总经办主任作业指导书

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1、第一章 职位说明书第一节 组织架构总经办主任 门卫卫生员司 机文 员食堂管理员第二节 岗位职责职位名称：总经办主任直接隶属：常务副总直接下属：总经办文员、司机、卫生员、门卫、更夫、食堂管理员协调部门:各副总、集团各部门、岗位描述:在常务副总领导下，负责集团文秘管理、公关接待和后勤保障工作的综合协调工作,负责主持督办集团总经理安排的全面工作。岗位职责：1、在总经理领导下，协调各部门的工作,协助总经理监督、检查对各项方针、政策、上级指示和重要决定及各项规章制度及集团保密工作的执行情况。2、掌握市场动态,收集行业信息，为总经理决策提供咨询,当好参谋。3、安排总经理办公会议,并负责检查会议决定事项的执

2、行情况。4、按照总经理的意图,组织起草综合性的业务报告和起草、修改工作规划、报告、总结、请示、通知等函件,并审查签发前的文稿。5、领导有关人员做好文件归档、收发、打字、复印、接待、用车管理和印章管理工作。6、开展调查研究，搞好企业的信息管理,做好综合分析和统计工作,制定企业的规章制度和决定供总经理决策参考。7、协调、平衡各部门关系,发生矛盾时,应及时疏导,调查分析，明确责任,必要时报告总经理处理。8、组织制定企业行文管理的各项规定，努力使公文管理规范化,科学化,提高办事效率。 9、负责集团总部的报刊杂志的订阅、函件的发送和通讯系统的畅通。 10、负责为董事长、总经理、常务副总起草有关文字材料

3、1、负责集团商标、证照、专利等证书的保管与年检工作;负责收集保管集团各种对外宣传材料及集团获得的各种荣誉证书、申报材料；负责登记集团各种荣誉称号获得时间、证书有效期限、更换时间。1、负责集团用车管理、保养、维修，负责车辆行使证照、保险的办理。13、负责集团各种办公设施、用品报批后的采购和管理工作.14、负责通知集团各种会议，作好会议记录。15、负责集团有关公关活动的组织、策划、督导、实施.1、负责分公司人员临时住宿安排等后勤工作。7、负责维护集团正常的工作秩序和整洁的工作环境,保持良好的对外形象,积极宣传与推广企业文化。18、负责集团办公安全，安排落实节假日值班工作。9、负责集团职工食堂、宿舍

4、的日常管理工作；负责食堂采购材料的审核后报副总会计师审批工作。、负责集团所有计算机查杀毒的监督工作。2、完成总经理、常务副总临时交办的各项工作。第二章 主要权利一、组织管理 1、有对公司重大决策参与权。、有公司重大会议组织权。3、有公司专项会议组织权。4、所辖工作指挥权.二、人事劳资1、有对直接下属的任免建议权。2、有对直接下属的晋升有建议权。 3、有对下属20元以内的奖罚权.、有对直接下属的转正建议权。5、本部门编制内的人员招聘权.6、本部门编制外的人员招聘建议权.7、有对直接下属的辞退建议权。8、对所辖部门管理人员有调动权。9、有对下属7天以内的事假审批权。 三、资金使用1、有按程序工作范

5、围内标的1万元以下的合同签订审批权。、有按程序工作范围内标的万元以下的合同签订权.3、有1万元以下的一次性资金（应付款项)支付审批权和300元以内预付资金权。4、有对下属30元以内的差旅费借款审批权。5、有对直接下属标准内差旅费报销审批权6、有1000元以内的物资采购(办公用品、车辆维修、正常消耗品)审批权.7、有0元以内的物资报销审批权。四、物资领用1、有500元以内的物资领用审批权.2、本部门办公用品领用权。五、其他权利:1、5000元以下常备预备金借款权。2、有2元以下的、总经理参与的招待费审批权。、对不符合上级规定，或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。第二章 常规工作内容

6、第一节 填写待办单及日工作总结一、待办单要放在办公桌上的明显位置，便于提醒自己.二、随时记录待办事项，经常查看待办事项,排列好各事项工作顺序,一个工作日的工作完成后，要认真进行总结，并制定次日工作计划,填写待办单。上一个工作日的待办事项未完成，应誊写到次日待办单上。三、将当日工作项目记录，做出总结。第二节 周部务会议一、每周一早8:00,由部门经理召集各下属参加部务会议.二、参会人员应就本人上周工作的完成情况与下周工作的安排情况做出汇报.三、汇报时要求简明扼要,如某件事情的汇报需耗时较长才能说明，应在会上应简要概括,会后向领导做详细汇报.四、在听取参会人员汇报之后，对参会人员所反映出的问题，提

7、出处理意见和解决办法，并对各岗位下周工作进行布置五、传达分公司周例会会议精神,学习宣贯本周公司下发文件六、安排专人记录,并建立签到制度。第三节 周六汇报会议一、按照公司惯例，每周六16:00时准时参加公司周六汇报会议，在会议上应就本部门上周工作的完成情况与下周工作的安排情况做出汇报。二、汇报时要求简明扼要,如某件事情的汇报需耗时较长才能说明，应在会上应简要概括,会后向领导做详细汇报。三、周会前与总经理沟通，确定开会是否如期,并通知各参会单位.四、注意布置会议室及会议服务（如：黑板、粉笔、饮水等）。四、周会应有记录、签到簿,并形成会议纪要，下发参会单位。第四节 填写周工作计划单一、按公司规定的格

8、式填报,于每周一9：00时前报至常务副总处.二、每周六1：00前索要下属周工作计划单,并根据其填报内容,在周一部务会中指出,给予调整和任务分配.第五节 周末卫生清理工作 一、每周六14:前组织本科室人员、卫生员对本卫生区域(包括办公室、楼道、卫生间、办公楼门前卫生分担区等)进行全面卫生清理:包括定置管理、物品摆放、地面、墙壁、门窗、玻璃及卫生死角等的清理。二、接受考核部门的检查。第六节 月工作总结一、索要下属月末工作总结，根据下属总结情况,填写部门工作总结。二、每月5日16:0前将月工作总结报至常务副总处。三、月工作总结应按公司规定，以打印稿形式或楷书的模式书写,内容真实全面，不漏项，具体工作

9、总结的格式为：、本月工作完成情况；、存在的问题及改正措施；、存在的困难和要解决的问题;、对公司发展的建议和意见;、最满意的工作和最不满意的工作；、下月工作计划。四、对下属的意见建议困难给予充分考虑并解答或反馈给相关单位。第七节 司刊发行 一、每月按期提示文员编辑、发行司刊,并提供新闻综述内容.二、对各单位的供稿情况予以统计,报至人力资源部作为考核项目.三、审核司刊,要求所提供的稿件内容具有知识性、趣味性、娱乐性,要有真情实感,不应随意摘抄、应付了事。具体要求为:1、稿件内容要求以不泄露企业机密为前提,以促进员工文化交流为基础,以描述员工在希波的见闻及感受为主,严禁从报刊摘抄。、所有稿件应采用电

10、脑打印(如确有打印困难请用楷体书写工整)。、为便于多刊登一些稿件,稿件字数以600字以内为宜。4、投稿数量要求每部门至少一篇.5、稿件截止日期为发行当月的1日(新闻综述为22日）。第八节 ISO001质量管理体系的运行 一、相关部门依据质量手册和作业指导书，按ISO901质量管理体系相关要求运行。二、运行的主要内容：1、按SO01质量管理体系要求填写记录2、记录填写及时、准确、清晰。、各级管理人员,均须对本企业质量手册和作业指导书掌握和了解。4、对公司及本部门的质量方针、质量目标熟知并理解。、各级管理人员对本岗位职责了解的情况.6、按SO9001质量管理体系的要求定期接受内审员内审,并按内审员

11、要求及时修正。第九节绩效考核一、每月日前,按照本部门的绩效考核指标,对本部门成员上月的工作完成情况进行考核。二、每月3日，将本部门自行考核结果及向公司提供的信息互查表及时报至分公司人事行政部。三、对于人力资源部的考核,要本着实事求是的态度，认真配合,不得有虚报、瞒报、漏报现象的发生。 第十节 了解员工思想动态一、与本部门员工谈话,了解工作中存在的主要问题及员工的思想动态,采取适时的调节.二、征求有利于部门工作顺畅及公司发展意见和建议.第十一节 员工病、事假的审批对本部门管理人员病、事假的审批：一、视情况给假，但批假时须令其将工作交接，承接人无疑问后,留取请假人联系方式(固定或移动电话号码)以便

12、及时联系,可给予7天以内的假期；如超7天的，要求请假人向分管副总请示,批准后方可给假。 二、将批示后假条交考勤员，通知本部门考勤员记录好员工考勤。第三章 行政事务管理第一节 文件复印、下发一、复印1、严格执行公司复印机使用规定、复印申请部门应在复印登记表上注明复印时间、资料名称、用途、密级、纸型、复印数量、废纸数等内容,由复印申请人在经办人栏中签字.3、公司绝密资料的复印应由复印申请人,在复印机旁留守，直到复印完毕,绝密资料复印时的废纸应由复印申请人收回,废纸数记入该部门消耗。二、文件的下发1、文件下发前应由文件起草部门填写文件签阅单,由该部门主管领导签批后，送至所涉及的部门领导进行文件会签.

13、、文件会签完毕后，如无异议由总经办主任根据文件签阅单上注明的发放范围，由总经办文员在文件下发登记表上注明文件名称、文件编号、密级、将文件按发放范围发送到各部门,由各部门接收人员签收。、 定期对各部门文件的归档情况进行检查。4、对于公司有关文件精神,应检查各部门文件精神的传达与落实情况.5、对于应按公司要求,学习、讨论的文件，对各部门学习、讨论、记录的情况进行检查。第二节 印信管理一、印章管理1、由用印申请人（部门）填写用印申请单,注明申请人、职务、所在部门、用印名称，材料名称、材料来源、加印份数、用途等内容。2、用印申请单经部门主管、总经办主任、总经理签字后，交总经办文员,方可用印3、如急于办

14、理公务,而有关领导不在公司内，可经电话请示领导,经总经办文员核实后方可用印。领导回公司后,由用印申请人找领导补签。4、每月月末，由总经办文员将全月用印申请单将订成册,编号后存档备查。二、介绍信管理、一般性介绍信的开具,总经办主任通知文员填写，同时要求介绍信的存根与正文保持一致,并在中缝及正文右下角压字盖章。2、一般性介绍信由经办人签字后，交总经办主任审核签批盖章3、如有特殊情况，需出具空白介绍信，则应由经办人、经办单位领导、总经理签字，并由总经办主任请示集团董事长批准。第三节 电话费指标的考核与通讯费用的查询一、各部门电话费用指标的考核1、 根据电信局提供的通话记录，确定各部门全月电话费用2、 照公司核定的电话费用指标,对各部门全月实际电话费用进行考核。3、 将电话费用的考核结果于每月日前，上报分公司财务部。二、手机费用的查询1、由总经办文员打电话或去通讯公司进行公司各经理手机费用(公司承担其手机费的人员)的查询。2、总经办主任根据文员查询手机费的结果,立即安排文员通过电话续缴手机费,确保手机不停机.第四节 文件、档案(资料）的管理一、文件的管理1、对于集团及分公司下发的文件,应由总经办文员,按照文件发放时间的先后顺序统一编号，满一个月后，编制文件目录，将全月文件装订成册。2、对集团及分公