的提升，惟其典掌书记的记室本职不变，用现代话表述，就是虽然工作岗位未变，但级别和待遇已经焕然一新，而且会随着首长地位的提升，继续水涨船高，甚至因参与废立大计或实现改朝换代，搭乘上驶向宫廷的直通车，最终成为“典掌诏命”的中枢重臣。稍知这一段历史的人都知道，正是这四百年间，这种“入幕之宾”、“王佐之才”特别活跃。唐宋“掌书记”上级任命唐宋时期，先是除了诸王府保留记室编制以外，其余机关的类似部门，基本取消，而且王府记室一般也不能自行招聘，改由中央指派任命，想来是唐初统治者善于总结
7、历史经验的结果。此外，凡节度、观察一级机构，另设“掌书记”职称，专门负责表奏书檄一类文辞的撰拟，也由中央统一任命。安史之乱后，藩镇权重，秘书聘用的权限又逐渐下移，唐史上，许多获得进士资格但尚未通过“公务员考试”而正式任官的知识分子，都有被地方长官先聘为秘书的经历，既解决了个人在正式任官前的衣食问题，同时也是一种行政历练，对积累资历和日后报考“公务员”都有帮助。不过这种首长自己聘用的掌书记，仍旧得在中央备案。还有不少未能登第的文人，也能通过做秘书，将来由首长向朝廷保举入仕，或争取个挂名的官衔。如杜甫，在剑南节度使严武幕下干秘书，表为工部员外郎，好歹有个头衔。宋初统治者也善于总结历史经验，在罢免宿
8、卫和节镇兵权的同时，再次废除各王府和各级政府自聘秘书的惯例，凡书记、推官等使用新的职称的秘书，均为与首长没有私人关系的上级任命的干部，他们办理文书的同时，在签署、用印等程序上，还起到牵制首长的作用。过去那种主管与秘书合穿一条裤子的不正常现象，因人事管理制度的日臻完善，基本上被杜绝了。此与中央集权化程度的不断提高形成互动，也是坚持推行科举制度、倡导文官治国的成果。现在我们所见到的名臣奏议等编集，基本上都出自各级领导自己的手笔。明清“师爷”非官非吏明清时期，各级地方政府主官的责任比唐宋时大得多，行政司法、文化教育、经济财税都要统抓，甚至兼领军务，事实上存在添置秘书相帮办理各种文书乃至机要事务的需求
9、。于是就有了从体制外寻求助手的办法，讲白了就是自己掏钱聘请私人秘书，主要是佐理公务，有时也相帮办理私人事务，如撰拟书信等。在明人的文史撰述中，像这种不在编制不食公家俸禄的私人秘书，除沿用“记室”、“书记”等习惯称谓外，又叫“主文”，大概就是主管文稿撰拟的意思。明穆宗年间曾任江西新淦知县的李乐说：“近日友人作县令，雇主文者十有四五”，可见当时不仅军府，连县府一级主官自聘私人秘书也已经很普遍了。清承明制的同时，各级官员自聘私人秘书的惯例也被沿袭下来。康熙18年，中央颁布有关科举正副主考入闱的纪律：“如有暗带主文冒充仆从，察出，将本官议处，所带之人治罪。”又乾隆时都察院颁布派员巡视的有关纪律：严禁御
10、史携带主文、书役、家人、厨役、前站之类，以致扰驿累民。科举主考一般由大学士、学士充当，御史则是专掌官风政纪监察的纪检官员，皆非事务繁多的哪一级政府首长。连他们都有了主文，又可见官场上聘用私人秘书已蔚成风气了。再讲白一些，上述记室、主文之类，其实就是后人惯用“师爷”相称的幕友中的一个行当。大约康乾以后，人们习惯上将幕友分为刑名、钱粮、书启等各色“专业”，这个主文的秘书，大约可以归为书启师爷一行吧。非官非吏的明清师爷同首长之间的关系，既不同于魏晋的记室，也不同于唐宋的书记，倒颇似东家聘请家政或家教，基本上是市道交易。一旦关系热络又顺手了，当主人的不免恃为依赖，乃至视同亲信，利用他们监督胥吏，甚而交
11、结上下左右的“关系户”。假如疏于监督，难免会出纰漏，所谓“胥吏之舞弊，必恃乎幕客之勾通”，受蒙蔽被牵累的倒是领导。与此同时，“废幕”的呼吁始终不断，如包世臣就主张用经过考试和试用的“级吏”取代幕友，目的就是重新将秘书职能整合到体制内来。然而新型秘书制度的确立，却是在历史进入民国以后了。(作者系上海书店出版社编审)好秘书的榜样力量眭达明学吴融办文唐昭宗继位不久，即任命宰相韦昭度兼任中书令，充当西川行营招讨使。新科进士、诗人吴融被韦昭度聘为掌书记(秘书)。吴融一出道就能到“使相”(宰相兼节度使或招讨使在当时被称为“使相”)手下做事，成为他的秘书，自然感到异常荣幸。他本来就喜欢写东西，所以工作热情非
12、常高，不仅主动抢活干，而且每当写好一篇文稿，就马上送给韦昭度过目修改。开头，韦昭度还会认真翻翻他写的东西，后来便有些不耐烦了，常常看都不看就弃置一边。吴融的自尊心受到极大伤害，心里感到万分苦恼。他很想当面请韦昭度指点迷津，但韦昭度总是一副很威严的样子，想接近他都心里发毛，哪敢开口问他事情。吴融实在无法，就找了一个与韦昭度关系密切并能说上话的人，请他在韦大人面前说几句好话，并转达自己的一片诚意：“我能够有幸成为韦宰相的秘书，最大的愿望就是想用自己出色的工作博得宰相的青睐，报答宰相的厚恩。我虽然才疏学浅，常常为此感到惭愧和自责，但对待工作还是认真负责，很卖力气的。我很想通过自己的辛勤工作来弥补能力
13、上的不足，最终却还是不能让宰相满意，所以我现在十分苦恼和害怕，不知道今后该朝哪方面努力。”听了传话后，韦昭度这才明白自己的做法和态度对吴融造成了伤害，于是笑着对那人说：“吴秘书诚然是一个很有才华的人，但每次起草文稿，他都是用自己喜欢的语言和口气，似乎与我老夫毫不相干，这样的文字我哪里看得下去？”吴融终于明白了问题所在，于是狠下决心改正。从此以后，他受命起草文件报告，不仅与领导同步思考，善于通观全局，而且在文字语气上尽量模仿韦昭度的风格，果然得到他的赞赏和喜爱。【点评】秘书为领导捉刀代笔，除了要摸清他们的意图，还要掌握他们的特点和风格，甚至要模仿他们的文字语气，符合他们的用语习惯，完全不同于自己
14、写文章。这些本是公文写作的基本常识，可是刚参加工作的吴融不知道这一点，他的顶头上司韦昭度又有意与他打哑谜，这才弄得上下很不愉快。要不是吴融对工作一片热诚并很有上进心，主动设法搞清问题症结所在，这对领导与秘书之间的关系很可能还需要一段较长时间的磨合期才能协调配合好。在此方面，吴融的做法值得肯定。从吴融的成功事例中，我们可以知道，公文写作能力是秘书的基本功和看家本领，非具备不可。但这种能力不是与生俱来的，只要肯用心钻研，做到干一行、爱一行、学一行、精一行，成为内行和业务骨干便指日可待。每一个老秘书都是从新秘书过来的，每一个“大”秘书都是从“小”秘书干起的，每一个文书大手笔都是从文书新手锻炼成长的，
15、没有一个是天生的。既然如此，秘书们有什么理由不努力呢？学孙处约办事唐太宗贞观年间，孙处约、高智周、郝处俊、来济四人共同依附江都石仲览。石仲览有器识，知道这四个青年人日后必定飞黄腾达，于是倾财相助。有一天，石仲览请他们四人谈谈各自的理想和抱负。郝处俊说：“丈夫惟无仕，仕至宰相乃可。”高智周和来济也表达了同样的愿望。只有孙处约出言谨慎，说：“得为舍人，在殿中周旋吐纳可也。”也就是他的最高理想是做一名中书舍人，在金銮殿为朝廷起草公务文书。到了唐高宗永徽年间，来济已官至中书令(宰相)、检校吏部尚书(吏部是古代中央主管干部人事工作的部门)，而孙处约这时才以瀛州书佐的身份调入朝廷工作。在安排孙处约的工作岗
16、位时，来济在他的调令上批了“如志”二字，也就是根据他本人多年前的愿望，安排他到中书省工作，担任中书舍人。据史书记载，后来不但来济、高智周和郝处俊都实现了自己的抱负愿望，当上了宰相，在唐高宗麟德元年(664)，孙处约也被任命为西台侍郎同东西台三品，当上了宰相，于是史书上说他们“后皆至公辅矣”。孙处约如愿以偿当上中书舍人，如果说是沾了朋友来济的光，得到了他的特殊照顾，那么后来也能当上宰相，则完全是他自己努力的结果。做了中书舍人后，孙处约各方面表现都非常不错。他精明干练，能力很强，很会办文办事，工作处理得井井有条。当时政务十分繁忙，需要撰写的文书又非常多，孙处约常常忙得废寝忘食，日夜不分。中书令杜正伦专门给唐高宗打报告，要求增加一名中书舍人，为孙处约分担一些事务。唐高宗却说：“处约一人，足办我事，何须多也。”一方面
