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1、word数字化校园系列软件建设方案之协同办公系统二一三年三月1.1 协同办公系统1.1.1 系统概述正方协同办公系统是一个专为高校办公设计开发，支持校级、部门内部与部门之间的协同办公，为学校的校内行政、党政办公人员提供公文批办、公文归档、用户授权、信息发布、个人待办事务处理等功能的安全、可靠、易用的行政事务网上办公系统。实施办公自动化的目的是提高各个部门的办公效率，使学校日常办公实现无纸化、自动化和网络化。改良和提升学校现代化管理水平，促进学校内部信息资源交流，解决信息孤岛的问题，并用科学的管理方法，借助于各种先进技术，提高管理和决策的水平。 正方协同办公系统的设计符合中国教育部教育管理信息化
2、标准规X，系统具备良好的系统管理、维护和扩展功能，并可以将整个办公系统集成到门户之中。正方协同办公系统的框架如如下图所示：1.1.2 系统特点 采用J2EE技术体系，纯B/S结构，浏览器操作，Browser/Application Server/DataBase Server 三层体系结构。可保证在未来5年内当客户端的操作系统、浏览器与办公软件等升级后，系统功能不受影响。 采用Struts+Spring+ Ibatis+Ajax 组合开发，应用服务器可采用TomCat， 运行于任何数据库平台。 系统主页采用类Portal技术，用户可以任意定制私人桌面模块，还可以整合其他应用系统，进展门户统一管
3、理。 工作流管理体系，用户可以自定制自己需要的业务流程和业务OFFICE 文档模板。 严格的工作流程跟踪、监控和催办。 文档流转过程痕迹保存、留痕查看、手写批注、电子印章。 采用分级授权和验证机制，确保只有经过授权的用户才能访问系统资源，且流程中的不同角色可看到不同的操作界面和信息。 支持手机短信平台、移动办公。 系统整合了管理，提供收取、单发、群发等功能。 符合XML 标准，遵循国家电子政务标准化指南。 通过负载均衡、以与优化算法等技术，可满足1000个用户的并发操作。1.1.3 功能模块图1.1.4 系统维护系统维护主要实现对根底数据设置，构建组织架构、用户管理、角色设置、领导管理、系统设
4、置、磁盘管理、日志管理、系统初始化、值班数据维护、口令维护、菜单维护等功能。1、 组织机构管理：建立学校的单位组织架构，维护组织、部门等根底信息并且方便维护和浏览。2、 用户管理：用于对办公系统的用户进展管理，对用户进展分组管理，根据用户功能的不同进展分组授权。3、 权限管理：用于对办公系统用户组或用户进展授权。4、 角色管理：用于办公系统中用户角色进展管理，便于办公系统中用户权限的分配。5、 模板设置：用于管理人员配置发文的套红模板。6、 系统设置：用于对办公系统的一些根本设置或系统开关进展设置，方便系统灵活应用。Logo管理：管理员可以定义登录界面图片、首页界面等窗口图片。7、 日志管理：
5、用于对办公系统各用户操作日志进展查询，管理，方便管理员对办公系统进展系统管理。8、 系统初始化：用于管理员对办公系统一些表数据进展初始化，方便系统初始化。9、 菜单维护：定义新增功能菜单、对各类菜单在各列表灵活拖动。10、 磁盘管理：磁盘管理控制着前台的网络存储，用于设置网络存储空间大小、磁盘目录。11、 系统备份恢复系统管理员在远程备份数据，并且支持备份数据定时、指定目录备份。1.1.5 流程管理包括流程类型管理、流程定义、环节设定、权限控制等。1、流程类型管理：用于对办公系统流程类型进展管理。2、流程定义：主要对办公系统中所有流程进展管理，设定合理的流程，以便实现灵活，高校的网上办公。3、
6、环节定义：主要是对流程各个环节的设定，设置环节的操作人，实现权限的控制。1.1.6 表单管理包括数据字典管理、表单类型管理、表单定义、控件管理、表单验证设置、表单设计等。1、数据字典：用于对系统常的数据集合进展维护，用于表单方便的调用数据字典。2、表单类型管理：用户对办公系统中表单类型进展管理。3、表单定义：用于对办公系统中自定义表单信息进展维护，包括表单项的管理。4：控件管理：用户对自定义表单的字段信息表现在页面上的HTML控件，包括控件的类型，控件的验证等信息。5、表单设计：用于自定表单的布局设计，使办公系统可以设计出个性化的用户表单。1.1.7 公文管理系统应满足国务院等部门相关办理方法
7、的规定，并与所需要的各种指定公文类型相吻合。应提供完备和开放的开发接口，与上级相关部门实现文件传送与接收。系统应能处理各种格式的公文，实现公文流转、审批、催办、授权、查询统计、打印、公文导入导出、实时监控、督办等功能。学校文件：文件在审批流转过程中应支持保存修改痕迹，电子签名，自动套红头。1.1.7.1 收文管理主要对接收公文的登记、流转、监控、办理进展管理。包括收文登记、收文编号、收文查询、收文归档、收文信息编辑、收文激活等功能。v 收文流程收文流程一般为：签收-登记-拟办-批办-承办-传阅。系统中可以自定义这个流程。让发文流程流转自由。功能设计：数据字典可以对收文的数据字典进展管理，例如收
8、文属于什么文种，紧急程度和密级程度如何，类似于发文管理的数据字典功能。签收对文件进展签收，签收好文件后，对收来的文进展登记。然后对收文进展拟办、批办、承办、传阅等工作。此工作通过流程来实现，可以在流程里设置相应的执行人来执行这个流程。正文可附加附件；每一步操作按实际流程进展；流程中根据实际情况有跳转和回退功能；办理过程中有暂停续办的功能；办理过程中有督办和催办功能，并可更改受理人；显示每一步流程的办理意见；每一个办理步骤中都能进展收文传阅单、收文处理单的打印。v 收文登记1） 收文包括阅办公文、会议通知、传阅公文。2） 纸质文件通过扫描仪输入原文后，以不可修改和可检索两种格式存入收文库。3）
9、收文登记单包括：来文单位、发文字号如无发文字号，如此显示“无、收文日期、来文日期、公开与否、来文密级、紧急程度、办文号办文类型可选、来文标题、来文摘要等字段。v 收文编号收文自编号就是办文编号，可以系统自动记录，并且不同的分类有不同的编号。v 收文查询v 可按收文日期、来文日期、发文字号、办文号、文件标题、来文机关、公文处理状态等字段进展查询，检索出符合条件的收文。v 可以查看收文的详细流程信息、可以根据公文类别进展分类打印收文登记册。v 收文归档对已处理完成收文流程的，可以对该文件进展归档。v 收文信息编辑有权限的人对正在流转公文进展更改办文类型、补录附件等操作。v 收文激活当文件办结后、正
10、式归档前，如果还需要重新拿出来流转办理，无须重新登记文件，有激活权限的人可以将文件进展激活后，重新进入流转程序。1.1.7.2 发文管理主要对发送公文的起草、流传、监控、办理进展管理。包括发文拟稿、查询、汇总、归档、发文维护、发文编号、文件发送。系统提供发文模板，可对文档的改稿权限进展控制。发文流程一般为：拟稿-审核-签发-复核-打印-用印-登记-分发-归档。系统中可以自定义这个流程。让发文流程流转自由。1、发文拟稿：草拟文件或者处理未完成的发文；2、已办发文：记录已经处理完成未归档发文；3、文件归档：对已办结未归档的发文进展归档操作，以PDF格式对该文件进展实时归档。4、发文监控：在公文流转
11、过程中，对公文流转情况进展监控，必要时可以改变公文的流转；5、待办发文：记录等待用户办理的文件；6、文件发送：对办结的成文文件进展分发。功能设计：1、数据字典，对公文的密级等级、紧急程度、公文文种选项的设置。例如：发文密级有一般、某某、特密等。文种有命令、通知等等。2、书签管理：对模板里的书签进展管理，可以添加、删除、修改。3、模板管理：主要维护套红时所用的套红模板。制发文步骤可根据学校发文类型套用发文模版，生成正式文件。正式公文的改稿痕迹全部消除。形成正式公文后，保存草稿和正式文稿两份。正式公文下发时，能设置下载权限、打印份数，并监控。书签维护是对模板的书签进展维护，对应好书签以便套红的时候
12、能够将对应的内容套好。4、文号管理：主要对发文的文号生成方式进展设定。系统可以记录最后一次编的文号，也可以根据情况录入自选文号或者预留文号。5、发文拟稿和改稿拟稿将要发的文件，然后通过流程进展审核、签发、复核、套红、打印、用印、登记、分发等程序。稿纸：包括发文单位、拟稿人、核稿人、主送单位、抄送单位、主题词、标题、文号、发文日期、印刷、核对、份数、签发人、会签人等字段。除可上传附件外，还可添加与公文起草相关联的文件，关联文件不列入正式公文的归档局部。WORD能够嵌入在发文拟稿单中，在正文局部以WORD界面形式进展文字录入，录入格式要与目前传统方式一致。对于流程的每个步骤都可设置改稿的权限。文件
13、办理过程中与办结后的存档文件均可查看每次修改的改稿记录，记录中可查询到改稿人与其改稿内容。6、发文种类包括上行、下行、平行等各种发文形式。7、发文流程正文可附加附件；每一步操作按实际流程进展；流程中根据实际情况有跳转和回退功能；办理过程中有暂停续办的功能；办理过程中有督办和催办功能，并可更改受理人；显示每一步流程的办理意见；每一个办理步骤中都能进展发文稿纸的打印。8、发文查询按发文字号、发文日期、标题和公文处理状态等字段，进展查询，检索出符合条件的发文。可以查看发文的详细流程信息，并可汇总发文登记册。1.1.7.3 报告管理报告管理用于网上起草校内签呈、请示、报告，实现学院和部门领导审批、会签
14、、审核、签发、归档、统计查询等功能，在流程上可选择是否经校办主任审核。包括拟稿、查询、归档等功能，系统提供报告模板，可以对有关权限进展严格管理。功能设计：v 拟稿1.稿纸：包括申请/请示人、时间等字段。2.功能：实现学校和部门领导审批、会签、审核、签发、归档、统计查询等功能，在流程上可选择是否经校办主任审核。流转过程中，显示每一步流程的办理意见；正文可附加附件；每一个办理步骤中都能进展学院报告稿纸的打印；3.附件：可提交相应报告/请示附件；4.报告/请示内容：简单内容可直接填写在报告内容，如内容较多编写正文，word或其他格式；5.包括校内签呈、请示、报告等各种发文形式。v 查询1.按起草人、
15、起草日期、标题等字段，进展查询，检索出符合条件的报告/请示。2.可以查看报告/请示的详细流程信息。v 模板按照学校正规格式定制报告/请示模板，模板可打印和归档。v 权限管理对于流程的每个步骤都可设置改稿的权限。文件办理过程中与办结后的存档文件均可查看每次修改的改稿记录，记录中可查询到改稿人与其改稿内容，领导在审核过程根据需要可修改内容和批示。1.1.7.4 流程监控可自定义的流程监控模块贯穿于办公自动化系统各个功能模块中。功能包括流程监控、流程权限控制、办理时间控制、流程角色定义、处理过程控制、个人公文管理。v 流程监控系统列出所有的流程列表，并显示所有流程目前的实时状态，可以进展实时跟踪；管理员可以改变执行人或强行中止流程。v 流程权限控制通过权限控制，可以设置哪些人可以监控哪个流程。v 办理时间控制1.默认的办理时限设定。对于不同紧急程
